企業が成長を続けるためには、売上を始めさまざまな目標を達成していく必要があります。目標を達成するためには、メンバーの力が欠かせません。しかしメンバーが頑張るだけでは目標は達成できません。
メンバーを管理する立場である管理者や上司は、メンバーが目標達成のためにスムーズに動けるように、そして成長できるように促す必要があります。メンバーの成長促進や目標達成のために役立つのがフィードバックです。
本記事では、効果的なフィードバックをするためのコツや必要な要素について解説していきます。
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目次
フィードバックとは？
ビジネスシーンにおけるフィードバックとは、管理者や上司がメンバーの行動に対して評価や改善点を伝えることです。フィードバックの実施によってメンバーの成長が促され、業務の効率化やモチベーションの向上が期待できます。
フィードバックには以下のようにいくつもの種類や手法があります。
| フィードバックの種類 | ・ポジティブフィードバック ・ネガティブフィードバック |
| フィードバックの手法 | ・SBI型フィードバック ・サンドイッチ型フィードバック ・ペンドルトン型フィードバック ・FEED型フィードバック ・KPT型フィードバック ・マッキンゼー型フィードバック |
フィードバックの種類や手法によって特徴が異なるため、対象となるメンバーの特徴や状況に応じて選択しましょう。
フィードバックの種類や手法については、『適切なフィードバックとは？明日から使える手法やフィードバックのNG例を紹介』の記事で詳しく解説しているので、是非チェックしてみてください。
フィードバックとフィードフォワードの違い
フィードバックと似た用語としてフィードフォワードが挙げられます。両者の違いは次のとおりです。
- フィードバック：メンバーの過去の行動や成果に対して行う
- フィードフォワード：メンバーの今後の目標に対して行う
フィードバックはメンバーの過去の出来事が対象となるため、事実に基づいて客観的に評価や改善点を伝えます。一方、フィードフォワードはどうやって目標を達成するか、目標達成に対して何ができるかなどをメンバーと話し合うことです。
フィードフォワードは目標達成のために今後の解決策を探ることで、メンバーのモチベーションを向上させるのが目的です。
フィードバックとコーチングの違い
フィードフォワードだけでなく、コーチングもフィードバックと混同されるケースがあります。フィードバックとコーチングでは、課題解決のためのアプローチが異なります。詳細は以下のとおりです。
フィードバック：メンバーの行動を客観的に指摘して改善や課題解決を促す
コーチング：メンバー自身が改善や課題解決策を導き出す
フィードバックはメンバーの行動や結果を客観的に伝えるのに対して、コーチングはメンバーに質問しながら、メンバー自らが課題の解決策を考え出せるようにサポートすることです。
なお、コーチングと似た言葉としてティーチングが挙げられます。コーチングはメンバー自身が改善や課題解決策を導き出すのに対して、ティーチングは管理者や上司がメンバーに対して、業務に必要な知識や技術を直接指導する方法です。
一般的にフィードバックはティーチングの一つと考えられています。
フィードバックの目的
フィードバックの目的は大きく次の3つです。
- 相手（メンバー）の成長を促すため
- 組織の目標を達成するため
- 結果とその根拠を伝えるため
メンバーが成長して、組織の目標達成に向けて主体的に行動できるようになれば、業務のクオリティ向上や生産性の向上が期待できるでしょう。
相手の成長を促すため
フィードバックを実施することで、対象となるメンバーの成長を促せます。メンバーはフィードバックによって自分の現状や課題を把握できるため、改善のための行動をとりやすくなるでしょう。
フィードバックによって、メンバーが自分で考える力を身に付けられれば、さらなる成長と生産性の向上を期待できます。
組織の目標達成のため
企業が成長していくためには目標を達成する必要があります。フィードバックは組織の目標達成のためにも行われます。フィードバックを実施しないと、メンバーが目標への進め方を誤ってしまい、達成までに無駄な時間を要してしまう可能性があります。
定期的にフィードバックを実施すれば、目標達成までの道筋の軌道修正が可能です。フィードバックによって軌道修正することで、効率的に目標達成ができるでしょう。またフィードバックでメンバーのモチベーションを高めることも、目標達成のために役立ちます。
結果とその根拠を伝えるため
フィードバックの目的の一つには、メンバーに人事評価の結果や目標達成の結果などを伝えることもあります。フィードバックもなく評価だけが下がってしまうと、メンバーのモチベーション低下につながりかねません。
評価が上がったとしても、自身のどのような行動や成果が評価されたのかメンバーは分からず成長できません。
フィードバックを実施して、なぜそのような結果になったか客観的な根拠に基づいて伝えることで、メンバーが納得して自分の行動の振り返りや反省ができるようになります。
効果的なフィードバックに必要な3つの要素
効果的なフィードバックを実施するには、以下に挙げる3つの要素を押さえておきましょう。
- フィードアップ
- フィードバック
- フィードフォワード
フィードバックはただ気になったこと、注意すべきことを伝えるのではありません。フィードアップで明確にした目標に対しての行動を振り返り、その後の対策をフィードフォワードとして定めることで、より高い効果を期待できます。
フィードアップ：目的や目標の確認
フィードアップとは目的や目標の確認を指します。フィードバックの目的の一つは、組織の目標達成ですが、目的や目標が設定されていなければ、どのように軌道修正していけばよいかを伝えられません。
また目標が設定されていても、確認を怠ってしまうと、見当違いのフィードバックにつながりかねません。そのためフィードアップとして目標を確認することで、効果的にフィードバックが行えます。
フィードバック：振り返りや評価
フィードバックでは設定されている目的や目標に対して、どのような行動をとったのか、評価に値する点はどこか、改善すべき点はどこかといった具体的な振り返りを行います。
このような振り返りや評価が行われることで、メンバーは自分がどのような状況にあるかが把握可能です。管理者や上司は適切な情報をメンバーに伝えましょう。
フィードフォワード：次のアクションの検討
先述のとおり、フィードフォワードは目標に対してのアクションを検討することを意味します。フィードフォワードは次のようなステップで進めていきましょう。
- 目標から逆算して現在できることを複数考える
- 複数の候補から効果が大きく期待できるプランを選ぶ
- プランを実際の行動計画に落とし込む
フィードフォワードによってメンバー自身が次のアクションを検討できるようになり、メンバーのモチベーション低下を防げます。
フィードバックをするための14のコツ
フィードバックは、メンバーの成長促進や組織の目標達成などに効果を発揮します。しかし、ただメンバーに指摘をすれば結果につながるわけではありません。フィードバックを行う際は、以下に挙げるコツを押さえておきましょう。
- フィードバックの目的を伝える
- 定期的なものと時間を空けないもので使い分ける
- ポジティブな内容とネガティブな内容のバランスを考慮する
- 現実的かつ具体的にフィードバックする
- 相手の能力を考慮してフィードバックする
- 行動に焦点を当てる
- 根拠を提示する
- 振り返りとアドバイスをセットで提示する
- 相手の主体性を促す
- 責任を負わせないようにする
- 一度に多くのフィードバックをしない
- オープンマインドで臨む
- お互いのコミュニケーションを大切にする
- 部署やチーム関係なくフィードバックする
どのコツを押さえてフィードバックをするにしても、主観に基づくメンバーの人格否定やハラスメントと捉えられるような伝え方は避けましょう。ここからはそれぞれについて詳しく解説していきます。
1. フィードバックの目的を伝える
フィードバックを実施する際は、事前に実施の目的をメンバーに伝えておきましょう。フィードバックの中には、あえてネガティブな言葉を使うネガティブフィードバックがあります。
ネガティブフィードバックは事前に実施目的が把握できていないと、批判と捉えてしまうメンバーが現れかねません。
また、フィードバックの目的がメンバーの成長や目標達成のためであることを伝えておかないと、メンバーがフィードバック内容に不信感を募らせてしまう恐れがあります。
フィードバックを建設的のものにするためには、事前に実施の目的を伝えておくことが大切です。
2. 定期的なものと時間を空けないもので使い分ける
定期的に実施するフィードバックと、時間を空けないタイムリーなフィードバックを使い分けましょう。例えば、定期的なフィードバックは目標達成の進捗だけでなく、メンバーのモチベーションなどを確認できます。
厚生労働省の調査によれば、年に一度のフィードバックであっても、実施することで働きやすいと感じるメンバーの割合は働きにくいと感じるメンバーの割合を上回っています。
この結果からも定期的なフィードバックの重要性が分かるでしょう。（※）
一方でタイムリーなフィードバックは、メンバーの記憶が新しいうちに理解しておくべきこと、すぐに改善すべきことなどを伝えるのに効果的です。
時間が経過してメンバーの記憶が曖昧な状態でフィードバックしても、効果が期待できない上、「その場で伝えて欲しかった」と思われてしまいます。
※出典：厚生労働省.「令和元年版 労働経済の分析 －人手不足の下での「働き方」をめぐる課題について－」
3. ポジティブな内容とネガティブな内容のバランスを考慮する
フィードバックを実施する際は、ポジティブな内容とネガティブな内容のバランスを考慮することが大切です。
ポジティブな内容ばかりでは、メンバーの課題の改善にはつながりにくいでしょう。一方でネガティブな内容ばかりでは、メンバーの自尊心やモチベーションを低下させてしまう恐れがあります。
そのため、フィードバックではポジティブ、ネガティブのバランスを取りましょう。具体的には、フィードバック手法の一つである、サンドイッチ型フィードバックの活用が挙げられます。
サンドイッチ型フィードバックとは、ネガティブな内容をポジティブな内容で挟むフィードバック手法です。
4. 現実的かつ具体的にフィードバックする
フィードバックでメンバーの課題解決やモチベーション向上につなげるためには、現実的な内容を伝えるようにしましょう。あまりにも現実的でないフィードバックをしてしまうと、課題解決、モチベーション向上の逆効果になりかねません。
また、曖昧かつ主観的なフィードバックでは、メンバーに課題解決を促すことができません。フィードバックは現実的かつ事実に基づいた具体的な内容を伝えるようにしましょう。
5. 相手の能力を考慮してフィードバックする
メンバーごとに能力やスキルは異なります。フィードバックの際はメンバーの能力やスキルを考慮してフィードバックを行いましょう。
例えば、「他のメンバーはできているから」といったように他人と比較したフィードバックを行ってしまうと、メンバーの自尊心やモチベーションを低下させてしまいます。
フィードバックを行う管理者や上司は、能力やスキルが人によって異なることを把握して、対象者にあったアドバイスを実践しましょう。
6. 行動に焦点を当てる
メンバーの人格や能力を否定するようなフィードバックは避けましょう。フィードバックを行う際は、メンバーの行動に焦点を当てることが大切です。
行動に焦点を当てずに人格や能力を否定するようなフィードバックを行ってしまうと、メンバーが自己否定に陥ってしまい、離職につながりかねません。また人格を否定するようなフィードバックは、ハラスメントと受け取られてしまう可能性もあります。
7. 根拠を提示する
フィードバックを行う際は、なぜそのような評価になったのか、改善点が浮かび上がったのかの根拠を提示するようにしましょう。フィードバックの内容が根拠に基づいた、具体的かつ論理的なものであれば、よりメンバーの理解が深まります。
根拠のないままフィードバックを続けてしまうと、メンバーに改善を促せないだけでなく、不信感の増幅につながりかねません。
8. 振り返りとアドバイスをセットで提示する
フィードバックでは振り返りだけでなく、アドバイスもセットで提示することが大切です。振り返りだけでは、メンバーは今後どのように行動を改善していくべきかが把握できません。
アドバイスを提示する際は「今後に向けて一緒に考えていこう」といったような、前向きな姿勢を見せるようにしましょう。
なおフィードバックの対象が経験の豊富なメンバーである場合、自分で課題を解決する能力が備わっているケースもあるため、メンバーのキャリアに応じてアドバイスをどの程度具体的に伝えるのかを調整するのもポイントです。
9. 相手の主体性を促す
フィードバックによってメンバーの主体性を促して、自発的に課題解決に取り組むようにしましょう。フィードバックでメンバーの主体性を促すには、メンバーにポジティブな体験をさせることが大切です。
例えばフィードバックで行動を評価することで、メンバーのモチベーションが向上し、課題解決に前向きに取り組む姿勢が期待できます。
フィードバックの手法の中でも、コミュニケーションを取りながら進めるペンドルトン型フィードバックや、メンバーの行動から改善策までを一連の流れとしてフィードバックするFEED型フィードバックは、主体性を促しやすいでしょう。
10. 責任を負わせないようにする
フィードバックはメンバーそれぞれに行うのが一般的ですが、どのメンバーに対しても責任を負わせないようにしましょう。
組織の目標達成の進捗が芳しくなくても、メンバーに責任を負わせるようなフィードバックをしてしまうと、対象のメンバーが萎縮してしまいます。また責任を感じてしまい、心身に不調を来たしてしまう恐れもあります。
フィードバックは個人レベルに留め、メンバー一人ひとりを成長させて、組織としての目標達成を目指しましょう。
11. 一度に多くのフィードバックをしない
一度のフィードバックで多くのことを伝えてしまうと、どれも改善がみられない可能性があります。一度のフィードバックでは、一つのことを伝えるという意識をします。
メンバーによって能力はさまざまですが、優秀な人であっても一度に多くのことを一気に改善するのは難しいでしょう。
時間はかかってしまいますが、確実に目標達成に近づけるためには、一度のフィードバックで伝えることは絞るように意識するのが大切です。
12. オープンマインドで臨む
フィードバックにはオープンマインドで臨みましょう。フィードバックの内容によっては、メンバーが反論や不満感をあらわにする可能性があります。
このような際にメンバーの意見や姿勢を受け入れないと、トラブルに発展しかねません。トラブルに発展した結果、メンバーが離職してしまう可能性も考えられます。
そのため、メンバーの意見や姿勢を受け入れる姿勢を心掛けることが大切です。冷静かつ寛容な対応をすることで、建設的な意見交換も期待できます。
13. お互いのコミュニケーションを大切にする
フィードバックは行う際は、メンバーからの意見もしっかりと受け入れてコミュニケーションを図るようにしましょう。
フィードバックの手法の一つであるペンドルトン型フィードバックは、フィードバックする側とされる側とが交互にやり取りする形で進むため、コミュニケーションを図るのにも効果的です。
フィードバックでコミュニケーションが図られることで、信頼関係の構築にもつながります。
また、コミュニケーションはフィードバック時だけでなく、日頃から求められます。日頃からコミュニケーションを取っておくと、メンバーからの信頼が高まり、フィードバックの効果がより期待できるでしょう。
14. 部署やチーム関係なくフィードバックする
フィードバックは上司と部下というケース以外にも、日頃の業務の中で他部署や他チームのメンバーへも行う必要があります。特に他の部署からポジティブなフィードバックがあれば、メンバーはより前向きに業務に取り組めます。
部署やチーム関係なく、業務をサポートしてもらった、業務改善のアドバイスをもらったといった場合には、積極的にフィードバックをして、お互いのモチベーションを高めていきましょう。
フィードバックを行うシーン
フィードバックは日々の業務におけるさまざまな場面で実施できます。中でも以下のような場面でフィードバックが行われることが一般的です。
- 1on1
- OJT・日常業務
- 評価面談
中でもOJT・日常業務においてのフィードバックは迅速なフィードバックを行うのに適しています。目標達成のための軌道修正を目的とするのであれば、日頃からフィードバックを行うことを心掛けましょう。
1on1
1on1とはメンバーの成長をサポートすることを目的に、管理者や上司と部下との間で定期的に実施される1対1のミーティングです。
一般的に1on1は、管理者や上司が部下が抱える悩みやキャリアアップの相談などを吸い上げる場で、週に1回や月に1回といったように高頻度で行われます。
1on1は部下の悩みを引き出すだけでなく、個人に向けたフィードバックを行うのに適した場面です。他のメンバーの前でフィードバックを行ってしまうと、対象のメンバーの自尊心を傷つける恐れがあります。
そのため、個人に向けたフィードバックは1on1の場面で行うようにしましょう。
OJT・日常業務
メンバーが評価すべき行動や問題のある行動を起こした際は、すぐにフィードバックを行うことが理想的です。その点、OJTや日常業務は1on1よりもリアルタイムにフィードバックが行えます。
中でもOJTは実践しながら研修を重ねていくため、すぐにフィードバックを実施しないと間違ったまま業務を進めてしまうかもしれません。
またフィードバックがないままでは、メンバーも不安を抱きつつ実務を進めてしまいます。そのため、OJTではスピーディなフィードバックを心掛けましょう。
また日常業務におけるフィードバックは、管理者や上司が業務に追われていて心に余裕がないと、ついついミスの指摘ばかりになってしまいます。当然、メンバー側も業務に追われていると、フィードバックを受け入れる余裕がなくなってるかもしれません。
お互いの心の余裕のなさが原因で、フィードバックが叱責と捉えられてしまう可能性もあるため、言葉を丁寧に選んで伝えるようにしましょう。
評価面談
人事の評価面談におけるフィードバックは、自分がどのように評価されているかをメンバーが客観的に把握できる機会になります。
反対に評価面談でフィードバックが行われないと、メンバーは「なぜ自分がこのような評価なのか」と不信感を抱いてしまうかもしれません。
給与とも関係する人事評価はメンバーの働くモチベーションと大きく関係します。人事評価に不満を抱いてしまったメンバーは、モチベーションが低下する恐れがあります。
そのため、とりわけ評価面談におけるフィードバックは客観的かつ根拠に基づいて行いましょう。
評価面談でフィードバックを行うことで、会社が求める人材とメンバー自身の現状とのギャップを埋めることも可能です。
効果的なフィードバックのコツを押さえてメンバーの成長につなげよう
フィードバックとは、管理者や上司がメンバーの行動に対して評価や改善点を伝えることを指します。
フィードバックを行う目的は相手の成長を促す、組織の目標を達成する、結果とその根拠を伝えることなどです。これらの目的を果たす上では、コツを押さえて適切にフィードバックする必要があります。
フィードバックのコツは、事前に実施の目的を伝えておく、定期的なフィードバックとリアルタイムのフィードバックを使い分けるなどが挙げられます。いずれのコツを実践するときも、主観的な意見ではなく、客観的な意見を心掛けましょう。
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