生産性が高ければ高いほど、企業のパフォーマンスは向上し、より多くの利益をもたらしてくれます。
つまり、「生産性向上」は利益増大に直結する重大なテーマです。
そして、この「生産性」は、企業だけでなく1人1人の従業員の心がけが必要な領域でもあります。
個人ベースでも生産性を向上させることができれば、昇進・出世のチャンスも増えるでしょう。
そこで本記事では、個人でできる生産性向上の取り組みを15つ紹介してみました。
関連記事：業務効率化と生産性向上の違いとは？実施すべき取り組みを紹介
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目次
そもそも生産性向上の定義とは？
そもそも生産性向上とは、どのような状態を指すのでしょうか。
公益財団法人日本生産性本部によると、生産性は「産出（output） / 投入（input）」で算出できるとのことです。
そのため、生産性向上のアプローチは主に2つ。
産出を増やすか、投入を減らすかということになります。
ビジネスの現場に落とし込むと、一定の労働時間とお金で、どれだけの成果を生み出せるか。
または、どれだけ少ない労働時間で成果を出せるかが生産性ということになります。
できるだけ多くの成果を、できるだけ少ない時間で。
これが個人でできる生産性向上の取り組みの基本原則です。
関連記事：生産性向上を実現する方法とは？必要性や向上しない企業の共通点を解説
個人でできる生産性向上の取り組み15選
ここからは個人でできる生産性向上の取り組みの例を15つ紹介していきます。
以下の通りです。
- タスクを全て洗い出す
- タスクに優先順位をつける
- タスクに工数・対応時間を設定する
- タスクをカレンダーで管理する
- タスクを細分化して隙間時間に消化する
- ITツールを活用する
- あえてメモ・付箋を活用する
- 仕事環境の整理整頓を心がける
- メール・チャットに対応する時間を決めておく
- 朝のゴールデンタイムを活用する
- オンとオフの切り替えをハッキリさせる
- スキルアップを同時並行で進める
- 自分を律するための施策を考える
- マインドフルネスを取り入れる
- 健康を最優先事項にする
それぞれの取り組みを詳しく解説していきます。
関連記事：生産性向上の成功事例集5選｜必要性と具体的な施策を解説
①：タスクを全て洗い出す
まずはタスクを全て洗い出しましょう。
例えば、オフィスに出社しているのであれば、その滞在時間で発生する全てのタスクを洗い出します。
一般的には以下のようなタスクが洗い出されるでしょう。
- メール送受信
- 会議
- アポ取り
- 経費精算
- 請求書の発行
- コーディング
- 資料作成
- 掃除
- 食事
- 面談
- 休憩
重要なのは、掃除など、仕事以外のタスクも洗い出しておくことです。
1日8時間の労働時間の中で、どのタスクが割合を占めているかを確認するだけでも、生産性向上の糸口発見に役立ちます。
②：タスクに優先順位をつける
タスクを全て洗い出したら、次はタスクに優先順位をつけていきます。
優先順位のつけ方で最も多く用いられているのが緊急度と重要度のマトリクスです。
このマトリクスを利用すれば、タスクを以下の4つに分類できます。
- 緊急かつ重要なタスク
- 緊急だが重要ではないタスク
- 緊急ではないが重要なタスク
- 緊急でも重要でもないタスク
例えば緊急かつ重要なタスクは今すぐに取り組むべきタスクです。
一方で緊急でも重要でもないタスクは、そもそも必要のないタスクである可能性があるため、場合によっては削除します。
緊急ではないが重要なタスクは、つい後回しにしてしまうタスクなので、あらかじめスケジュールに組み込む必要があるでしょう。
逆に緊急だが重要ではないタスクは、手が空いている部下に流し込んだり、外注したりすることで解決できる可能性があります。
このように、緊急度と重要度を用いて優先順位をつけることで、どのように消化した方がいいかが大まかにわかってくるのです。
関連記事：マネージャーなら絶対身につけておくべき「タスクマネジメント」とは？
③：タスクごとに工数・対応時間を設定する
実際にTodoリストを作成する際は、タスクごとに工数と対応時間を見積もるようにしましょう。
そのタスクの消化に、具体的にどれくらいの手間と時間が必要なのかを見積もることで、確実に仕事を進めることができます。
逆に、この見積もりが甘くなると、納期直前でてんやわんやしてしまい、スムーズに周らなくなってしまうのです。
精度の高い見積もり能力は、ビジネスマンにとってマストなな能力です。
タスクごとに必要な時間を算出する癖を身につけましょう。
④：タスクをカレンダーで管理する
一般的に、Todoリストはタスク管理ツールやメモ帳などを用いて作成されることが多いです。
しかし、先ほども紹介した通り、そもそもタスクには消化するために必要な工数や時間が存在します。
これを無視した状態でTodoリストを作成してしまうと、終業時間に間に合わなくなる可能性が出てきます。
そこで活用できる取り組みが「タスクをカレンダーで管理する」というものです。
カレンダーの空き時間に作業時間を当てはめる形でタスクを管理すれば、自分が持っている時間を参照しながらタスクを管理できます。
この段階で時間が足りないことが発覚したら、マネージャーに相談して無理があることを伝えればいいのです。
⑤：タスクを細分化して隙間時間に消化する
タスクは、可能な限り細分化した方がいいです。
例えばWebサイトを制作するのであれば、以下のようにタスクを細分化します。
- Webサイトの趣旨を決める
- Webサイトのデザインを決める
- HTMLで骨組みを作る
- CSSでWebサイトをデザインする
- 適度にエフェクトを挿入する
- 細かい部分を調整する
「Webサイトを制作する」という大きなタスクではなく「Webサイトの趣旨を決める」という数時間程度で消化できるタスクに分解することで、それをカレンダーの隙間時間に当てはめられるようになります。
大きなプロジェクトになると、ゴールまでの現実味が感じられなくなり、モチベーションが弱まる可能性があります。
タスクの細分化を実施して、一歩ずつゴールに近づけるように工夫するといいでしょう。
⑥：ITツールを活用する
生産性向上において、ITツールの活用は必要不可欠です。
個人で取り組めるアクションとしては、Todoリストやカレンダーアプリの導入はハードルが低く、対応しやすいでしょう。
また、近年はスマホの活躍の場が広がっており、以下のような業務をスマホでこなせるようになっています。
- 資料作成
- Webサイト運営
- 文書作成
- 画像編集
- メール送受信
電車やバスなどで通勤しているのであれば、それらの時間で営業日報を作ることも可能かもしれません。
ITツールをフル活用して、隙間時間をどんどん仕事で埋めていきましょう。
⑦：あえてメモ・付箋を活用する
タスクを管理する際は、あえてメモや付箋を活用するのも選択肢として挙げられます。
なぜならディスプレイの中は、事実上、文字数制限が存在しないためです。
実際、パソコンでタスクを書き込んでみると、何十個もタスクを書き込むことができます。
また、カレンダーアプリを開くと、そこには1ヶ月間びっしり埋まっているタスクの数々を目にすることになります。
これでは、タスクに集中する前に幻滅してしまいます。
そこで、メモや付箋などの紙媒体の出番です。
どちらも何十個もタスクを書き込むのは不可能に近く、付箋であれば、3つ程度のタスクがちょうどいいサイズです。
あえてメモや付箋を活用することで、目の前のタスクに集中できる可能性があります。
もちろん、タスクの洗い出しにはパソコンやスマホが有効なので、使い分けが望ましいでしょう。
⑧：仕事環境の整理整頓を心がける
仕事環境の整理整頓を心がけるのも重要です。
集中できる環境を構築するヒントは、目にチラつくものを可能な限り排除することにあります。
ディスプレイから目を離す隙を自分に与えないようにすることで、目の前の仕事に集中できるようになるのです。
そのために、普段から仕事環境の整理整頓を心がけておきましょう。
始業前か終業前にデスクを整頓する習慣を身につけた方がよさそうです。
⑨：メール・チャットに対応する時間を決めておく
目の前の仕事に深く集中するには、集中を遮るものを排除しなければなりません。
そして、集中を遮るものの最たる例がメールやチャットです。
画面にピコンと通知の表示がされるたびに、集中力がリセットされます。
そこで有効なのが、メールやチャットに対応する時間をあらかじめ決めておくということです。
そうすれば、溜まったメールやチャットを、一度にまとめて消化でき、残りの時間を全て深く集中する時間に当てることができます。
重要なのは、メールやチャットが何かを生み出すわけではないということです。
たしかにメールはコミュニケーション手段として便利ですが、ただやり取りできるだけで、「何か」を生産できるわけではありません。
利益に繋がることだけに集中しましょう。
⑩：朝のゴールデンタイムを活用する
1日の中で最も集中できる時間が、朝のゴールデンタイムです。
さまざまな脳科学者が「起床後数時間が最も集中力が高い」ということを述べていることから、多くの人にとって、朝一番の時間は最も集中できる時間帯だと言えるでしょう。
具体的には、まだ多くの人が活動を開始していない5時から8時のタイミングが良さそうです。
ただし注意点として、早起きするのであれば、それに伴い早寝する必要がある点です。
睡眠時間を削って早起きすると、むしろ生産性が低下してしまう可能性があります。
最低でも6時間は睡眠時間として確保し、その中で早起きを実践するのが無難です。
⑪：オンとオフの切り替えをハッキリさせる
オンとオフの切り替えをハッキリさせることも、生産性を向上させられる取り組みの1つです。
スマホや電話の登場で、いつでもコミュニケーションが取れる時代になった結果、「常にオンのモード」というビジネスマンも珍しくないでしょう。
しかし、休息の時間が取れない状態で無理矢理にオンを維持しても、パフォーマンスが落ちるだけです。
また「いつでも仕事できる」という心理状態になると、終業時間に仕事を間に合わせる感覚が薄れ、タスクが後ろ倒しになってしまう可能性もあります。
オンとオフの切り替えをハッキリさせて「終業時間までに仕事を終わらせる」という感覚を持てるようになれば、より深く集中できるようになるでしょう。
⑫：スキルアップを同時並行で進める
もしあなたが昇進、転職、独立を視野に入れて、新しいスキルや知識を手に入れたいのであれば、本業と同時並行でスキルアップを進めるのがいいでしょう。
平成の時代では転職を繰り返すことでキャリアアップするのがいいと言われてきました。
しかし、おそらく令和の時代では、2つ以上の仕事をこなしてく兼業の時代になると考えられます。
このような時代に対応するためには、2つ以上のプロジェクトを同時並行で進める能力が必要です。
この兼業スタイルのメリットは、それぞれの仕事を組み合わせられる点にあります。
例えばシェフとエンジニアの兼業であれば、もしかしたら「キッチン向けのソフトウェア」のアイデアが思いつくかもしれません。
これも立派な「生産性向上」です。
本業で収入を確保しながら、隙間時間にスキルアップを進める。
これが、アイデアのシナジー効果を生み出す兼業スタイルの第一歩です。
⑬：自分を律するための施策を考える
生産性を向上させるためには深い集中が必要で、気を紛らわせる要素を可能な限り排除する必要があります。
一度誘惑を手に取ってしまうと、そこから戻るのが非常に難しいからです。
誰もが一度は、テスト勉強中に何かしらの誘惑に負けて後悔した経験があるでしょう。
もちろん学生だけでなく、社会人も例外ではありません。
お酒、タバコ、SNS、ギャンブルなど、数多くの誘惑が私たちに襲いかかってきます。
これらの誘惑に負けず、仕事に集中するためにも、自分を律するための施策を考えるのがよさそうです。
ただし、人によって性格も異なれば、そもそもの誘惑も異なってくるでしょう。
SNSに依存している人もいれば、ゲームに依存している人もいるはずです。
人によって対策方法は異なってくるので、自分なりに、自分を律するための施策を考えることが大切です。
⑭：マインドフルネスを取り入れる
自分を律するための施策として最も有力なのが、マインドフルネスを取り入れることです。
SNSやお酒などには中毒性がありますが、そもそも中毒性とは、報酬系の異常な活性化によって引き起こされるものです。
報酬系の根幹は中脳辺縁系のドーパミン神経だと言われており、ここが活性化されると依存症に陥ってしまいます。
一方、瞑想などのマインドフルネスによって活性化されるのは前頭前野です。
前頭前野が活性化されると、中脳辺縁系がもたらす誘惑に負けることなく、合理的な選択を取れるようになります。
誘惑に負けない脳を作りたいのであれば、マインドフルネスを取り入れてみるといいかもしれません。
関連記事：マインドフルネスとは？意味や初心者でも簡単にできる方法を解説
⑮：健康を最優先事項にする
どんなに仕事やプライベートが忙しくても、健康は絶対に最優先事項に設定しましょう。
理由はいくつかあります。
まず、健康状態は、仕事のパフォーマンスに大きな影響を与えます。
食事・睡眠・運動を意識するだけでも、パフォーマンスが大きく変わってくるでしょう。
そして何よりも、仕事で成功してプライベートが充実していても、身体と精神が健康でなければ、毎日が楽しくありません。
仕事も遊びも全力の毎日を送るためには、健康的な身体と精神が必要不可欠です。
まとめ
本記事は、個人でできる生産性向上の取り組みを15こ紹介してきました。
どのようなキャリアを構築するにしても、どのように組織のパフォーマンスを向上するにしても、個人による生産性向上は必要不可欠です。
ぜひ、普段の業務に取り入れてみてください。
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