タイムマネジメントは働き方改革の一環として注目されており、業務の効率化や生産性向上を目指したものです。
ビジネスにおいて「時間」をしっかりと意識することはとても重要です。今回の記事ではタイムマネジメントの基本的なところから、導入の際の手順や注意点、成功のコツなど幅広く解説していきます。
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目次
仕事を効率的に進められない原因とは
タイムマネジメントの話をする前に、「仕事の効率性」について考えてみましょう。
皆さんは「上手く仕事が進まないな」「仕事の効率が悪いな」という経験はありませんか？ここでは「なぜ仕事が効率的に進まないのか」を具体的に見ていきましょう。
作業を後回しにしがち
まずは個人的な問題で、「作業を後回しにしがち」、要するに「先延ばし癖がある」という点です。
先延ばしをしてしまう理由は様々ですが、「これは後ですれば良いや」と後回しにしてしまうと、結局着手するタイミングが遅くなり、仕事の効率も悪くなってしまいます。
なぜ作業を後回しにしてしまうかというと、「作業で失敗することを過剰に恐れている」というメンタルの問題だったり、「そもそもやることを把握できていない」という技術的な問題だったりと様々です。
それから意外に思われるかもしれませんが、「完璧主義」の人間も「自分が納得するまで着手しない」ため、作業を後回しにしがちです。
こうした場合は、目標を細かく設定してみたり、「失敗を恐れすぎない」というマインドを持つ必要があります。とにかく「何もしていない」という時間はまったくの無駄なので、とりあえずはじめてみることによって解決を図るのが一番でしょう。
作業に必要な情報が伝わっていない
次に個人ではなく、どちらかといえば組織的な問題を見ていきましょう。
すなわち「作業に必要な情報が伝わっていない」ということです。組織に配置された人間も、作業に必要な情報が伝わっていなければ、さすがに作業を始めることはできません。
なぜ「作業に必要な情報が伝わらない」かというと、組織内の周知システムが機能不全を起こしているからです。
しっかりと組織の人間に情報が行き渡るように徹底し、なるべくコミュニケーションの齟齬が発生しないように努める必要があります。
「情報をしっかりと共有すること」は会社経営の基本です。必ず組織全体の運動に目を光らせ、ミーティングや朝礼、社内メールなど、社員に情報を浸透させるシステムをしっかりと構築しましょう。
仕事に必要なスキルを持っていない
「作業を後回しにしがち」という個人的・精神的問題、「作業に必要な情報が伝わっていない」という組織的問題のほかにも、「仕事に必要なスキルを持っていない」という個人的・技術的な問題があります。
技術的な問題は深刻であり、どんなに本人にやる気があったとしても、「業務の遂行に必要なスキル」が身についていなければ仕事にならないのです。「スキルを持っていない人間」が組織に1人でもいれば、チームにただならぬ悪影響を及ぼします。
しかしそれは「スキルを持っていない人間が悪い」のではなく、どちらかと言えば「スキルを持っていない人間を配置した」あるいは「スキルを養わせるための教育」をしなかった管理者側の責任です。
仕事にある程度の技術が必要な場合は、社内教育・研修を徹底し、組織がしっかりと回るように準備しておきましょう。
タイムマネジメントができない
そして最後にあげるのが「タイムマネジメントができない」という点です。今まで様々な原因を紹介してきましたが、今回の目玉はこの「タイムマネジメント」についてです。
「ビジネス」と「時間」は切っても切り離せない重要な関係性を持っています。それこそ有能な社長は「分刻み」のスケジュールを生きていますし、そこにあるすべての仕事を颯爽とこなしていきます。
重要になってくるのは、「タイムマネジメント」というワード自体、「時間を操る」というよりも「仕事をしっかりと理解し効率的に進める」という意味合いが強いです。
有能なビジネスマンがどうして仕事が速いかというと、「その仕事をしっかりと極めているから」なのです。
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タイムマネジメントの基礎知識
それではここから「タイムマネジメント」について見ていきましょう。まずはタイムマネジメントの基礎的なところを解説しつつ、その役割と目的を確認します。
そして「タイムマネジメントが注目されるようになったか」という背景と、「スケジュール管理との違い」についても触れていきます。
タイムマネジメントとは
人間は1日24時間という時間を持っています。これはお金とは違って、「みんなが平等に持っているもの」です。業務に取り組む場合は、「いかにこの時間を有効活用できるか」ということが、間違いなく重要になってくるでしょう。
タイムマネジメントは「時間の有効活用」によって「業務の生産性を上げること」です。簡単な例で考えてみれば、「30分で100の作業を終わらせることができる」人がいるとします。
この人を「30分で200の作業を終わらせることができる」人に変えるのがタイムマネジメントです。
しかし、ここで誤解されやすいのが、先ほども触れた通り、タイムマネジメントは「時間管理ではない」という点です。我々は「1日24時間」を平等に与えられていますが、
平等に与えられているからこそ、それを自由に増やしたりすることはできません。
タイムマネジメントは「時間」を管理するものではありません。
あくまでタイムマネジメントが取り扱うのは「その人の行動」です。その人の行動を最適化することによって業務効率が上がり、「結果として時間を有効活用することができるようになる」のです。
タイムマネジメントの役割と目的
それでは次にタイムマネジメントの役割と目的について見ていきましょう。
先ほども触れたように、タイムマネジメントは、その人の行動にスポットを当てたマネジメントです。それではこのタイムマネジメントを行う目的はいったい何なのでしょうか？
近年、いわゆるルーティンワークと言うものが減り、複雑化された業務がだんだんと増えています。そのため業務をスケジュール通りこなすよりも、どんなタスクでもしっかりと効率的に遂行する柔軟なスキルが必要になってきます。
タイムマネジメントは、忙しいビジネスマンが、限られた時間の中で生産性を向上させる手法として注目されています。具体的な役割は「導入資源を小さくしつつ、成果を大きくする」ことです。
タイムマネジメントが注目される背景
それではなぜここまでタイムマネジメントが注目されるようになったのかを見ていきましょう。なぜ時間を管理するのではなく、生産性を向上させることが必要なのでしょうか？
まず1つ目に挙げられるのが働き方改革の推進です。働き方改革とは、政府や企業が主導になって推進しているもので、残業時間の削減をはじめとして様々な試みがなされています。
将来的には生産年齢人口が減少すると言われており、これを補うためには多様な人材を育てる必要があるのです。
先進国の経済成長は、イノベーションによって左右されることが多いです。
つまり皆が同じような働き方をするのではなく、一人ひとりが固有の価値を発揮していくことが何よりも重要になってきます。タイムマネジメントはそうした多様性を達成するための試みでもあるのです。
2つ目に挙げられるものとしては、日本の企業競争力が低下傾向にあるという点です。アジアの後進国と言われていた国がそれぞれ独自の経済発展を遂げている一方、日本の「ものづくり大国」としての地位はだんだんと揺らぎつつあります。
その中で従来のジャパンブランドを維持するためにも、一人ひとりのビジネスマンが「タイムマネジメント」を通して、クリエイティブな仕事をする必要があります。
というわけで今挙げてきたように「働き方改革の推進」と「企業競争力」の2点が、タイムマネジメント注目の背景となります。それでは最後に「タイムマネジメント」と「スケジュール管理」の違いについて簡単に確認していきましょう。
スケジュール管理との違い
それではタイムマネジメントとスケジュール管理の違いについて見ていきましょう。一見しただけでは両者の違いはよく分かりませんが、しっかりと本質を考えてみると、この2つの違いがよく見えてきます。
スケジュール管理は予定表やカレンダーなどを使用して、会議やイベント等のスケジュールを管理する手法です。カレンダーの予定に応じて、日時や場所、参加者等の情報を追加しておき、それらを管理します。
タイムマネジメントは、時間を有効活用するために、その人の行動にスポットを当てるものです。その人の行動を最適化することによって、仕事を効率的に進めることができます。
そう考えてみると「タイムマネジメント」と「スケジュール管理」は、似て非なるものだということがわかるでしょう。
スケジュール管理では、その人がやっている仕事のことしかわからず、その人のしている仕事の質や、細かい進捗が分かりません。
結局日報などを書かせたり、会議などをすることによって補いますが、生産性と言う意味ではあまり良いものでありません。
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タイムマネジメント導入のメリット
それでは次にタイムマネジメントを導入するメリットを見ていきましょう。
タイムマネジメントの導入には、様々なメリットがあり、それらをしっかりと理解しておくことが重要になります。
具体的には
- 「個人と組織の生産性の向上」
- 「仕事の効率化が進む」
- 「残業時間の削減やコストカットにつながる」
- 「仕事とプライベートの両立」
- 「ワークエンゲージメントの向上」
の5点です。
個人と組織の生産性の向上
まずは個人と組織の生産性の向上について見ていきましょう。タイムマネジメントを導入することによって、組織にいる個人それぞれの行動が最適化され、結果的に生産性が向上していくことになります。
「タイムマネジメントの役割」のところでも見ていきましたが、これを導入することによって「投入する資源を最小化でき、成果を増大させる」ことができます。
たとえばルーティンワークを効率的にこなしていくことによって、中長期的な成果につながる業務に時間を割くことができるようになります。
仕事の効率化がすすむ
「仕事の効率化が進む」ことも、タイムマネジメントを投入する大きなメリットでしょう。先程の内容と重複するところもありますが、タイムマネジメントによって個人の行動を最適化し、効率性の向上につなげることができます。
仕事の効率化が進むと何が良いかと言うと、「単純に少ない資源で大きな成果を出せる」点と、「余った時間を他のクリエイティブな仕事につなげることができる」という点です。
もちろんその仕事が成功すれば、さらに大きなものを組織にもたらすことができます。
残業時間の削減やコストカットにつながる
あなたの会社には無駄な残業はありませんか？実は残業と言うのは、意識的に取り組むことによって簡単に削減することができます。
たとえば先程の「先延ばし癖」ところでも見てきましたが、業務への着手が遅くなることによって生産性が下がり、結局残業につながっていくというケースは多々あります。
タイムマネジメントによって仕事の効率を上げることによって、業務時間における無駄な時間を減らし、最終的に残業時間の削減につなげることができます。
そして「残業時間が削減される」ということは、社員に残業代を払うという必要がなくなることでもあり、要するにコストカットにつなげることもできます。
仕事とプライベートの両立
これは社員側のメリットでもありますが、「タイムマネジメントの導入によって仕事を効率化し、残業を減らす」ことによって、仕事とプライベートの両立を達成することができるようになります。
仕事とプライベートの両立が達成できると何が良いかと言うと、プライベートの時間を自己投資にあてることができ、そこで得た知識を仕事に活かすことができるようになるからです。
ワークエンゲージメントの向上
ワークエンゲージメントとは、仕事に対するポジティブなモチベーションのことです。タイムマネジメントを導入することによって、ワークエンゲージメントの向上を達成できるのも代表的なメリットでしょう。
仕事とプライベートの両立ができれば、社員たちの幸福度も上がり、仕事へのモチベーションが高く保たれることになります。そうなれば社員は真面目に働くようになるので、ワークエンゲージメントがどんどん向上していきます。
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タイムマネジメントの手順とポイント
ここまでタイムマネジメント導入のメリットを見ていきました。ここからはタイムマネジメントの手順とそのポイントについて確認していきましょう。具体的には
- 「業務の洗い出し、業務の可視化」
- 「優先順位をつける」
- 「目標を設定する」
- 「実践する」
- 「振り返る時間を設ける」
- 「まとめて処理するための時間を設ける」
の6点です。
業務の洗い出し、業務の可視化
まずは業務を洗い出し、組織内の業務の可視化をしていくことです。
タイムマネジメントを導入するためには、その組織内（または個人）でまずどういう業務が行われているか、そしてその業務はどういう質のものかを見極める必要があります。
どのように書き出していくかは自由ですが、後で修正したりすることを考えると、パソコンやスマートフォンなどを利用した方が良いでしょう。
ただ業務を書き連ねるだけではなく、業務フローをしっかりと記入し、どのような流れで自分が仕事をしているかを可視化することが大事です。
まずは1週間分の業務を洗い出してみて、そこから1ヵ月分の業務と広げていきましょう。洗い出していく過程で「自分はどのような人と仕事をしているか」も同時に見えてきます。
優先順位をつける
次に洗い出した業務に優先順位をつけていきます。
ここではフレームワークであるアイゼンハワーマトリックスを用いて行きます。アイゼンハワーマトリックスとは、アメリカの大統領であったアイゼンハワーがよくやっていたタスク管理の手法です。
横軸に緊急度（緊急を要するものか否か）を示し、縦軸に重要度（重要であるものが否か）を示します。
結果的に「緊急であり重要な業務」「緊急ではないが重要な業務」「緊急だが重要ではない業務」「緊急でもなく重要でもない業務」の4カテゴリーができます。
重要な仕事はどういう仕事かというと「成果につながる仕事」であり、緊急度が高い仕事はどういう仕事かというと「納期が近い仕事」です。この情報をもとに洗い出してきた業務を、それぞれ振り分けていきます。
この振り分け作業は、後の業務に大きく響いてくるので慎重に行いましょう。
ここで重視すべきなのは「緊急であり重要な業務」と「緊急ではないが重要な業務」の2つです。これはそれぞれ「本当の業務」と「自己投資業務」と呼びます。
そして残りの2つである「緊急だが重要ではない業務」と「緊急でもなく重要でもない業務」の取捨選択について考えます。
特に「緊急でもなく重要でもない業務」は、そもそもやる必要がないので、ほとんどの場合は切り捨ててしまって問題ありません。
目標を設定する
次に目標設定していきます。目標は出来る限り具体的な数値にした方が、後で振り返りやすいのでおすすめです。たとえば「業務時間30%削減」など、わかりやすい目標にすると、モチベーションの維持も楽になります。
皆さんはSMARTの法則と言うものをご存知でしょうか。ジョージ・T・ドラン氏が提唱したもので、目標達成を実現するために欠かすことのできない成功因子です。
具体的にはSpecific（明確性）、Measurable（計量性）、Assignable（割当設定）、Realistic（実現可能性）、Time-related（期限設定）です。
目標を設定する時には、このSMARTの法則も意識してみましょう。
実践する
業務の洗い出し、優先順位付け、目標設定ができたら、実際にタイムマネジメントを実践してみます。もちろん今までの考え方とは違う状態でタスクに取り組むことになるため、最初は戸惑ってしまう時間が多いかもしれません。
しかし重要な業務をより重視し、必要でない業務を切り捨てているので、新しい方法のほうが効率的になっているという可能性の方が高いです。重要になってくるのは、新しい方法をぶれずにしっかりと継続していくと言う点です。
業務効率を上げるというのが目的ですから、後でしっかりと振り返りやすいように、サンプルデータを用意するという気持ちでしっかりと臨みましょう。
振り返る時間を設ける
これは何事にも言えることですか、何かを実践した場合には、しっかりと振り返りの時間を設けましょう。
特に今回は新しい方法を色々と試しているので、その方法のどこが良かったか、また「既存の業務にどのような支障を与えていたか」をしっかりと振り返りましょう。
ここで重要になってくるのはなるべく多角的に、なるべく丁寧に振り返りを行っていくということです。振り返りは貴重な改善の機会でもあり、より効率的に業務を行うための重要な営みになります。
そういう意味でも、振り返りは雑にせず、「次につなげる」という気持ちで臨みましょう。
まとめて処理するための時間を設ける
タイムマネジメントは業務をカテゴリー分けし、より緊急度が高く重要なものを優先していく手法です。ただ優先順位の高いものばかりにこだわっていては、他の業務にかけられる時間が少なくなってしまいます。
そこで雑務的なものをまとめて処理するための時間を設けておくと、業務全般をうまくコントロールしながら終わらせることができるでしょう。
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タイムマネジメントを取り入れる際の注意点
それでは次にタイムマネジメントを取り入れる際の注意点について見ていきましょう。具体的には
- 「無理のない実現可能な範囲で行う」
- 「難易度の低いタスクを先延ばしにしない」
- 「これまでの感覚や直感に任せて行わない」
- 「目標立てること=目標にならないように気をつける」
の4点です。
どれも重要なものなので、余さず確認していくようにしましょう。それでは早速見ていきます。
無理のない実現可能な範囲で行う
タイムマネジメントを実践するときに重要になってくるのは、無理のない実現可能な範囲で行うと言うことです。ある程度ストイックになることが大事なのですが、それがあまりにも過剰すぎると、当人の負担がとても大きくなってしまいます。
最初から業務効率を劇的に向上させようとはせず、まずは自分のできることからひとつひとつ取り組んでいくことが大事です。
タイムマネジメントは定期的に振り返りの時間を設けているので、改善を繰り返していくことによって徐々に効率を上げていきましょう。
難易度の低いタスクを先延ばしにしない
難易度の低いタスクを先延ばししないと言うのも重要です。タイムマネジメントは重要な業務にフォーカスするため、どうしても雑用などの小さなタスクをなおざりにしてしまう傾向があります。
もちろんタイムマネジメントによって業務効率を改善したり、生産性を向上させるのは大事なのですが、基本的なタスクマネジメントも忘れないようにしましょう。
大きなことに気をとられて小さなことを忘れてしまっては本末転倒です。
先ほど「雑多なタスクをまとめて処理するための時間を設ける」ことを、タイムマネジメントの重要なポイントとして説明しました。
このように、必ず難易度の低いタスクを先延ばしにせず、早い段階でしっかりと終わらせるようにしましょう。
これまでの感覚や直感に任せて行わない
これはアイゼンハワーマトリックスで業務の仕分けをするときに重要なことですが、これまでの感覚や直感に任せてタスクの重要度を決定することはやめましょう。
タイムマネジメントは、業務をしっかりと抽出し、緊急性や重要度を考慮しタスクを開けていくことが重要です。
その工程をすべてすっ飛ばして自分流にタスクを分けてしまうと、タイムマネジメントが想定しているものとは違う結果が出てきてしまいます。
当然そうなれば「業務効率の改善」や「生産性の向上」の機会を逃してしまうことになるので、あくまでもタイムマネジメントの基本に忠実に行っていきましょう。
目標を立てること=目標にならないように気をつける
またタイムマネジメントの初心者にありがちなのが、「目標を立てることが目標になってしまう」ということです。あくまでも目標を立てる事は通過点の1つにしか過ぎません。
タイムマネジメントの目標にこだわりすぎて、他のことに手が回らなくなってしまっては元も子もありません。
目標を立てること＝目標にならないように、タイムマネジメントの準備段階から意識的に行っていきましょう。
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タイムマネジメント成功の5つのポイント
それでは最後にタイムマネジメント成功の5つのポイントについて解説します。具体的には
- 「目標を明確にする」
- 「スケジュールに余裕を持たせる」
- 「優先度の高いものは午前中に片付けるようにする」
- 「周りとのコミュニケーションや情報共有をしっかり行う」
- 「人に任せることも必要」
の5点です。
目標を明確にする
まずはしっかりと目標を明確にしましょう。目標が明確になっていなければ、どのようにタイムマネジメントを進めていけばいいかが分かりません。
業務量が明確でないタスクに関していえば、突き詰めればキリがなく、目標設定が難しい項目です。ここはあえて目標を明確にすることによって、全体の指針をはっきりさせましょう。
スケジュールに余裕を持たせる
スケジュールに余裕を持たせることも重要です。スケジュールに余裕があると何が良いかというと、精神的なゆとりが生まれることです。たとえばスケジュールに余裕がない場合は、常に慌てた状態になっているため、見落とし等のミスが生まれやすいです。
スケジュールに余裕を持った状態であれば、そうしたミスが発生しにくくなるのと同時に「ミスのチェックの時間を設ける」こともできるので、結果的に成果物の質が上がっていくことになります。
クオリティの高い成果物を納品すれば、その分仕事ぶりを認められることになり、個人のモチベーションにもつながっていきます。
スケジュールを組む時はなるべくギリギリになりすぎないようにしましょう。
優先度の高いものは午前中に片付けるようにする
優先度の高いもの、重要度の高い業務は、なるべく午前中に片付けるようにしましょう。これは要するに集中できる時間を有効活用するということです。人間は1日の中で「午前中」が最も高いパフォーマンスを発揮できる時間帯です。
朝一番は「頭が冴え渡っている状態」なので、頭脳労働に適しており、特に集中力を使う業務をやるのにうってつけの時間帯です。
もちろん電話や会議等の邪魔が入ってくることもあるでしょう。なるべくそうした雑務が少ない時間帯に、集中して一気に終わらせることが大事です。
周りとのコミュニケーションや情報共有をしっかり行う
これはどの仕事においても言えることですが、周囲とのコミュニケーションや情報共有はしっかりしておきましょう。情報共有がしっかりできていない組織は、柔軟性に欠けており、効率よく業務を行うことができません。
報連相を徹底することによって、思惑の食い違いを阻止し、業務のやり直し等の労力を軽減することができます。また他人の仕事の状況などを把握しておくことによって、いざと言う時に適切な対応を取ることができます。
「ナレッジの共有」はよく言われることですが、周りとのコミュニケーションをしっかりと取り、勘違いが発生しないようにしましょう。
人に任せることも必要
自分で計画を立てた仕事はなるべく自分で終わらせたいものですが、時には一部のタスクを人に任せることも必要です。仕事の中では自分にとって重要度の低いタスクが発生することもあり、それにこだわってしまうと全体のパフォーマンスが落ちてしまいます。
自分にとって重要度の低い仕事は、時には人に任せて仕事量を削減し、重要な仕事に充てる時間を増やしましょう。
もちろんこれは持ちつ持たれつの関係で、他の人が困っている時はしっかりと手を差し伸べてあげましょう。
「タスクを任せたり任されたり」と言うのは結局のところ信頼関係であり、日ごろから良質なコミュニケーションを取っている必要があります。
確かに仕事さえできていれば組織は回っていくものですが、こうした日々のささやかなコミュニケーションも、組織にとってはとても重要なものです。
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まとめ タイムマネジメントで生産性向上を図ろう
ここまでタイムマネジメントについて見ていきました。タイムマネジメントは組織全体の「生産性の向上」や「業務の効率化」を図るためにとても重要なものです。
一人ひとりがタイムマネジメントを意識的に実践することによって、組織としての基礎体力が劇的に向上します。
そのためにもタイムマネジメントの手順や成功のポイントをしっかりと理解しておくことが大事です。ぜひ効果的なタイムマネジメントを実践し、自らのビジネスに活かしてみてください。
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