人事考課表の書き方を解説!押さえるべき3つの評価と職種別例文も紹介

人事考課制度で用いる人事考課表は、給与や昇進などに関わる重要なものです。

しかし、自分を評価することや、部下を評価することに慣れていない人は、どう考課表を記入すれば良いか戸惑ってしまうかもしれません。

この記事ではそんな人に向けて、人事考課制度の目的、考課表の書き方や注意点を解説します。

考課表に関しては職種別の例文も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

 

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人事考課とは

 

最初に人事考課制度とはどのようなものなのか、制度の目的や、人事考課表を書く目的などについてお伝えします。

 

人事考課制度とは

人事考課制度とは、従業員の成果・能力・情意(態度や姿勢)などを一定の基準で評価する人事制度のことです。その結果は給与や賞与、昇進などに反映されます。

一般的な評価方法と異なり、従業員が自らの貢献度などについて自己評価し、その後に上司が最終的な評価を決定します。そのため、公正な評価を実現しやすいというメリットがあります。

 

人事考課を行う目的

人事考課の目的には、主に次のようなものがあります。

■公正な評価をするため
一般的な評価方法では、主観や個人的な感情が反映されることも少なくありません。しかし、人事考課では従業員自身も自己評価を申告できることから、公正さを保つことができます。

■従業員の能力を把握するため
成果・能力・情意といった多角面から評価することで、従業員の能力を正確に把握することができます。その結果、適材適所への配置が可能となり、会社全体としての業績向上を目指しやすくなります。

■会社方針や求めている従業員像の共有
何が評価されるのかを明確化することにより、会社が求めている従業員像を示すことができます。従業員にとっても、仕事で何を重視すればいいのか、どのような姿勢で臨めばいいのかが分かりやすくなります。

■従業員のモチベーションアップ
評価結果が給与や昇進に反映されることで、従業員のモチベーションアップが期待できます。また、人事考課制度による公正な評価を実感することで、会社への安心感や信頼感も高まりやすくなります。

 

人事考課表を書く目的

人事考課表とは人事考課制度で使用する表のことで、半年~1年に1回ほど配布されるのが一般的です。フォーマットは企業によって異なりますが、評価対象となる項目、従業員自身の記入欄、上司などの記入欄が用意されています。この人事考課表を書く目的には次のようなものがあります。

■自身の成長を確認するため
自己評価を記入する際には、業務への取り組みや、成果、姿勢などについて振り返ります。そのため、前回の人事考課からどれほど成長できたのかを改めて確認することができます。

■評価が適切か確認するため
人事考課表は従業員自身と上司、双方が記入を行ないます。そうすることで、お互いに過小評価や過大評価をせず、適切に評価を行えているか確認することができます。

 

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人事考課3つの評価(基準)

 

人事考課では「成果」「能力」「情意」の3つの観点から評価を行ないます。ここでは、各観点でどのようなことを評価するのかお伝えします。

 

成果評価(成果基準)

売上や業績など、成果に関する評価です。会社への貢献度を、目標達成率や利益率などの、具体的な数字に基づいて評価します。なお、この評価観点ではあくまで「成果」を評価します。途中過程や、担当部署の状況などは一切考慮しません。

 

能力評価(能力基準)

業務を進めていく過程で身につけた能力に対する評価です。例えば、業績が同じでも、上司に手伝ってもらった従業員と、一人で業務を遂行した従業員では、発揮された能力や身につけた能力が異なります。そのため、この評価観点では、途中過程の難易度が高かった者をより高く評価します。

 

情意評価(情意基準)

業務への姿勢や、態度に対する評価です。下記4つの視点により評価します。

・規律性:会社のルールを守っているか、上司の指示に沿って動いているか。
・積極性:新しい仕事に前向きに取り組むなど、向上心を持っているか。
・責任性:責任を持って、与えられた仕事をやり遂げられているか。
・協調性:チームや従業員同士、協力し合って業務に臨んでいるか。

なお、この情意評価は、成果評価や能力評価に比べると、主観が入りやすい傾向にあるため注意が必要です。上司や従業員自身だけでなく、同僚、後輩などによる評価も適宜集めるようにしましょう。

 

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人事考課表の書き方と注意点:自分で書く場合

 

従業員自身が人事考課表を書く場合の、書き方や注意点についてお伝えします。考課表の記入は、上司や人事評価の担当者にアピールできるチャンスです。ポイントを押さえて、伝わりやすい内容に仕上げましょう。

 

ポジティブに前向きな表現で書く

ポジティブな表現を意識して書きましょう。大きな失敗をした場合や、目標未達成の期間が続いている場合などは、自身を過小評価してしまいがちです。しかし、反省や謝罪の気持ちを書くのではなく、次にどう繋げるのかを前向きに書くことが重要です。

 

客観的に記す

客観性を意識して書きましょう。考課表は自身の成果や取り組み、姿勢などを評価してもらうために記入します。そのため、「これだけ頑張ったので評価して欲しい」という要望ではなく、「こういった結果に繋げることができた」という事実を客観的に書くことが重要です。

 

具体的に簡潔な表現で書く

考課表は上司や人事評価の担当者などが見るものです。そのため、具体的で簡潔な書き方を意識しましょう。

例えば「目標を達成できた」「作業効率化に努めた」といった書き方では、どのように凄いのか、どのような対応をしたのかが伝わりません。

「月○件アプローチを行い目標達成率が○%だった」「書類をテンプレート化して作業時間を○割削減した」など、具体的な数字や、取り組んだ内容などを書きましょう。

 

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人事考課表の書き方と注意点:上司が書く場合

 

上司などが人事考課表を書く場合、どのような書き方をすればいいのか、何に注意すべきなのかをお伝えします。押さえるべきポイントを知り、部下のモチベーションや信頼に繋がる考課表にしましょう。

 

客観的な視点を保ち、平等な基準で書く

本人以上に上司に求められるのが客観性です。成果・能力・情意の観点から公平に評価しましょう。

また、コメントの書き方にも注意が必要です。従業員同士を比較する表現や、個人を否定する表現などは使用すべきではありません。人事考課制度は従業員を個々に評価する制度です。他者との差を見たり、個人的な感情を交えたりするのは不適切だと認識しておきましょう。

 

プラス評価とマイナス評価のバランスに注意する

良かった点、改善する点はバランスよく書きましょう。特にマイナス評価のみを書いてしまうと、従業員のモチベーション低下や、自信消失などに繋がる可能性があります。結果を見た際にモチベーションが上がるよう、プラス評価でマイナス評価を補うような書き方を意識しましょう。

 

抽象的な表現ではなく具体的に書く

抽象的な評価も従業員のモチベーション低下を招く可能性があります。そのため、考課表は具体的に書くことが重要です。

「1年を通して素晴らしかった」「より頑張ってほしい」といった表現では、何を評価されたのか従業員に伝わりません。

「常に目標を○%以上達成していたのは素晴らしかった」「次はこういうケースにも対応できるようになってほしい」など、評価の根拠となる点を示すようにしましょう。

 

本人が気づいていない弱点や改善案を記す

従業員が気付いていない弱点や改善案がある場合、それを書くのも上司の役目です。「どんな弱点があるのか」「どう改善するのか」を示しましょう。

なお、「弱点を補強できた場合には何ができるようになるのか」「改善できた場合には会社としてどう助かるのか」まで伝えると、従業員の成長に繋がりやすくなります。

 

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【職種別】人事考課表の書き方例文を紹介

 

ここでは職種ごとに人事考課表の書き方を紹介します。従業員自身が書く場合、上司や人事評価の担当者などが書く場合、いずれの例も挙げているので、ぜひ参考にしてください。

 

営業職

営業職は売上、成約数、目標達成率など、成果を数字で表しやすい職種です。考課表には、それらの数字と、そこに至った過程を書くようにしましょう。

 

<従業員自身のコメント例>
今年度は売上目標○○円に対し、実績は□□円、達成率は110%であった。これは営業チームが連携した成果だといえる。具体的には声掛け、迅速な報連相、営業先へのアプローチ漏れがないかの確認を、互いに徹底した。

なお、既存顧客による契約解除率は昨年度の105%であった。そのため今後は、既存顧客のフォロー体制を改めて見直す。

<上司のコメント例>
目標達成率が110%というのは、素晴らしい結果である。また、積極的にリーダーシップを取り、チームメンバーの取りまとめや、営業機会損失を防ごうとする姿勢も評価に値する。

しかし、契約解除率は昨年度より5%増加している。今後は4半期ごとに顧客の状況をヒアリングするなど、定期的なフォローが必要となるだろう。

 

事務職

成果を数字で表すことが難しい業務が事務職には多数あります。そのため、新しくできるようになった業務、作業効率のために行なったことなどを、積極的に書くようにしましょう。

<従業員自身のコメント例>
業務の効率化を行なった。具体的には、入力内容が重複しているデータファイルを統合し、管理するファイルを最低限にまとめた。また、電子印の使用を提案し、契約処理や社内決裁の時間短縮に貢献した。

<上司のコメント例>
管理するファイルがまとまったことで、必要なデータを探しやすくなった。結果的に他の従業員の作業効率にも繋がっている。また、電子印を導入したことによる処理の円滑化は、顧客にも喜ばれている。今後もモチベーション高く業務に取り組み、アイデアの共有をお願いしたい。

 

企画職

企画職には商品企画、広告企画、営業企画など、様々な種類があります。いずれの種類であっても、何を企画したのか、どういった成果を挙げたのかを含むようにしましょう。

<従業員自身のコメント例>
SNSを用いたリサーチを行ない、20代に向けた商品○○を企画。分析結果やデータをもとにプレゼンを行なったところ採用に至り、年間売上目標の110%を6ヶ月で達成した。

その一方、現在進行中のプロジェクトではスケジュールが1週間ほど遅れているため、今後業務の進め方を見直す。

<上司のコメント例>
現代的なリサーチ方法を用い、獲得難易度の高い20代のユーザーをよく取り込んでくれた。年間売上を6ヶ月で達成したことも、大いに評価に値する。

進行中のプロジェクトでの遅れについては、業務効率化、必要であれば全体スケジュールの見直しなどを検討すると良いだろう。今後もモチベーション高く、新しい企画を提案して欲しい。

 

販売職

販売職では、お客様対応が主な業務となってきます。そのため考課表には、お客様のために心掛けたこと、店舗のために意識したことなどを書きましょう。お客様に喜ばれたエピソードなどを用いると具体性が増します。

<従業員自身のコメント例>
入店されたお客様に笑顔で挨拶をするようにしている。商品説明時には分かりやすい言葉を選ぶだけでなく、お客様にとって最適な商品もお伝えするようにしている。また、お客様が快適に店内を見られるよう、清掃や、スタッフ同士による身嗜みの確認も徹底している。

<上司のコメント例>
お客様が何を求めているのかを察知し、最適なものを紹介できる知識や対応力は素晴らしい。スタッフに協力を呼びかけ、清潔な店舗状況を保ってくれていることも評価に値する。今後は、売り場作りで気付いたことなども積極的に発信して欲しい。

 

看護職

患者や家族の声に耳を傾けたり、不安を和らげたりする機会が多い職種です。どんな対応を心掛けているか、患者のためにどんな工夫をしているかなどを書くようにしましょう。

<従業員自身のコメント例>
困っている様子が見受けられる患者様やご家族には、こちらから声を掛けている。その際には、柔らかいトーンで話すなど、小さな不安でも伝えやすい対応を意識している。また、患者様の話や様子で、医師に共有すべきことは即時共有を徹底している。

<上司のコメント例>
院内の状況に目を配り、患者様やご家族の様子にすぐ気付いてくれる点、とても頼りになる。話に耳を傾ける際の、気遣いも素晴らしい。実際に患者様から、処方薬に関する情報を聞けたことなどもあり助かっている。

ただ、時折話に集中してしまいすぎることがある。その柔らかい対応を大事にしつつ、今後はより多くの患者さんに意識を向けるようにして欲しい。

 

保育職

保育士の業務では、子どもを安全に預かることが重要となります。子どもを守るために意識していること、職員同士での取り組みなどを書くようにしましょう。また、スタッフ同士で連携したことや、カリキュラムの準備で工夫したことなども積極的にアピールしましょう。

<従業員自身のコメント例>
子どもたちとの散歩では、必ず車道に近付かないよう声掛けを徹底している。また、こまめな人数確認も怠らない。安全に散歩ができたときは、褒めながら次回も気を付けようと伝えるようにしている。

また、保護者が安心して子どもを預けられるように、報告は細かく行なっている。その他にも、スタッフ同士で情報共有ノートを作り、子どもの様子の引継ぎにも力を入れている。

<上司のコメント例>
子どもの安全を意識した散歩、散歩後に子どもへ声掛けをしている点が素晴らしかった。保護者の気持ちを考えた報告も、安心・信頼を重視している当園の方針とマッチしていて心強い。

アイディアを情報共有ノートという形で実行に移せているのも評価に値する。子どもの安全、保護者の安心を守りつつ、今後は新しい保育士にも細かな指導を行なって欲しい。

 

人事考課表のポイントを押さえよう

 

人事考課制度での評価に欠かせないなのが、人事考課表です。その書き方を意識することで、従業員は上司にアピールでき、上司は従業員のモチベーションアップを図ることができます。伝えるべきポイントや書き方を押さえ、双方にとってより価値のある人事考課にしましょう。

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参照
Resily「人事考課表の書き方を徹底解説!職種別の例文もまとめて紹介」
https://resily.com/blog/management/koukahyo/
カオナビ「人事考課制度とは? 意味、目的、役割、機能、効果、制度のつくり方について」
https://www.kaonavi.jp/dictionary/jinjikokaseido/
ピポラボ「人事考課で従業員のモチベーションを上げよう!手順や評価の観点を徹底解説」
https://www.cydas.com/peoplelabo/jinjikouka/#:~:text=%E3%80%8C%E4%BA%BA%E4%BA%8B%E8%80%83%E8%AA%B2%E3%80%8D%E3%81%A8%E3%81%AF%E3%80%81,%E4%BA%BA%E4%BA%8B%E3%81%AB%E5%8F%8D%E6%98%A0%E3%81%95%E3%82%8C%E3%81%BE%E3%81%99%E3%80%82
組織づくりベース「自己評価を書く上で大切なこととは?成長が伝わる書き方のコツ!」
https://www.hito-link.jp/media/column/assessment/self-evaluation
ビズヒント「人事考課」
https://bizhint.jp/keyword/14164

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