1on1ミーティングのポイントとは?意味ある1on1にするために大切なこと

経営者

1on1ミーティングってうちも取り入れた方がいいのかな…?
ただ取り入れるだけでは意味がありません。目的を明確化しましょう。

専門家

1対1のミーティング、いわゆる1on1ミーティングを実施する企業は増えています。しかし、1on1は適切なやり方でなければ管理職が疲弊するだけのミーティングになってしまいます。

意味のない1on1ミーティングにしないためには、いったい何が必要なのでしょうか。

本記事では以下をわかりやすく解説します。

  • 1on1ミーティングとは
  • 意味のない1on1ミーティングにしないためには
  • 実際に1on1ミーティングを実施している企業

まだ「1on1ミーティング」がわからないという方にもおすすめの記事になっていますので、ぜひご一読ください。

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目次

1on1ミーティングは組織を活性化させるために必要

経営者

そもそも、1on1ってなんなんだ?

本来の1on1ミーティングは、組織の活性化に欠かせないコミュニケーション方法です。

まずは、1on1ミーティングを以下2つの切り口から解説します。

  • 1on1ミーティングとは
  • 1on1ミーティングはなぜ実施するの

1on1ミーティングとは

1on1ミーティングとは、その名前の通り1対1で上司と部下が面談を行うミーティング方法をいいます。

1on1ミーティングの特徴は、上司が聞き手になることです。普段のコミュニケーションでは上司から部下への指示が多くなってしまう中で、双方向のコミュニケーションを実現させるための場として1on1ミーティングは生まれました。

1on1は対話型のコミュニケーションとなるので、業務に関する指示や提案といったものではなく、日常会話に近いフランクな内容から仕事についての相談までと幅広い会話ができるのが特徴です。

1on1ミーティングの起源

1on1ミーティングの起源はシリコンバレーと言われています。人材の争奪が激しいシリコンバレーでは、上司と部下とのコミュニケーションを見直す場として1on1ミーティングが行われるようになったのです。

このように、優秀な人材確保を目的にGoogleやIntelなどの時価総額が大きい企業が始めた1on1ミーティングが、日本に広まるのにそう時間はかかりませんでした。

日本企業で最も早く1on1を導入したのはヤフー株式会社だと言われています。Yahooは2012年より「部下のための時間」として1on1を実施し始め、その後日本の多くの企業に広まっていきました。

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なぜ今1on1ミーティングは重要視されているのか

今、1on1ミーティングの重要性は高まっています。その理由は以下4つにあります。

  • 働き方5.0の時代がきているから
  • 予測困難な社会経済状態だから
  • 若者が早くして退職する傾向があるから
  • コロナによる在宅勤務で顔が見えなくなっているから

働き方5.0の時代がきているから

AIやロボットなど、今までになかったデジタルとの共生が求められる働き方5.0の時代では、今まで通りの発想をしていては企業も生き残ることができなくなります。

したがって、今後はより自由で発展的な発想をもつ人材の確保が必要です。

クリエイティブ人材を確保し、新しい発想を取り入れるために、比較的自由度の高い1on1ミーティングの場を設定する企業が増えていると言えます。

予測困難な社会経済状態だから

「VUCA」という言葉を既に耳にした方もいるかもしれません。VUCAとは以下の頭文字をとった言葉です。

  • Volatility
  • Uncertainty
  • Complexity
  • Ambiguity

VUCAを一言で説明すれば「予測困難で不安定な社会状態に私たちはいる」ということです。

今までは、マニュアルなどで縛った一様の業務で会社のミッションを達成できたかもしれませんが、今後は組織の人材の違いを活かしたマネジメントが不可欠となります。

さまざまな価値観を共有する場として1on1を利用することで、会社の問題解決や、更なるイノベーションを生み出す可能性があります。

若者が早くして退職する傾向があるから

若者の早期離職率は3割と、依然として高い数値を保っています。

マイナビリサーチ&マーケティング部の記事では、早期離職には「企業要因」と「個人要因」が関わっていることを示しています。

年功序列や終身雇用といった制度が終わりを迎えるに伴って、右肩上がりで昇給していくといったビジョンを描けなくなった「企業要因」。

そして自身のやりがいや成長のために自分自身で興味・関心のある仕事をしたいと考える「個人要因」もあり、意識が高い社員ほど、更なる成長を求めて会社を離れてしまう傾向があります。

ここで問題になるのが、「この会社でも成長できるという回答」を会社が示せていないケースです。

1on1ミーティングで、こうした意識の高い社員の課題に寄り添うことで、社員に自社での成長を促すことができます。

そのため、若手の早期退職を回避するためにも1on1ミーティングは利用されているのです。

参考:なぜ若者は会社を辞めるのか?20年続く「早期離職3割」を分析 | マイナビ

コロナによる在宅勤務で顔が見えなくなっているから

コロナによる在宅勤務で上司と部下の顔合わせの機会が減っていることも、1on1ミーティングの重要性が高まっている理由です。

以前は出社すれば顔が見える状態で、なおかつ仕事をする様子も近くで見れていたのが、今ではリモート化によって見えなくなっています。

したがって、面談の時間を取らなければ、そもそも顔合わせで会話すらもできなくなってしまったのです。

そのため、上司が部下の様子を知るための機会として1on1ミーティングを導入する企業も増えています。

1on1が流行っているのには、こういった事情があるのです。

専門家

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1on1ミーティングのメリットは3つ

1on1ミーティングを実施するメリットは以下3つです。

  • 社員のモチベーションアップにつながる
  • 社員がキャリアビジョンを抱くことができる
  • 上司との関係性が良くなる

それぞれわかりやすく解説します。

社員のモチベーションアップにつながる

1on1ミーティングで社員の話を聞くことは、社員が自分の考えを言語化するという主体的な行動をとることであり、社員のモチベーションアップに繋がります。

この際、ただ話を聞くだけではなく、相槌と合わせて適切なアドバイスができると、より一層効果は高まると言われています。

経営者

なるほど、モチベーションアップに繋がるのか。

社員がキャリアビジョンを抱くことができる

キャリアビジョンを明確にできるのもメリットです。

専門家

社員がキャリアビジョンを抱けるようになるのもメリットです。退職の理由として「仕事にやりがいを感じなくなってしまった」という趣旨のことがよく挙がりますが、やりがいは「目標」と「その目標をどれだけ達成できるか」に左右されます。

したがって、社員の話を聞き、キャリアビジョンを持たせることにより、会社で仕事をする意味を感じさせることができるようになります。

上司との関係性が良くなる

上司との関係性が良くなる可能性があるのもメリットです。元々上司と部下とのコミュニケーションが少ない現場では、両者の関係性が冷え込んでしまっているケースがあります。

1on1ミーティングを適度に実施することで、今まで関係性が築けていなかった部下との関係性が改善し、仕事がやりやすくなることもあります。

経営者

確かにコミュニケーションを取る機会は減っていたかもしれないな。

デメリット:「1on1は意味がない」と言われてしまうのはなぜか

1on1には今まで紹介したメリットがありますが、中には「1on1は意味がない」という意見もあります。その理由は、適切なやり方で実施できていないからです。

ここからは良くある失敗例を4つ挙げます。

  • 本音で話せる関係性を築けていないから
  • 反論をしてしまうから
  • 耳を傾けることができていないから
  • ただの雑談になってしまっているから

本音で話せる関係性を築けていないから

まずは本音で話せる関係性を築けていないことが問題になることがあります。

例えば「こんなことを言ってしまったら会社での成績に響きそうだ」と社員に思われてしまうと、社員の本音を聞き出せません。

上記の場合、1on1ミーティングで関係性が悪化してしまう事態にもなりかねません。

1回の1on1ミーティングですべてを解決しようとするのではなく、複数回の実施を通して、少しずつでも関係性を向上させることが重要です。

専門家

反論をしてしまうから

本来は聞き手であるはずの上司が反論をしてしまうのも問題です。1on1ミーティングは社員や部下の話を聞く場であり、反論をする場ではありません。

1on1ミーティングで大切なのは、部下の話を聞いて、部下がより成長できたり、キャリアビジョンを描いたりできるためのアドバイスです。

耳を傾けることができていないから

部下の意見に耳を傾けることができないのも良くある失敗例です。1on1ミーティングで適切なアドバイスをすることは大切ですが、1on1ミーティングは部下が主体の場だということを忘れてはいけません。

むしろ上司がすべきなのは、うまく話せない部下が話しやすいような質問をして会話を引き出すことです。

経営者

ついつい口を挟んでしまいそうになるので気をつけないと…

ただの雑談になってしまっているから

1on1と雑談の違いは、会話にゴールがあるか否かです。もちろんアイスブレークとして雑談から入るのはコミュニケーションの方法の1つです。

そのため、1on1ミーティング自体に雑談が入るのは問題ありませんが、毎回雑談のみで終わってしまうのであればそこには1on1ミーティングの意味はありません。

なぜ行うのか、その目的・ゴールをきちんと認識しておく必要があります。例えば以下のようなものが良いでしょう。

  • 部下のスキルアップ
  • メンバーの悩み事の解消
  • 組織へのロイヤリティの上昇

なぜ1on1ミーティングをするのかのゴールを定めておかなければ、ただ互いに時間をとるだけで生産性の低い1on1ミーティングになってしまいます。

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1on1ミーティングを実施するために必要な4つのポイント

1on1ミーティングを実施するためには以下4つのポイントが大切です。

  • 1on1ミーティングの実施を周知する
  • 1on1ミーティングの実施回数を決める
  • 1on1ミーティングの実施内容を記録しておく
  • 継続的に1on1ミーティングを実施する

1on1ミーティングの実施を周知する

まずは1on1ミーティングの実施を周知する必要があります。

周知の方法は以下3つです。

  • イントラネット(社内ネットワーク)などを利用する
  • 上司から口頭で伝える
  • 朝礼などで開催を伝える

ただ周知するだけではなく、なぜ1on1ミーティングを実施するのかを明確にすることも大切です。

1on1ミーティングの実施回数を決める

1on1ミーティングをどのくらいのスパンで実施するのかは先に決めておきましょう。

この際の明確な指標はありません。実施回数が月に1回の企業もあれば、週に1回の企業もあります。

大切なのは回数よりも、1on1ミーティングで設定したゴールに辿り着けているかどうかです。

良くある失敗例の1つに、回数のみに固執してしまい、中身が伴っていないケースがあります。こうしたケースを避けるためには、実施回数は設定しておくものの、状況によっては回数を調整するなど柔軟な対応が大切です。

1on1ミーティングの実施内容を記録しておく

1on1ミーティングの実施が終わった後には、記録を残しておくことも大切です。1on1ミーティングを通じて、部下のこれまで見えていなかった良い面が見えたり、キャリアビジョンが明確になったりすることがあります。

このような情報は会社と共有することで、その部下にあったキャリアプランの作成にも役立ちます。

1on1ミーティングをただの雑談にしないためにも、エクセルや社内管理システムで記録を残しておく必要があります。

継続的に1on1ミーティングを実施する

1度や2度で終わらせることはなく、必ず継続的に1on1を実施するようにしましょう。

継続的に実施する理由は、フェーズや時期によって部下の悩みや課題が変わっていくからです。

変わる悩みや問題を解決してこそ1on1ミーティングを実施する意味があるため、必ず継続的に実施するようにしましょう。

1on1ミーティングで話すべき具体的なアジェンダ

1on1ミーティングで何をアジェンダにすれば良いのか悩んだ際は、基本的には以下の内容に沿って実施すると良いでしょう。

  • 緊急性が低いが大切なことを話す
  • 部下の目指す姿に指針を示してあげる
  • 部下の悩みの壁打ち相手になる

緊急性が低いが大切なことを話す

緊急性が低いため、日々の業務ではなかなか話す機会がないが、大切なことを話す場として1on1ミーティングは向いています。

例えば以下のような事例です。

  • 業務改善ができそうだと思っているポイント
  • 将来やってみたい仕事
  • 失敗経験を今どう活かしているのか

部下の目指す姿に指針を示してあげる

部下の目指す姿に指針を示すことができるのも、1on1ミーティングの有意な点といえます。

  • 挑戦したい仕事はどうすればできるのか
  • 目指したい部署にはどうすれば異動できるか
  • 今後のキャリアプラン

上記の問題にアドバイスや指針を示せるのは上司だからこそできることです。

その場で答えられるか不安な場合には、先に部下に質問をしておいて、1on1ミーティングの場で回答をするのも方法の1つです。

部下の悩みの壁打ち相手になる

  • なかなか営業で仕事が取れない
  • 効率よく仕事ができない
  • 目指しているスキルが獲得できない

上記の悩みに、上司の実体験を持ってアドバイスができるのも1on1ミーティングのポイントです。

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実際の1on1ミーティングの企業活用例

経営者

実際に導入している企業はあるのかな?

ここでは実際に1on1ミーティングを活用している企業を紹介します。

  • 2週間おきに実施:Google
  • 職場における経験学習強化:三井住友銀行
  • 在宅勤務を進めているからこそ:住友商事
  • 6,000人を巻き込む1on1:ヤフー

2週間おきに実施:Google

1on1ミーティングを初期から取り入れているGoogleでは、2週間に1度の1on1ミーティングを実施しています。

1on1ミーティングの議題に上がるのは、キャリア開発やスキル開発、休暇の予定や2週間の成長経験などです。

比較的短スパンで実施することで、2週間前からの小さな成長を積み重ねることで、従業員のモチベーションに寄与している事例です。

職場における経験学習強化:三井住友銀行

「環境変化に対応したチャレンジングな人材を育てる」ことを掲げている三井住友銀行では、1on1ミーティングを実施し、そこでの内容を踏まえ、課題解決に向けて現場でPDCAを回しています。

従業員の自律性やスキルアップを図るために1on1ミーティングを実施している事例です。

在宅勤務を進めているからこそ:住友商事

コロナ下で在宅勤務を進めている企業でも1on1ミーティングは活用されています。

住友商事では、コミュニケーションが取りづらくなった上司と部下との関係性を向上させるために1on1ミーティングを実施しています。

コミュニケーションの活性化の手法として1on1ミーティングを活用している事例です。

まとめ

本記事では、1on1ミーティングについてわかりやすく解説しました。

在宅勤務がすすむ中で、コミュニケーションを円滑にする必要性はさらに高まっており、1on1ミーティングは非常に有効な手段となります。

従業員のスキルアップと離職率を下げるという狙いでも、今後一層1on1ミーティングは重要視されていくでしょう。

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