リフレクションとは、ビジネスにおいて一度業務から離れた上で仕事について客観的に振り返る行為を意味し、主に人材育成の場において活用される手法です。
自己に関する気づきや業務の改善などが期待できますが、そういった良い効果を得るには知識と理解が必要です。
本記事では、リフレクションを実施する上で役立つ情報を紹介します。
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目次
リフレクションとは？
リフレクション（reflection）とは元々「内省、反射、熟考」などを意味する言葉です。
それが転じて、ビジネスや人材育成の場で前述のように「一度業務から離れた上で仕事について客観的に振り返る行為」を指すようになりました。
このように経験を振り返って学びを得るというステップは、以下のようなすリスクを防ぐことにつながります。
- 同じ失敗の繰り返し
- 自主的な行動ができない
- ビジネスにおける強みがわからない
ビジネス面で成長するには、ただ業務をこなすだけでは不十分。時には業務から離れて客観的な振り返りを行い、気づきや自己に対する理解を深める必要があるのです。
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なぜ今リフレクションが必要なのか
なぜ今の時代にリフレクションが必要なのでしょうか。それには以下のような理由があります。
- 経験からの学びは非常に有用だから
- 主体性を鍛える必要があるから
- 個々人の強みは組織全体の成果につながるから
多様性の大切さが重視されている現代では、個人それぞれが強みを発揮しつつ、組織全体が成果を出すことを求められています。
しかし個人の強みというのは、なんとなく考えるだけでは理解が難しいものです。リフレクションの肝となるのは、「客観的な振り返り」です。
経験を客観的に振り返ることで、より深く掘り下げた学びを得ることができます。
また、自分自身で自らの業務を振り返るという行為を通して主体性もつき、強みを組織へ活かす上でも有用です。
リフレクションと誤解しやすい方法
リフレクションと混同しやすい言葉として、以下の2つが挙げられます。
- フィードバック
- 反省
リフレクションについて正しく理解・実践するには、このような混同しやすい別の手法との違いを明確に知っておくことも非常に重要です。
ここでは、リフレクションとフィードバック・反省の違いについて解説します。
フィードバックとの違い
フィードバックとは他者による評価や分析を本人に伝える行為です。ビジネスにおいては、主に上司が行います。
フィードバックとリフレクションの主な類似点と相違点は以下の通りです。
- 類似点：経験から学びの獲得が目的
- 相違点：主体が他者であり、自身は他者による分析などを基に振り返る
フィードバックもリフレクションも経験から学び今後に活かすために行われます。
しかし「他者が分析を行い、主体となる」という部分が大きく異なります。
反省との違い
反省は自己の失敗やミスについて振り返り、今後に活かすために実施する行為です。
リフレクションと似たような意味を持ちますが、以下のような類似点・相違点があります。
- 類似点：自身が実施する行為であり、過去の振り返りから学びを得る
- 相違点：対象とする経験が異なり、ミスなどネガティブな内容のみに実施する
反省は失敗やミスが起きてしまった原因を考え、同じ過ちを繰り返さないために行います。
一方でリフレクションはネガティブな事象に限らず、全体を客観的に振り返る行為です。
対象とする経験が異なる点が、反省とリフレクションの大きな違いです。
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リフレクションのメリット
リフレクションには複数のメリットがあります。
今回紹介するメリットは以下の3点です。
- 社員が自ら行動できるようになる
- 社員の強みを引き出すことができる
- 前向きに行動できるようになる
それぞれ具体的な内容を解説します。
社員が自ら行動できるようになる
リフレクションを実施することで、社員の主体性を向上させ、結果として社員が自ら行動できるようになります。
繰り返しになりますが、リフレクションは自身の経験を客観的に振り返る、自身が主体となる行為です。
上司などからの指示を受けることのない手法のため、主体性が求められます。
業務でよりスムーズに成果を出させるためには、社員ひとりひとりの主体性が必要ですが、業務でいきなり主体性を発揮させるのは困難です。
したがって、まずはリフレクションを行い、主体的な行動を経験させるのが効果的と言えます。
リフレクションを通して主体的な行動を経験し、そして自己理解が深まれば、社員が自ら行動できるようになっていきます。
社員の強みを引き出すことができる
リフレクションは、社員の強みを引き出す上でも有用です。
リフレクションは過去の経験を振り返り、そこから学びを得るために行います。
したがって、自身のどのような部分が業務に活かされたか、どのような結果が生まれたかを振り返ることができます。
自身の強みを理解するためには、自身の強みが活かされた実感が必要です。
単に他者から指摘を受けただけでは、認識はできても深い実感ができず、活かしきれないケースが多くなってしまいます。
リフレクションによって自身の強みを深く実感できれば、今後の業務において強みを発揮できるようになるでしょう。
前向きに行動できるようになる
リフレクションを行うことで、前向きに行動できるようになります。
リフレクションは過去に起きた事実を単に思い起こすだけでなく、経験から学びを獲得することが目的です。
したがって、今後に活かせるような具体的な方法を導けるようになります。
経験から学びを得られると実感できれば、失敗も含め、すべての経験に意味を見出すことができるでしょう。改善策や今後への活かし方も獲得できるため、前向きな行動につながります。
前向きな気持ちが大切と言われても、心の持ちようを変えるのは容易ではありません。
しかしリフレクションを通して過去の重要性を理解し、今後に活かせる学びを得られれば、前向きな行動を無理なく実現できるようになります。
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リフレクションを実施するためのフレームワーク
リフレクションを実施する際は、以下5点のフレームワーク活用が効果的です。
- KDAを利用する
- PDCAを回す
- KPTを利用する
- ジョハリの窓
- YWTで振り返る
それぞれのフレームワークについて、意味や活用方法を解説します。
KDAを利用する
KDAとは、今後どのように行動するかを明確にする上で役立つフレームワークです。以下の3つの頭文字を取っています。
- K：Keep（保つ） 上手くいっているなどの理由から、今後も続けるもの
- D：Discard（破棄） 上手くいかなかったなどの理由から、今後はやめるもの
- A：Add（追加） 経験や事象を通し、今後始めようと思うもの
過去の経験は自身の行動や選択が基になっているケースが多いです。
したがって、KDAを用いてリフレクションを行えば、今後どのように行動するべきかを改めて考えることができます。
PDCAを回す
PDCAとは業務改善のために実施する行動サイクルのひとつです。PDCAはそれぞれ以下4つの行動を意味しています。
- P：Plan（計画）
- D：Do（実行）
- C：Check（評価）
- A：Action（改善）
リフレクションはPDCAのうち「C：Check」に該当する行動です。
業務を遂行する上で、計画と実行は自然とクリアできる部分です。しかしPDCAを意識していないと、その後の振り返りは行わず「D：Do」の段階で終わらせてしまう恐れが高まります。
より良い業務遂行のためにはPDCAサイクルを意識し、リフレクションを上手く取り入れる必要があります。
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KPTを利用する
KPTとは振り返りに重点を置いたフレームワークです。以下の3つから成り立ちます。
- K：Keep（保つ） 良い点を維持し続ける
- P：Problem（問題） 問題点を発見する
- T：Try（試す） 改善を試す、挑戦する
リフレクションで過去の振り返りを行うとしても、ただ過去を思い返すだけでは意味がありません。失敗や課題点も含めた過去の経験を基に今後に活かす必要があります。
KPTを利用すれば過去の経験をどう活かせば良いか具体的に考えられるようになるため、リフレクションでより成果を出すために効果的です。
ジョハリの窓
ジョハリの窓とは自己理解を深め、他人から認識されている自己とのズレを修正する手法です。
ジョハリの窓では、人の認知は以下の4つに分けられるとされています。
- 開放の窓：自身も他者も認知している自己
- 盲点の窓：自身は認知しておらず他者だけがわかっている自己
- 秘密の窓：自身は認知しているが他者には隠している自己
- 未知の窓：自身も他者も認知していない自己
自身をより深く理解するには開放の窓を広げる必要があります。
また、リフレクションは過去を客観的に振り返る行為です。したがってジョハリの窓の中でも、特に盲点の窓や秘密の窓に気づきやすくなります。
YWTで振り返る
TWTとはKPTと同様、振り返りのために開発されたフレームワークです。
これまでのフレームワークとは異なり、日本語をローマ字に変換し、それぞれの頭文字を取って構成されています。
- Y ：やったこと
- W：わかったこと
- T ：つぎにやること
リフレクションに活かす際には、まずYとして業務内容や実施した事項を洗い出します。
続いてＹを通してわかったこと、すなわちWの振り返りを行い、その次にT、つまり、それらを活かして今後どうするべきかを導きます。
過去をどのように活かすべきか、整理して考える上で役立つフレームワークです。
リフレクションを実施する際の注意点
リフレクションを実施する際に気をつけるべき注意点が存在します。
せっかくリフレクションに取り組んだとしても、適切な方法を取らなければ成果には結びつきません。したがってリフレクションの実施前には、注意点の確認も必要です。
リフレクションの注意点として、特に押さえたい内容は以下の3点です。
- 責任を追求しない
- 誰が問題かを洗い出さない
- 今後どうすればいいかまで落とし込む
それぞれ解説します。
責任を追求しない
リフレクションを実施する際には、責任を追求しないという前提が必要です。
「結果が起きたのは誰の責任か」というのは、リフレクションにおいて重要ではありません。責任の追求を意識してしまうと、過去の経験を今後に活かすという目的が達成できない恐れがあります。
また責任の追求とは、批判的な面を強く持つ行為です。したがって人間関係の悪化や、自身に責任がある場合は不必要な自己否定につながってしまいます。
リフレクションで大切なのは過去からの学び獲得です。責任の追求が学びにつながる可能性は非常に低いため、重点を置かないよう注意が必要です。
誰が問題かを洗い出さない
リフレクションにおいて、誰が問題であったかは重要ではありません。したがってリフレクションは、人にフォーカスせずに行う必要があります。
確かに問題とは誰かの行動が基になって起こりますが、今後に活かすためには「誰が」ではなく「何が」という視点が必要です。
理想を実現させるためには、具体的な行動や考え方を変える必要があります。したがってリフレクションでは誰が問題かは関係なく、よりフラットかつ本質的な考え方が大切です。
今後どうすればいいかまで落とし込む
ただ過去を振り返り実感・自覚するだけでは、今後に活かすための具体的な方法の明確化はできません。
リフレクションによって客観的な振り返りをしたら、そこから得た事実を基に、今後どのようにすればいいかまで考えて落とし込む必要があります。
今後の行動を考える上では、前の章で紹介したフレームワークの活用が便利です。
過去の経験について客観的な振り返りを行ったら、確認できた事実を基に今後について考えます。そこまでの落とし込みがリフレクションの目的です。
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リフレクションが進みやすい会社とそうでない会社の違い
リフレクションを上手く実施するには、会社全体をリフレクションを進めやすい状態にする必要があります。
リフレクションの進みやすさを左右する要因の例は以下の通りです。
- リフレクションに対する社員の理解度
- リフレクションを実施できる環境
- 組織やチーム全体での一体感
それでは、リフレクションが進みやすい会社とそうでない会社について解説します。
リフレクションが進みやすい会社
リフレクションが進みやすい会社には、以下のような特徴が見られます。
- リフレクションについて社員が理解している
- リフレクションの時間を確保できる環境にある
- 指導方法やビジョンが一貫しており、進むべき方向が明確な状態
リフレクションを行うべき理由や方法を社員が理解すれば、正しいリフレクションが実現しやすいです。
またリフレクションはいったん業務から離れた上で、ある程度の時間をかけて行う必要があります。そのため時間的な余裕など、実施しやすい環境も重要です。
そして目的が明確であれば、リフレクションにおいて重要な「今後への活用」も実現しやすくなります。したがって指導方法やビジョンの一貫も必要であり、進むべき方向をハッキリさせておくことが重要です。
リフレクションが進みづらい会社
リフレクションが進みづらい会社は、前述したリフレクションが進みやすい会社と真逆の特徴を持ちます。
- 社員がリフレクションについて理解していない
- 時間的な余裕や必要性の実感がなく、リフレクションが実施しにくい
- リフレクションを通した目的地が不明確
リフレクションについて理解していないと、責任の追求など誤った方法につながってしまいます。せっかく取り組んでも、これでは意味がありません。
リフレクションが進みづらい会社は、そもそもリフレクションが実施しにくい環境というケースも見られます。常に業務で手一杯という状態では、やはり難しいでしょう。
全体的なビジョンが不明確な場合も、リフレクションを通した目的地が不明確なため、進みにくいと考えられます。
リフレクションとコーチングとの関係性
コーチングとは人材育成で行われる手法のひとつです。上司などによる一方的な指導ではなく、コミュニケーションを通して相手に行動や考え方に関する気づきを獲得させます。
リフレクションとコーチングは、どちらも「主体的に考えて気づきを得る」という目的を持つ行為です。しかし個人のみで行うか、他者との対話を通すかが異なります。
なお人材育成においてはどちらか単体ではなく、両方を進めるケースも見られます。リフレクションにより自身のみで考える行為、コーチングによる問いかけ中心の対話、どちらも社員自身に気づきを獲得させるのです。
なお、コーチングの体制が整っている会社の方が、リフレクションも進みやすい傾向にあります。
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リフレクションはリーダーシップを生む
リフレクションは主体的な考えを重要とする行動です。したがって主体性の育成、ひいてはリーダーシップを生む上でも効果的です。
リーダーシップは組織において非常に大切な要素です。しかし指導による強制的な引き出しは難しく、自身の気づきや実感によって伸ばす必要があります。
リフレクションは自身が中心となって過去を振り返り、過去からさまざまな気づきを得る行為です。単なる気づきの獲得だけでなく今後への活かし方も考えるため、行動を変えるキッカケにもなります。
そのためフレクションは、人材育成、さらにリーダーシップを生む上でも役立つと言われています。
自社で難しければ外部研修も利用してみよう
これまで解説してきたように、リフレクションの実施には注意するべき点も多いです。
正しい実施のためにはリフレクションに対する深い理解が必要ですが、他の業務でも忙しい中では、なかなか余裕がないケースも多いでしょう。
もし自社のみでリフレクションの実施が難しければ、外部研修の利用も有用です。
リフレクションをテーマにした外部研修を利用すれば、自社の負担を抑えつつ効果的なリフレクションを実施できます。
すべてを自社で対応しようと無理をせず、状況に合わせて外部研修の利用も検討してはいかがでしょうか。
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まとめ：正しくリフレクションを実施しよう！
リフレクションはより良い人材育成のために欠かせない方法といえます。
過去を客観的に振り返り、気づきを獲得して今後に活かすための手法であり、上司などの他者による指導ではなく、主体的に行うのがポイントです。
リフレクションの正しい実施には、似たような方法との区別や、フレームワークの活用が必要となるため、注意点もしっかり押さえる必要があります。
リフレクションを上手く進めるには、その手法を理解するだけでなく、リフレクションが進みやすい環境に整えることが効果的です。必要に応じて外部研修を活用する手段も検討しながら、自社に合った形で導入するのが良いでしょう。
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