社会人になってから話の話題によく挙げられる「有給休暇」は、心身の回復を促すために設立された制度です。
そして有給を利用することを「有給消化」と言います。
一方で2019年4月に働き方改革関連法が施行されたことで、有給消化の義務化など、新しいルールが設けられました。
事業者は、従業員に対して効率的な有給消化を促す必要が出てきているのです。
そこで本記事では、人事担当者やマネージャー向けに、有給消化について徹底解説していきます。ぜひ最後まで読んでみてください。
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目次
有給消化とは？【年次有給休暇を取得すること】
有給消化は、年次有給休暇を取得することを指します。
基本的に、従業員は好きなタイミングで年次有給休暇を取得することが可能です。
ただし、企業の「雰囲気」によっては、有給を取得するのが好ましくないということで、有給消化ができずにいる社会人も多い印象を受けます。
有給とは？
厚生労働省の「確かめよう労働条件」によると、年次有給休暇は「労働者の心身の疲労を回復させ、また、仕事と生活の調和を図るために、労基法が労働者の『権利』として認めた有給の休暇」とのことです。
有給を取得すると、その日が休日になるものの、本来労働する分の賃金が発生します。
労働者目線では、非常にありがたい制度だと言えるでしょう。
有給休暇の条件
有給休暇の権利が発生する条件は以下の2つです。
- 雇入れの日から6ヶ月経過していること
- その期間の全労働日のうち8割以上出勤していること
この2つの条件を満たしているのであれば、正規雇用労働者だけでなく、アルバイトやパートタイマーなどの非正規雇用労働者でも有給休暇の権利が発生します。
逆に言うと、正規雇用労働者でも、雇入れの日から6ヶ月経過していない新入社員には、有給休暇の権利が発生しません。
また、年次有給休暇の日数は、所定労働時間、継続勤務年数が多ければ多いほど増えていきます。
そのため、ベテラン社員であればあるほど、年次有給休暇の日数が増えるということです。
有給消化の義務化
2019年4月に施行された働き方改革関連法によって、企業は「10日以上の年次有給休暇を付与されている労働者に対して、年5日の年次有給休暇を取得させること」が義務付けられました。
そのため、例えどんなに従業員が働きたくても、年に5日は有給休暇を消化させなければなりません。
また、この5日間分の有給は、労働者の意見を聴取する前提で、基本的には会社側が時季を指定することが可能です。
ゴールデンウィーク、お盆休み、年末年始に指定されることが多いと言えます。
有給消化の期限
年次有給休暇は発行の日から2年間が時効です。
そのため労働者は、年次有給休暇が発行されてから2年以内に有給を消化する必要があります。
年次有給休暇が付与されるタイミングは、雇入れされてから6ヶ月が経過した日なので、この日が「有給休暇発行日」となります。
例えば4月1日に入社した人の場合、10月1日が発行日です。
この日から2年以内が有給消化の期限となります。
有給消化の罰則
年10日以上の有給を付与される従業員が、基準日から1年以内に最低5日間の有給を消化できなかった場合、対象の労働者1人につき30万円以下の罰金が科されます。
1日6万円を超える賃金が発生する従業員はほとんどいないはずなので、5日間の有給を消化させた方が、どう考えても合理的です。
最低5日間の有給消化は、企業側に課せられた義務なので、時季を指定することが可能になっています。
退職時の有給消化のルール
基本的に、退職したあとは、それまで残っていた年次有給休暇は全て破棄されてしまいます。
そのため労働者としては、退職する前までに有給を消化する必要があるでしょう。
また、企業側も、退職者が有給を消化する前提で、退職日を決定したり、業務引き継ぎのスケジュールを決定したりする必要があります。
日本の有給休暇取得率は低い
エクスペディアの『有給休暇の国際比較調査2022』によると、2022年の日本で働く人の有給休暇の取得率は60%で、エクスペディアが調査した地域の中ではワースト2位でした。
参考までに、最下位がアメリカの35%で、1位は台湾の120%、2位は香港の111%、3位はシンガポールの93%です。
そのほか、欧州各国の有給休暇の取得率は75%から90%ほどだったことから、たしかに日本の有給休暇取得率は、世界的に低いことがわかります。
有給消化を促すメリット3選
有給消化を促すメリットは以下の3つです。
- 従業員の生産性が高まる
- 離職防止・採用コスト削減に繋がる
- 労務管理を効率化できる
それぞれ詳しく解説していきます。
メリット①：従業員の生産性が高まる
有給消化を促すメリットとして、まず挙げられるのが従業員の生産性向上です。
厚生労働省が2018年に発表したレポートによると、一般的に有給取得率が高い産業は、労働生産性が高い傾向にあるとのことです。
これはあくまでも「産業」単位なので、強い根拠のあるデータとは言えないかもしれません。
ただし、有給を取得すればするほど、生産性が高まる傾向にあるデータを厚生労働省が提示している点は興味深いと言えます。
実際、有給は「従業員のリフレッシュ」のために設立された制度です。
疲労がしっかり取れている状態であれば、当然のことながら高いパフォーマンスを維持できるようになります。
メリット②：離職防止・採用コスト削減に繋がる
有給消化を促すメリットとして、離職防止が挙げられます。
先ほども紹介した厚生労働省のレポートによると、有給取得率が高い産業は離職率が低い傾向にあるとのことです。
また、一般的に1人あたりの採用コストは100万円だと言われています。
1日あたりの賃金が2万円だとして、仮に20日の有給を消化させたとしても、40万円の出費です。
それに加えて、有給消化を促すことで生産性が高まる可能性があります。
有給消化による人件費と、採用コストを天秤にかけても、有給を消化させた方がメリットが大きいと言えるでしょう。
メリット③：労務管理を効率化できる
有給消化を促す仕組みを構築できれば、労務管理を効率化できる可能性があります。
毎度のように、労務担当者が従業員に対して有給消化を促すのは非効率的です。
あらかじめ有休消化の促進を「仕組み化」しておけば、それだけ労務担当者の負担を軽減させることができます。
有給消化を促さないデメリット3選
有給消化を促さないデメリットは以下の3つです。
- 罰則のリスクがある
- 企業イメージが低下する
- 結局人事コストが増える
それぞれ詳しく解説していきます。
デメリット①：罰則のリスクがある
有給消化を促さないデメリットとして、まず挙げられるのが罰則のリスクです。
有給消化は義務化されています。
10日以上の年次有給休暇が付与されている従業員が、1年以内に最低5日分の年次有給休暇を消化できなかった場合、事業者に対して、対象の労働者1人当たり30万円以下の罰金が科されます。
30万円以下の罰金を避けるためにも、有給消化を促しておくのがいいでしょう。
また、年次有給休暇のうち5日分は、企業側が時季を指定することが可能です。
ゴールデンウィークやお盆休みを活用して、確実に5日分消化させるようにしましょう。
デメリット②：企業イメージが低下する
有給消化を促さないデメリットとして、企業イメージの低下が挙げられます。
近年は、就活や転職の際の情報収集として、口コミサイトが一般的になっています。
その際に「有給休暇の取得率が低い」と書き込まれてしまうと、それが企業イメージ低下に繋がってしまう恐れがあります。
企業イメージ低下を防ぐために、可能な限り有給を消化させた方がいいかもしれません。
デメリット③：結局人事コストが増える
つまるところ、有給消化を促さないことで、むしろトータルの人事コストが増えてしまうデメリットが考えられます。
1日分の賃金を支払う必要があるのは、事業者にとってそれなりの痛手かもしれません。
しかし、有給消化を促さないことによる潜在的なコストを考えると、有給消化を促した方が、むしろ人件費削減に繋がるように思えてきます。
有給消化をどれだけ促すかをある程度決定する際は、もっと俯瞰的な目線で検討する必要があるのかもしれません。
効果的な有給消化の促し方3選
効果的な有給消化の促し方は以下の3つです。
- 計画的付与制度を取り入れる
- 半日単位での有給を認める
- グループ単位でタスクを管理させる
それぞれ詳しく紹介していきます。
促し方①：計画的付与制度を取り入れる
効果的な有給消化でまず挙げられるのが、計画的付与制度です。
年次有給休暇のうち5日分は、従業員の意向を確認する前提で、企業が時季を指定することができます。
特に、有給休暇を促しやすい時季はゴールデンウィーク、お盆休み、年末年始です。
これらの長期休暇のシーズンで、事業活動全体を一括でストップさせられれば、確実に有給を消化でき、かつ有給管理も大幅に効率化されます。
ちなみに、このような計画的付与制度のことを一括付与方式と言います。
ほかにも、計画的付与制度の活用方法として、交代制付与方式と個人別付与方式が挙げられます。
交代制付与方式は、あらかじめ班やグループを作っておいて、交代で有給を取得させる方法です。
1年365日稼働する必要のあるサービス業などで用いられます。
また、個人別付与方式は、従業員に個別に有給を取得させる方式です。
具体例として、従業員の誕生日や結婚記念日などで、有給を消化させます。
このように、一定のルールに基づいた計画的付与制度を取り入れることで、有給担当者の負担を軽減させることが可能です。
促し方②：半日単位での有給を認める
有給消化を促す方法として、半日単位・時間単位での有給取得を促すことが挙げられます。
従業員としては、休日明けで憂鬱になりがちなブルーマンデーの月曜日や、休日が楽しみになる花金の金曜日に半日単位での有給を取得したいはずです。
ということで、1日単位だけでなく、半日単位での有給を認めることで、有給取得を促せる可能性があります。
また、半日単位だけでなく、時間単位での有給取得も可能です。
ただし、時間単位まで細かくしてしまうと、勤怠管理に負担がかかる可能性があるので注意しましょう。
促し方③：グループ単位でタスクを管理させる
有給消化を促す方法として「グループ単位でタスクを管理させる」が挙げられます。
従業員が年次有給休暇を取得しない理由として、どの調査でも「罪悪感」が挙げられているようです。
つまり従業員の多くは、自分が抱えている仕事がストップしたり、ほかの従業員の負担になったりすることが嫌なのです。
逆に言えば、この問題を解決できる仕組みを導入すれば、有給取得率が向上します。
その方法の1つが「グループ単位でのタスク管理」です。
できる限りのタスク管理をグループ・チーム単位で実施できるようになれば、仮に誰かが有給を取得しても、チームの誰かが業務をまかなえます。
まとめ
それでは本記事をまとめていきます。
- 有給消化は年次有給休暇を取得することを指す
- 有給休暇の権利が発生するのは、雇入れの日から6ヶ月経過し、かつ全労働日のうち8割以上出勤してから
- 事業者には、年5日の年次有給休暇を従業員に取得させる義務がある
- 有給消化を促すメリットはデメリットより大きい
2019年4月に施行された働き方改革関連法によって、有給休暇のルールが大きく変わりました。
それに伴い計画的付与制度など、有給消化を促す仕組みが必要になっています。
当然のことながら、多くの企業にとって「有給消化を促すこと」が最優先事項ではないはずです。
様々な「仕組み」を用いて、有給消化を効率化させて、本業に集中できる環境を構築するのがいいと思われます。
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