有限な時間をビジネスで上手に活用するには、タイムマネジメントが欠かせません。
しかし、タイムマネジメントを通して高い効果を出すためには、方法や注意点などの正しい理解が必要です。
そこで本記事では、タイムマネジメントのメリットやポイントなど、実行する上で押さえたい内容について詳しく解説します。
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目次
タイムマネジメントとは
タイムマネジメントとは、業務効率化を図る方法のひとつです。
時間は有限であり全ての人に平等に与えられます。そんな時間を上手く活用して生産性を上げるためには、タイムマネジメントが効果的です。
タイムマネジメントを正しく実施するには、まずはその意味や似た用語との違いなどをしっかりと理解する必要があります。
上手に時間を使い仕事のコントロールをすること
タイムマネジメントとは、限られた時間を上手く使い、仕事をコントロールして効率的に進めることを意味する用語です。
ビジネスにおける時間の使い方を工夫し、時間あたりの生産性を向上させることが目的です。
同じだけの成果を出す場合でも、トータルでかかる時間が常に一定とは限りません。業務の進め方次第で、1時間かかっていた仕事が30分で終わることもあり、成果量の違いは、仕事の進め方や順番なども大きく影響しています。
「タイムマネジメント＝時間管理」ではない
タイムマネジメントは英語だと「time management」と表記され、直訳すると「時間管理」となります。
与えられた時間を効率良く活用し、生産性を高める行動管理の方法であり、タイムマネジメントという名称ではありますが、実際に管理するのは「時間」ではなく「行動」です。
つまり、タイムマネジメントをわかりやすく言い換えると「自身の行動を最適化するための行動管理術」になります。
一般的なスケジュール管理との違い
時間という観点で行動を管理する方法として、スケジュール管理があります。どちらもビジネスにおいて重要ですが、タイムマネジメントと一般的なスケジュール管理は全くの別物です。
スケジュール管理とは、予定日時や納期を定め、それを実現できるよう仕事を進める方法です。「いつ何をするか」「いつまでに何を実行するか」などを決め、計画に合わせて行動を起こします。
一方でタイムマネジメントは、スケジュールに合わせての行動管理が主な目的ではありません。あくまでも大切なのは、「時間あたりの生産性をより高めること」です。
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タイムマネジメントの目的
既にタイムマネジメントの目的について少し触れましたが、より具体的に解説します。
タイムマネジメントを行う主な目的は、以下の3点です。
- より効率的に業務を進める
- 自身の仕事をコントロールする
- 限られた時間での生産性向上
それぞれの内容について解説します。
より効率的に業務を進める
時間を有効活用できる業務の進め方を設定できれば、効率的に業務をこなすことが可能となります。しかし、効率的な進め方を感覚のみで把握するのは推奨されません。
限られた時間を上手く活用して最大限の生産性を実現するには、感覚に頼るのではなく、実際のデータに基づいて効率的に業務を進める必要があります。
効率的に業務が進められれば、これまで以上に時間を上手く活用でき、周囲からも「仕事ができる人」と評価されるでしょう。
自身の仕事をコントロールする
複数のタスクを抱えており、自身のタスクを適切に管理できていない状態が続くと、仕事をコントロールできなくなる恐れがあります。
過度なタスクがかかることで、結果として非効率な業務の進め方になり、タスク漏れが発生する事態が散見されます。
抜け漏れなく正しく業務を遂行するためには、自身が抱える仕事のコントロールは欠かせません。
タイムマネジメントを実施すれば、自身が行うべきタスクを正しく把握できます。あわせて正しいスケジュール管理もできるようになるので、仕事に溺れてしまう恐れも抑えられるでしょう。
限られた時間での生産性向上
限られた時間での生産性向上は、タイムマネジメントを行う最も大きな目的です。
時間が有限である以上、使う時間を伸ばして生産量を増やすには限界があります。
したがって労働時間自体を増やすのではなく、時間あたりで生産する量を増やす必要があります。
タイムマネジメント＝より効率的な時間の使い方ができれば、時間あたりの生産性が向上し、同じ時間をかけても、トータルでの生産量が大きくなるのです。
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タイムマネジメントのメリット
タイムマネジメントを徹底することで、さまざまなメリットが発生します。主なメリットは以下の3点です。
- 明確な優先順位に沿って業務ができるようになる
- 残業が減りプライベートが増える
- コストカットの実現
それぞれの意味や達成できる理由について解説します。
明確な優先順位に沿って業務ができるようになる
タイムマネジメントを実施するメリットのひとつに、優先順位に沿った業務が可能になる点が挙げられます。
多くの人は業務を進めるにあたって、特定の作業だけを実施すればよいわけではありません。ビジネスにおいてはマルチタスクが発生することが多いため、必要に応じて優先順位を決定し、タスクをこなさなければならないのです。
優先順位が曖昧な状態では、そもそもどのタスクから進めるべきかの決定自体が困難です。
また、誤った順番で業務を進めてしまい、後で苦労してしまう事態も起こり得ます。
しかし、タイムマネジメントを実行すれば優先順位が明確になるため、効率良く業務が進められるようになります。
残業が減りプライベートが増える
タイムマネジメントにより時間あたりの生産性が上がれば、同じ業務量を短い時間での実行が可能です。したがって残業の必要がなくなり、結果としてプライベートに使える時間が増えます。
仕事とプライベートのバランスが取れず自由な時間が少ない状態では、十分な回復や気分転換ができないため、仕事に対する気持ちが暗くなり、まわりまわって生産性が低下してしまいます。そういった面からも、タイムマネジメントは生産性向上につながるのです。
コストカットの実現
タイムマネジメントが上手く進めば、さまざまな場面でコストカットが実現できます。
例えば、タイムマネジメントで業務の効率化が実現すれば残業時間が減るため、残業代というコストを削減できます。
また、1人あたりが対応できる業務量も多くなるため、少ない人数で十分な成果を出すことができるので人件費も抑えられます。
コストカットが実現すれば、浮いた資金を使ってさらなる事業展開への注力や、従業員への還元なども可能です。
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タイムマネジメントの方法、ポイント
タイムマネジメントを上手く実行するには、正しい実行方法やポイントを理解する必要があります。タイムマネジメントを行う上で最低限知っておきたいポイントが、以下の3点です。
- タスクの洗い出しや優先順位付けは必須
- タスクごとに目標設定
- 時間をかけて振り返りを実施
それぞれ重視される理由や具体的な方法について解説します。
タスクの洗い出しや優先順位付けは必須
タイムマネジメントにおいて、タスクの洗い出しやそれぞれの優先順位付けは必須です。
最初にやるべき事項と考えてよいでしょう。
自身が抱えているタスクを正しく把握できなければ、効率化を実現するための計画そのものが立てられません。
まずは業務において自身が抱えているタスクを全て洗い出しましょう。その後、それぞれのタスクの優先順位を付け、具体的な進め方を計画します。
優先順位は緊急度と重要度という観点から設定するとよいでしょう。
やや手間と時間のかかる作業ですが、効果的なタイムマネジメントに必須の項目です。
タスクごとに目標設定
タスクの洗い出しと優先順位付けが完了したら、続いては目標設定です。それぞれのタスクについて、期日や具体的な内容を設定します。
例えば「取引先に新商品の案内メールを送付する」というタスクがあれば、「◯日までに取引先●社に××の案内メールを送る」など、細かな目標を立てます。やるべきタスクの詳細が明確になるほど、後でタイムマネジメントの評価がしやすくなります。
ただし目標を細かく設定しようとするあまり時間をかけすぎてしまうと、業務にとれる時間が少なくなってしまいます。目標の細分化が大切とはいえ、必要以上の時間をかけないよう注意しましょう。
なお、目標は優先順位の高いタスクから設定すると効率的です。
時間を確保して振り返りを実施
タイムマネジメントを適切に行うには、これまでの進捗を振り返り成果を把握しなければなりません。振り返りを効果的に実施するためには、意識的に時間を確保し集中して行う必要があります。
タイムマネジメントは1日単位の短期間、もしくは1週間や1ヶ月単位といったまとまった期間で設定するケースが多いです。そしてそれぞれの期間について、タイムマネジメントの成果が出ているか振り返ります。
短期間の場合でも最低10分、長期間の振り返りなら最低30分は振り返りに充てられると安心です。直接的な業務の時間ではないため、一見非効率な印象を受けるかもしれませんが、トータルでの生産性向上には欠かせない時間です。
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タイムマネジメントの注意点
タイムマネジメントはビジネスにおいて非常に効果的な方法ですが、誤った進め方をしてしまうと逆効果となる恐れがあります。
以下のような点に注意が必要です。
- 無理なスケジュールは逆効果
- タスク設定の際は感情や感覚を使いすぎない
- タイムマネジメント自体を最終目標にしない
それぞれ具体的に解説します。
無理なスケジュールは逆効果
短い時間で大きな成果を出そうと考えるあまり、時間あたりでタスクを詰め込みすぎてしまうケースがあります。しかし無理なスケジュール設定や計画は、生産性向上という観点において逆効果です。
時間あたりに詰め込みすぎた計画では、計画を守るために気が抜けない状態になってしまいます。また少しのズレや些細なタスクの追加も計画すべてに大きな影響を与えることになるでしょう。
そのような状態で無理に進めようとすると、疲れやストレスによる生産性低下のリスクがあります。
何度も言うように、タイムマネジメントの目的は時間あたりの生産性向上です。したがって、生産性を下げかねない無理なスケジュール設定は避けましょう。
タスク設定の際は感情や感覚を使いすぎない
タスクの優先順位や実行タイミングは、さまざまな理由を考慮した上で設定を行います。
その際、感情や感覚を使いすぎないよう注意が必要です。
感情や感覚というのは、「このタスクは苦手だから後回しにしよう」「早めに済ませると楽そうだし最初のタスクとして設定しよう」などの考え方です。
このような考えによるタスク設定は、生産性向上には繋がりません。
タイムマネジメントのためには、効率よく業務を進める方法を論理的に考えることが必要不可欠です。
タイムマネジメント自体を最終目標にしない
タイムマネジメントを進めるためには、タスクの洗い出しから振り返りまで、ある程度のまとまった時間や労力をかけることになります。したがって、タイムマネジメントの作業が終了したら、そこで満足してしまうケースも散見されます。
タイムマネジメントはあくまで目的を達成するための手段であり、最終目標ではありません。タイムマネジメントに基づいた計画設定は非常に大切ですが、効果的に結果を出すには、実現したい目的について常に意識することが必要です。
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自社で解決できないなら：タイムマネジメント研修を利用する
タイムマネジメントは適切な方法を取る必要があるだけでなく、注意点を押さえなければ逆効果になる恐れがあります。
もし自社での解決が難しいと感じるのであれば、タイムマネジメント研修を利用するのも有用です。
タイムマネジメント研修では、プロによる正確な説明を受けられるため、効率的な方法で、正しいタイムマネジメントが実施できるでしょう。
どんなに効果的で実績のある方法として知られていても、誤った理解のまま進めては適切な効果が得られません。無理して自社で解決しようとせず、外部の力を借りるのもひとつの選択肢です。
まとめ：タイムマネジメントは生産性向上を実現させる手段のひとつ！
タイムマネジメントは業務を適切に管理し、時間あたりの生産性を向上させる手段です。
同じ内容の業務であっても、タイムマネジメントによってトータルでかかる時間が大きく変わるケースは珍しくありません。
タイムマネジメントで得られるメリットは多数存在するため、正しい方法やポイントを押さえ、注意点についても意識したうえで、ぜひ取り入れてみるとよいでしょう。
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