2020/11/18

パーキンソンの法則とは?仕事と生活で役立つ対策法

「パーキンソンの法則」という言葉を聞いたことはありますか?ビジネス分野でよく聞くワードではあるけれど、正確な意味はわからないという方も多いのではないでしょうか。

今回の記事では「パーキンソンの法則」について、その概要から対策法、それによって得られる効果などを解説していきます。

 

パーキンソンの法則の概要

 

まずはパーキンソンの法則の概要から見ていきましょう。まず「パーキンソンの法則とはそもそも何なのか」という基礎的なところから始めて、重要な書籍である『パーキンソンの法則:進歩の追求』の解説をしていきます。

 

パーキンソンの法則とは

まずは「パーキンソンの法則とは何なのか」を確認していきます。パーキンソンの法則とは、イギリスの歴史・政治学者であるパーキンソンが、その著書『パーキンソンの法則:進歩の追求』で提唱したものになります。

パーキンソンの法則には第1法則と第2法則があります。それぞれ見ていくと、

・第1法則「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」
・第2法則「支出の額は、収入の額に達するまで膨張する」

少し回りくどいような言い回しですが、もう少しわかりやすくしてみると、第1法則は「人間は時間を与えられると、それを全部使い切ってしまう」ことを表現しています。つまり8時間という時間を与えられると、仮に4時間で終わるような仕事でも、8時間まるまる使い切って遂行するということです。

第2法則は「時間」を「お金」に変えただけのことです。つまり「収入があるとそれをすべて使い切ってしまう」ということです。これは「貯金ができない」という話と関係しており、たとえ収入が増えようが、超過分を他のことに使い切ってしまうことを表しています。

第1法則、第2法則については、後に詳しく見ていきます。

 

著書『パーキンソンの法則:進歩の追求』について

先ほども触れたように、パーキンソンは『パーキンソンの法則:進歩の追求』という書籍の中で、このパーキンソンの法則を提唱しました。

パーキンソンは元々第一次世界大戦後の海軍に勤めており、その時の体験を元にこの「組織の不条理」を書き上げました。著書は第二次世界大戦前に書かれた古いものではありますが、現代日本にも通ずる痛快な一冊となっています。

 

第1法則:仕事の量と時間

 

それではまず第1法則について詳しく見ていきましょう。先ほども触れたように、第1法則は、「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」になります。具体例を交えつつ、この第1法則について考えてみましょう。

Aさんは上司に「会議の資料を14:00までに作っておいて」と頼まれました。少し量は多いですが、多少多めに見積もっても30分ほどで終わる仕事です。しかしAさんが時計を見てみると、現在時刻は12:55。「作っておいて」と頼まれた時間までには約1時間あります。

結局Aさんは、30分で作成できる資料を1時間かけて作り、上司に渡しました。

このように第1法則の言いたいことは、仕事量がどれだけ少なくても、「完成のために与えられた時間をすべて満たす」ように膨張するのです。今のAさんの例で考えてみれば、30分で出来る仕事量が、1時間をすべて満たすように膨張したというわけです。

ここで何が起こっているかと言うと、まず考えられるのは「時間に余裕がありすぎて、集中力が欠けてしまい、結局業務の効率が下がってしまう」ということ。それから「時間に余裕がありすぎて、業務に取り組むまでに時間がかかってしまう」ということです。

もっと分かりやすい例で言えば、「夏休みの宿題」があります。小学生や中学生など子どもたちにとっては嬉しいイベントである夏休み。しかしそんな夏休みに釘を刺すように存在しているのが夏休みの宿題です。

ですが、子どもたちに与えられる夏休みの時間は膨大です。大抵の子どもたちは夏休みの宿題に後ろ髪を引かれつつも、日々遊び呆け、そして宿題のことをすっかり忘れてしまいます。そして夏休みも終盤に近づき、もう時間に余裕がないとなったところで、急いで課題に取り組むのです。

これはビジネスのケースとは違いますが、まさにここには「パーキンソンの法則の第1法則が働いている」と言って良いでしょう。

 

第2法則:支出と収入

 

次にパーキンソンの第2法則を見ていきましょう。先ほども見てきたように「支出の額は、収入の額に達するまで膨張する」というものです。第1法則を見てきたので、割と理解しやいすのではないでしょうか。第1法則と第2法則を比べてみると、「仕事の量」が「支出」に、そして「与えられた時間」が「収入」にそれぞれ対応しています。

後の章でも触れていきますが、例えば月収20万で生活をしているBさんについて考えてみましょう。Bさんは収入をほとんど使ってしまう有様で、まったく貯金ができていませんでした。「もう少し給料が高ければ貯金ができるのに」とBさんは考えていました。

Bさんは転職することによって月収が30万円になりました。収入が10万円増えたわけですから、今までの生活に10万円の余裕ができたわけです。しかしBさんは結局30万円をすべて使い切ってしまう生活になり、貯金を増やすことはできませんでした。

このように収入が増えたとしても、その収入をすべて使い切ってしまうように「支出が増大する」ということこそ、パーキンソンの第2法則の本質です。これは「Bさんがだらしない」という話で済むかもしれませんが、人間は誘惑に弱い生き物ですから、多くの人に当てはまる可能性があります。

実は「日本でもっとも老後破産しやすい年収」は、700万円ほどの層だと言われています。年収700万というのは、世間的には高収入の部類に入りますが、その分「生活レベルを下げにくい層」でもあるのです。老後は基本的に現役時代に比べて生活レベルは低下することになりますが、ここで生活レベルを下げられずに破産するというケースが多いのです。

このように第1法則、第2法則とともに、「人間本来の弱さ」に注目したものになっています。そしてそれがビジネスに悪影響を及ぼす、というのが、今回解説していきたい点でもあります。

 

第1法則が実際に働いている事例

 

それでは「第1法則」が実際に働いている事例を確認していきましょう。今回は「会議の終了時間いっぱいまでダラダラと会議を行う」「納期ギリギリまで仕事に取りかからない」「気づけばいつも残業をしている」の3ケースを想定します。

 

会議の終了時間いっぱいまでダラダラと会議を行う

ひとつめは「終了時間いっぱいまでダラダラと会議を行う」という事例です。会議というのは長引きがちなものですが、このパーキンソンの第1法則を踏まえた上で考えてみると、今までに見えてこなかったものが見えてくるのではないでしょうか。

会議やミーティングというものは「何時から何時まで」と決める場合が多いです。しかしあらかじめ時間が決まっていることによって、会議がどれだけ中身のないものでも、終了時間までダラダラと続けてしまうことになります。

つまりこれは「時間に余裕がありすぎて集中力が切れてしまう」というケースに該当します。

 

納期ギリギリまで仕事に取りかからない

成果物ベースで動いているものに関しては、必ず納期というものがあります。クライアントとの打ち合わせで「〜日までに納品をする」と話し合っておき、しっかりとそれに間に合わせるように仕事を進めていくのです。

納期は「最低限これまでには完成させてほしい」というラインであり、本来であればそれよりも前に成果物を完成させるのが望ましいはずです。しかし納期にあまりにも余裕がありすぎると、「後回しでいいや」という慢心が生まれ、結局ギリギリになってしまうのです。

これは先ほどご紹介した「夏休みの宿題」の事例に似ており、自分に用意された膨大な時間を、有効活用できずに食い潰してしまうパターンです。前の章で言えば「時間に余裕がありすぎて、業務に取り組むまでに時間がかかってしまう」というケースに該当するでしょう。

 

気づけばいつも残業をしている

「集中が切れてしまう」ケースと「業務に取り組むまでに時間がかかってしまう」ケースの複合型が、この「気づけばいつも残業をしている」という事例です。あなたの職場にはいつまでも残業をしている方はいませんか?その人はパーキンソンの第1法則の影響を受けているかもしれません。

仕事というものは本来定時で終わらせるものです。「残業をしている」という状態は望ましくなく、なるべく削減すべきものですが、気づけばいつも残業をしている人は一定数います。

いつも残業している人にとって「定時」というものは存在しません。もっと分かりやすく言えば、「定時までに仕事を終わらせよう」という意識が欠けており、「ダラダラと残業しながら終わらせよう」と考えています。

当然それは「時間が有り余っている状態」ですから、集中力も大して上がらず、仕事のパフォーマンスは低いままです。そして定時内でも「どうせ残業をすればいい」という意識が働くので、作業に取り掛かるまでにかなりの時間をかけてしまいます。

 

第1法則の対策方法

 

それでは「パーキンソンの第1法則」に対抗するためにはどうすれば良いのでしょうか。ここでは第1法則の対策方法について見ていきます。具体的には「仕事の期限を自分で決めて生産性を高める」「仕事を細かいタスクに分ける」「作業時間を明確にする」「会議ではゴールを明確にする」「あえて人員を減らし生産性を高める」の5点です。

 

仕事の期限を自分で決めて生産性を高める

まずは仕事の期限を決めるという方法です。なぜダラダラと仕事を続けてしまうかというと、「膨大な時間が余ってしまっているから」です。たとえ納期に余裕があったとしても、自分で期限を決めることによって、無理やり生産性を高めることができます。

ここで重要になってくるのが「少し余裕がないくらいの期限」を設定することです。人間はどうしても楽をしたい生き物で、何かと余裕を持って期限を設定してしまいがちですが、そこをどうにかストイックにやっていくことがポイントです。

仕事の期限を自分で決めてしまうことによって、「そこから逆算して何をすれば良いか」を考える癖が身につきます。あとは自分の計画に沿って業務を進めていくだけで、以前とは見違えるほどの生産性を達成できるでしょう。

 

仕事を細かいタスクに分ける

仕事を細かいタスクに分けるということも重要です。仕事というものをひとつの長いプロジェクトのようなものとして捉えてしまうと、どうしてもメリハリがなくなってしまい、結果的に集中力の欠如を招いてしまいます。

仕事と一口に言っても、そこには様々な工程が存在するはずです。それをひとつひとつのタスクに分割することによって、いわゆる「中だるみ」というものを防止できます。ひとつのタスクを終えたら次のタスクへスムーズに進んでいくことで、全体の作業効率を上げることが可能になります。

 

作業時間を明確にする

「集中力が切れてしまう」「業務に取り掛かるまでに時間がかかる」という現象は、「作業時間が明確になっていない」ことから発生します。先ほどの残業の例でも確認しましたが、「最初から定時で終わらせる気がない」人は、「作業時間の感覚」も欠如しているのです。

タスクを細かく分解したら、ひとつひとつの作業時間を明確にし、しっかりとしたビジョンを描きます。作業時間が明確になることによって、「今自分は何をするべきか」がはっきりとし、意識的に作業に取り組むことができるようになるのです。

これは「自分で仕事の期限を決める」という話にもつながってきますが、あくまでも厳しめの目標を想定することが重要です。あまりにも楽な作業時間を設定してしまうと、パーキンソンの第1法則に支配されることになってしまいます。

 

会議ではゴールを明確にする

無駄な会議がなぜ起こるかというと、「会議のゴールが明確になっていない」からです。もし会議のゴールがしっかりと決められていれば、「〇〇は決まったので今日は解散」ということになります。しかしゴールが明確になっていないと、いつまでもダラダラと会議を続ける羽目になります。

会議をすればもちろんメンバーの仕事が止まります。ダラダラと続ける会議は百害あって一利なしと言っていいでしょう。会議のゴールをあらかじめしっかりと設定しておき、そこから逆算して「どのように会議を進めればいいか」を考える必要があります。

会議のゴールは、参加メンバー全員に共有しておく必要があります。全員がゴールをしっかりと把握することによって、会議にひとつの適正な「流れ」が生まれていき、スムーズにゴールに向かって進んでいけるようになります。

 

あえて人員を減らし生産性を高める

「パーキンソンの第1法則」は元々役人の話として書かれています。第二次世界大戦前の「イギリス帝国」は縮小していたのにも関わらず、役人の数はどんどん増え続けていたわけです。そして「なすべき仕事の量に関係なく役人が増え続けていく」とパーキンソンは喝破します。

なすべき仕事の量に関係なく人員が増えていけば、それはいずれ生産性の低下をもたらします。そこであえて人員を減らすことによって生産性を高め、「パーキンソンの第1法則」からの支配を免れることが可能になるのです。

 

第2法則が実際に働いている事例

 

それでは次に「第2法則が実際に働いている事例」を確認していきましょう。具体例を交えつつ「収入が増えたら増えた分も使ってしまう」「不必要な物や衝動買いが多い」の2パターンを見ていきます。

 

収入が増えたら増えた分も使ってしまう

第2法則の章でも説明しましたが、収入が増えたら増えた分も使ってしまうケースは、「第2法則が働いている」典型例です。例えば月収が20万から30万に上がった場合、10万円の余裕ができるはずなのですが、それを他のことに使ってしまうパターンです。

使用用途は様々でしょう。日々食べるもののランクをひとつ上げてみたり、住むところをワンルームから小綺麗な1LDKに変えてみたり、とにかく「お金というものが実に色々なものに化ける」のが現代資本主義社会です。

しかし彼の行動にはひとつの共通点があり、要するに「生活レベルを上げている」という点です。食べるものや住むところを変え、生活のレベルを上げることによって、月収の上昇分をすべて使い果たしてしまうということなのです。

収入が増えてもそれをすべて使い果たしてしまっているため、これは「第2法則」に支配されていると言わざるを得ないでしょう。

 

不必要な物や衝動買いが多い

不必要な物や衝動買いが多いのも「第2法則」に支配されていると言えるでしょう。これは収入が増えていようがいなかろうが同様です。具体例として、月収20万円、月の生活費は10万円で生活をしている人を想定してみます。

月収20万円で生活費が10万円ですから、本来であれば10万円分の余剰があり、それを貯蓄に回すことができるはずです。しかし不必要な物や衝動買いが多い人は、お金に余裕がある時、決まってそれを他のことに使い果たしてしまうのです。

たとえばブランドものの購入。これは生活必需品ではなく、その人間のひとつの趣味でしかありません。パーキンソンの第2法則に支配されている人は、月収の超過分を貯蓄に回そうとはせず、不必要な買い物につぎ込んでしまうのです。

 

第2法則の対策法

 

それでは第2法則の対策法について見ていきましょう。具体的には「貯蓄分をカウントしない」「別口座を作る」「支出をしっかりと明らかにする」「支出の基準を決める」になります。

 

貯蓄分は「ないもの」として考える

まず貯蓄分は「ないもの」として考えるという意識改革についてです。例えば月収20万円で暮らしていた人が月収30万円になった場合、差分の10万円は「貯蓄分」です。しかしこれを収入ととらえてしまうと、様々な誘惑に駆られてしまうことになります。

この手法はそうした貯蓄分を「カウントしない」ことで、無意識な散財を減らすことができるというものです。もちろんこれは意識改革なので、当人の意思の強さが重要になってきます。まずは貯蓄分を「ないもの」とし、確実に無駄遣いを減らしていきましょう。

 

目的を明確にした「別口座」を作る

目的を明確にした「別口座」を作ることも有効に働きます。夫婦が子どもの学費のための口座を作るという事例がよくあるように、目的がはっきりしたものを「別口座」として新しく作ると、モチベーションを維持しやすくなります。

例えば貯蓄専用口座を作ることによって、月収の超過分をそのまま口座に入れることができ、無駄遣いを減らすことができます。また貯蓄口座の優れているところは、貯蓄口座なので、通常の口座と比べて「引き出しづらい」という点です。

このように口座を目的別に作ることも、パーキンソンの第2法則から逃れる効果的な一手です。

 

支出を明らかにして無駄な出費に気づく

よく家計簿をつけている方がいらっしゃいますが、あのように「支出を明らかにしておく」と、「無駄な出費に気づく」ことができます。つまりこれは一種の自己分析であり、現在の支出状況の「適正さ」を測ることができるのです。

無駄遣いをする人は、収支バランスの意識なくお金を使ってしまいます。お金を使ったことによるある種の快楽も相まって、当人は「自分が無駄遣いをしていること」に気づきません。

家計簿でも何でも良いですが、支出をすべて網羅することによって、「この出費は無駄だったな」という「冷静な振り返りの時間」を設けることが重要なのです。振り返った結果、自分の生活をしっかりと俯瞰でき、無駄な支出を減らしていくことができます。

 

支出の基準をちゃんと決める

支出の基準をしっかり決めておくことも重要です。効果的にお金を使って、効果的に幸せになれる癖が身についていれば、余計な無駄遣いもせずに済みます。具体的には「支出の割合を自分が納得できるように決める」ということです。

人によっては「美味しい食べ物を食べた方が幸せ」という方もいれば、「本や運動などで自己研鑽に励むことが幸せ」という方もいます。幸福の形は人それぞれですから、自分の納得できるような基準を設けることが大事です。

 

パーキンソンの法則の対策によって得られる効果とは

 

それでは最後に「パーキンソンの法則の対策によって得られる効果」を確認していきましょう。具体的には「先延ばしをしなくなり、時間に余裕を持つことができるようになる」「時間の管理ができるようになり、残業が少なくなる」「無駄な支出が抑えられ、貯金や収入が増える」の3点になります。

パーキンソンの法則への対策は、その効果を知っておくと、より意識的に取り組めるようになります。3つとも重要な点ですので、しっかりと確認していきましょう。

 

先延ばしをしなくなり、時間に余裕を持つことができるようになる

パーキンソンの第1法則は、「結局どれだけの時間を手にしてもそれを使い果たしてしまう」というものでしたが、その対策をすることによって「時間に余裕を持つことができる」ようになります。

例えば対策のところでも見てきたように「作業の時間を自分で決めて生産性を上げる」手法などは、第1法則の支配から逃れるにはまさにうってつけです。時間に余裕を持つことができるようになれば、また新しい価値を創出でき、組織や個人にとって大きなプラスになります。

 

時間の管理ができるようになり、残業が少なくなる

パーキンソンの法則への対策によって得られる大きな効果は「時間感覚」をしっかりと身につけ、時間の有効な使い方ができるようになるという点です。対策をすることによって、「時間の管理ができるようになり」、残業の時間を減らすことができます。

先ほども触れたように、「残業」というものは、当人が先延ばしをしたり集中力が切れることによって発生します。パーキンソンの法則の支配から逃れるためには、「時間の管理」がしっかりとできるようになることがまず重要なのです。

 

無駄な支出が抑えられ、貯金や収入が増える

これは主にパーキンソンの第2法則に当てはまる事象ですが、「無駄な支出が抑えられ、貯金や収入が増える」という点があります。先ほども見てきたように「貯蓄分をカウントしない(あらかじめ天引きする)」手法など、様々な対策を取ることができます。

支出感覚をしっかりと身につけることによって「自分はどのようなものに支出をしているのか」「この支出は果たして自分にとって真に価値あるものか」「この支出は適正なのか」と考える癖がつき、結果的に貯金や収入が増えていくことになるのです。

 

パーキンソンの法則を理解し、適切に対策しよう

 

ここまでパーキンソンの法則について見ていきました。事例に出てくるような「無駄遣いをする人」は、世の中にはたくさんいます。パーキンソンの法則は、人間の習慣(癖)のようなもので、多くの人間が無意識に持っているものです。

パーキンソンの法則に従えば、お金や時間を無駄にしてしまうことも多いかもしれません。しかし我々は様々な対策法や意識改革があることも学びました。こうした対策法は、ビジネスに限らず生活面でも活用できます。

ぜひパーキンソンの法則への対策をしっかりと行って、充実した生活を送りましょう。

参照
C.Nパーキンソン『パーキンソンの法則』(至誠堂選書)
グロービス経営大学院「パーキンソンの法則とは・意味」
https://mba.globis.ac.jp/about_mba/glossary/detail-19697.html

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