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生産性向上を実現する方法とは?必要性や向上しない企業の共通点を解説

新型コロナウイルスの感染拡大によるリモートワークの推進、少子高齢化や人口減少による生産年齢人口の減少、働き方改革による長時間労働の是正…。

今、働き方や雇用をめぐる環境が大きく変化している中、企業における「生産性の向上」の重要度が日に日に増しています。

このような環境下で優秀な人材を確保することは、ますます難しくなっていくことでしょう。特に、なかなか良い条件を提示できない中小企業にとっては、より厳しい戦いとなります。

だからこそ、従業員のワーク・ライフ・バランスを実現しながら企業として成長・存続するためには生産性向上に関する適切な知識と実践が必要です。

そこで本記事では、生産性に関する基本的な知識から、生産性を向上させる方法や向上しない原因について解説していきます。

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生産性とは?

私達は「生産性」という言葉を当たり前のように使っていますが、その意味を適切に把握しているでしょうか?

生産性とは、「投資でどれだけの成果を生み出すか」を指す指標です。

つまり、生産活動へのインプット(労働力や時間)に対して、どれだけのアウトプット(価値)ができたかを表します。

生産性を求める際は、利益や生産量といったアウトプットを、生産のために使ったリソースの量で割ることで算出できます。

しかし、「生産性」と一口で言っても、生産性には下記のようにいくつかの種類に分けられるため、どの生産性を指しているのか混同しないように注意しておきましょう。

  • 労働生産性
  • 資本生産性
  • 全要素生産成

それでは一つずつ解説していきます。

労働生産性

労働生産性とは、「労働時間」や「労働者数」といった「労働投入量」に対して、どれだけのアウトプットができたかの比率を示したもので、下記の計算式で算出できます。

成果物÷労働投入量=労働生産性

わかりやすく言い換えると「労働者1人のアウトプット」や「労働1時間のアウトプット」を可視化したものです。

企業において「生産性」という言葉を使う際は、多くの場合この「労働生産性」のことを示していると考えてよいでしょう。生産性向上を目指すならまず考えておくべき指標となります。

(参考:労働生産性丨財務省

資本生産性

資本生産性とは、持っている機械や設備、土地などの有形固定資産がどれだけ効率的にアウトプットできたかを可視化した指標であり、設備の利用頻度や稼働率の向上、効率改善に取り組むことで向上します。

資本生産性を求める際は、下記の計算式で算出できます。

成果物÷有形固定資産=資本生産性

基本的に資本生産性と労働生産性は相反する関係となります。

例えば、新たな設備を導入したことで人員を削減した場合は、その分労働生産性が向上します。一方で、設備を導入した分だけ固定資産が増加するため、資本生産性は低下します。

(参考:資本装備率、資本生産性について丨中小企業庁

全要素生産成

全要素生産性とは、労働や資本だけではなく技術革新や業務効率化、ブランド価値、規制緩和、経営戦略、無形資産の有効活用、知的財産などあらゆる生産要素の投入量と成果物の関係を示すものです。

ただ、実際には全ての要素を投入量として数値化するのは難しいため、全要素生産性の「生産性の伸び率」として捉えられるケースが多いです。

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生産性を向上させる方法が注目される背景

近年、生産性向上が叫ばれるようになった背景には、下記のような要因があります。

  • 日本の生産性の低さ
  • 労働力人口の減少
  • 新型コロナウイルスによる環境の変化

それでは一つずつ解説していきます。

日本の生産性の低さ

調査研究や提言、実践活動により生産性向上をめざす「日本生産性本部」は、2021年に「労働生産性の国際比較 2021」を発表しました。

この調査によると、下記のような事実が明らかになっています。

  • 日本の時間当たり労働生産性は1970年代以降、最も低い
  • 日本の一人当たり労働生産性も1970年代以降、最も低い

それでは一つずつ解説していきます。

日本の時間当たり労働生産性は1970年代以降、最も低い

調査を見てみると、2020年における日本の時間当たりの労働生産性は(49.5ドル/5,086円)でした。

これは、アメリカ(80.5ドル/8,282円)のおよそ6割ほどしかなく、G7(主要先進国)のなかでは最下位です。

また、OECD(経済協力開発機構)加盟38カ国のなかでも23位と下位に位置しています。さらにこの順位は1970年代以降、最も低い順位です。

日本の一人当たり労働生産性も1970年代以降、最も低い

調査によると、日本の一人当たり労働生産性は78,655ドル(809万円)でした。

この数字は、ポーランド(79,418ドル/817万円)やエストニア(76,882ドル/791万円)などと同じ水準であり、労働生産性が高いイギリス(94,763ドル/974万円)やスペイン(94,552ドル/972万円)とは大きな差があります。

また、OECD加盟38カ国のなかでは日本は28位となっており、1970年代以降で最も低い順位です。

(参考:労働生産性の国際比較丨日本生産性本部

労働力人口の減少

生産性向上が注目される2つ目の理由は、労働力人口の減少です。

総務省統計局の「令和2年 労働力調査年報」をみてみると、日本の労働力人口は6,868万人でした。これは前年と比べて18万人も減っています。

また、その後の生産年齢人口は2030年には6,773万人、2060年には4,418万人と、減少の一途をたどると予測されています。このような状況下でGDPや経済成長率を維持・向上させていくには、生産性を向上させる他ありません。

(参考:令和2年 労働力調査年報丨総務省統計局

新型コロナウイルスによる環境の変化

新型コロナウイルスの感染拡大によって、社会や企業、そして個人の働き方は大きく変化しました。

例えば多くの企業で急速に広まったリモートワークは、働く場所を問わず成果をあげることが可能となっています。

このような中でも高い生産性を実現できれば、将来的にどのような環境の変化が起きようとも、柔軟に対応することができるはずです。

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生産性を向上させる方法

ここからは、実際に生産性を向上させる方法を見ていきましょう。

  • 不要な業務がないか調べ直す
  • ITツールやITシステムの導入・活用
  • 自由なワークスタイルの導入

それでは一つずつ解説していきます。

不要な業務がないか調べ直す

生産性を向上させる1つ目の方法は、業務にムダがないか、省略できるところはないかを調べ直し、必要ない部分を減らすことです。つまり、業務効率化をするということです。

長い間業務プロセスの見直しをしていない場合、気づかない間にムダが積み重なっているケースがあります。

したがって、定期的に業務のプロセスや全体像を正確に把握して、ムダが生じていないかチェックしなければなりません。

業務に携わる従業員同士で打ち合わせを行い、それぞれが担当する業務ごとに気になる点や課題をあげて、実際に効率を悪くしている原因が何かを洗い出しましょう。

また、ここでは「そもそもこの業務の目的はなにか?」を考えることが重要になります。

ITツールやITシステムの導入・活用

ITツールやITシステムを導入することで、これまで人が行っていた業務の自動化が可能となり、生産性を大きく向上させる場合があります。

近年特に注目されているのがRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)、これはパソコンで行う業務をロボットが自動化するテクノロジーのことです。

RPAではバックオフィスの定型業務を自動化することが可能になり、繰り返しばかりで時間がかかり、人間が行うと面倒な単純作業を任せることができます。

例えば、Excelなどへの入力作業といったデータの登録や顧客管理、採用管理といった業務の効率化が可能です。

特に繰り返し作業においては人が行う場合よりも、数十分の1の時間で終わらせることができる場合があります。

ITツールの導入による生産性向上の例

RPA以外にも、さまざまなITツールを活用して業務をデジタル化することで、大幅な生産性向上を見込めます。

例えば、下記のような方法が挙げられます。

項目内容
電子サインの導入印鑑を不要にすることで契約業務の効率化を図る
リモート会議システムの導入実際に人が集まる会議を減らし、移動にかかる時間や交通費、会場費の削減を図る
クラウドシステムによるデータ管理稟議書、経費精算、Web給与明細などの管理を効率化する
オンライン商談システムの導入営業マンの足による営業ではなく、インターネットを利用した商談を行うことで、業務効率化を図る

自由なワークスタイルの導入

生産性を向上させる3つ目の方法は、自由なワークスタイルを導入することです。

従来のように会社にとって都合がいい時間に従業員を働かせるよりも、従業員が自分にとって働きやすい時間に働いてもらうことで、ワーク・ライフ・バランスが実現され、生産性の向上が期待できます。

例えば、始業時間が決まっているからといって「朝早くに起きて子どもを送り、長い通勤をしてから仕事を始める」という状況は従業員にとってはストレスです。

ストレス下で高いパフォーマンスを発揮することは難しいため、従業員が最も良いパフォーマンスを発揮できる体制を整えることで生産性向上につながります。

テレワークやフレックスタイム制の導入

パソコンやタブレットなどのデバイスとインターネット環境があれば仕事ができるのであれば、どこで働いても良いというリモートワークを認めることで、柔軟性のある勤怠管理を行うのが良いかもしれません。

また、「従業員が1日の始業時間と就業時間を自分で決めて働く」というフレックスタイム制の導入も良いでしょう。

フレックスタイム制を導入することで、従業員は自分が最も高いパフォーマンスを発揮できる時間帯に働くことができるため、生産性向上が期待できます。

例えば、リモートワークとフレックスタイム制がある場合、通勤にかかるストレスから開放されたり、子供の支度や準備を済ませてから落ち着いて仕事に取り組むことができます。

これにより、従業員はワーク・ライフ・バランスを実現できるため、生産性向上だけではなく会社へのエンゲージメントも高められるでしょう。

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さまざまな方法を試しても生産性が向上しない企業の共通点

「生産性を向上させるために様々な方法を試したのに、効果が現れない…」

と悩んでいる企業も少なくありません。

そのような企業には、下記のような共通点が挙げられます。

  • 従業員のモチベーションが低い
  • ノンコア業務にリソースを割いている

それでは一つずつ解説していきます。

従業員のモチベーションが低い

生産性が向上しない企業の共通点1つ目は、従業員のモチベーションが低いことです。

生産性とモチベーションは切っても切り離せない関係にあります。モチベーションが低ければ労働時間が同じだとしてもアウトプットできる量が減るので、結果的に生産性が下がるのです。

この場合、何が従業員のモチベーションや意欲を下げているのかを調べて、対策を討つことが必要です。

例えば、従業員が自由なワークスタイルを望んでいる場合、上記で解説したようにテレワークやフレックスタイム制の導入を検討してみましょう。

また、従業員同士のコミュニケーションを促進して、円滑な人間関係を構築することも効果的です。

ノンコア業務にリソースを割いている

生産性が向上しない原因として、ノンコア業務に時間や人手をかけていることが挙げられます。

企業における業務は「コア業務」と「ノンコア業務」に分けることができます。

コア業務とは利益を生むための直接的な業務のことで、専門的な判断が求められるものです。一方で、ノンコア業務はコア業務を支援する業務であり、高度な判断を必要としない業務のことです。

ノンコア業務は完全に不要というわけではなく必要な業務ではあるのですが、直接的に利益につながらないため、ノンコア業務に大きなリソースを割くことは避けるべきでしょう。

生産性の向上=アウトプット量を増やすためには、企業は利益につながるコア業務に集中するべきです。

ノンコア業務についてはアウトソーシングの活用やITによる自動化などで業務効率化を図ることが求められます。

まとめ

ここまで生産性を向上させる重要性や方法をみてきました。

ヤフー株式会社では2020年に、1ヶ月に5回までとされていたテレワーク制限を廃止し、在宅勤務を全面的に導入しています。

これにより、ほとんどの従業員のパフォーマンスは落ちることはなく、むしろ向上したと公表しました。

これにより、ヤフー株式会社はさらに生産性を向上させるために、フレックスタイム勤務のコアタイムの廃止や、テレワークの補助金を出すといった新たな働き方を模索しています。

このように、大手企業はどんどん働き方を時代に合わせて変化させていくことで、生産性向上を図っているのです。

自社の状況、従業員の状態などから、適切なやりかたを模索していくのが良いでしょう。

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