SFAの解説から主な機能、メリット、おすすめツールなどを紹介!

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はじめに

SFAとは、営業活動の生産性向上と効率化を図る営業支援システムのことですが、あなたは正しく活用できていますか?

営業活動の善し悪しは、そのまま会社の業績に直結します。仮に良い商品やサービスを開発しても、それを効率的に売ることができなければ、売上に直結しません。もしSFAを正しく導入できれば、営業担当者の負担が軽減され、売上アップにつながる可能性があります。

そこでこの記事では以下について解説します。

  • SFAの概要とCRMとの違い
  • SFAの主な機能と導入メリット
  • SFAツールの選び方5つとおすすめツール3つ

この記事を読めば、SFAの概要から導入メリット、おすすめツールまでを理解するとともに、自社の営業活動に活かすことができます。

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SFAとは?

SFAとは、sales force automation(セールスフォース・オートメーション)の略で、直訳すると「営業部隊自動化」となります。つまり、IT技術を用いて営業活動の生産性向上と効率化を図る、営業支援システムのことです。

営業職の仕事は、下記のように多岐にわたります。

【営業職の仕事内容】

  • 顧客リストの作成
  • 電話によるアポ取り
  • 見積もり・企画書・日報などの文書作成
  • 商談訪問
  • 顧客への定期訪問 など

上記の仕事内容の中には、繰り返し作業や定型作業などが含まれます。そのため、SFAを導入することによって大半の作業を自動化できれば、営業担当者は営業活動に専念できるのです。

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CRMとSFAの違いは?

SFAとよく比較されるものにCRM(顧客関連管理)があります。
CRMとは、customer relationship management(カスタマー・リレーションシップ・マネジメント)の略で、直訳すると「顧客関連管理」となります。つまり、特定の顧客との関係を構築し、その結果として利益や売上げにつなげるという経営手法のことです。もちろん、顧客との関係構築を行うシステムもCRMに含まれます。

CRMとSFAの違いは、それぞれ以下の通りです。

【CRMとSFAの違い】

特徴
CRM   顧客との関係構築、もしくは顧客情報に関するデータを主に管理しているシステム
SFA営業担当者の営業活動の効率化を目指したシステム

つまり、CRMが顧客管理に重きを置くシステムに対して、SFAは営業活動の効率化に重きを置くシステムと言えます。

SFAの主な機能5つ

SFAには、それぞれ営業活動をアシストする、主に5つの機能が搭載されています。

SFAを使う前にそれぞれどんな機能があるか、ここで確認しておきましょう。

【SFAの主な機能】

  1. 案件管理
  2. 顧客管理
  3. 行動管理
  4. 予実(予算と実績)管理
  5. レポート管理

機能1 案件管理

案件管理は、営業担当の営業活動を閲覧・管理する機能です。この機能で管理できる情報は、以下の通りです。

【「案件管理」機能で管理できる情報】

  • 営業担当
  • 営業した会社名
  • 提案中のサービス・商品の詳細
  • どこまで提案したかなどの進捗状況
  • 受注できる確率、ランクの表示
  • 受注予定日・受注見込額 など

この機能を使えば、直接の営業担当者でなくても、どこまで営業活動が進んでいるかを好きなタイミングで調べることができます。

例えば、上司が部下に営業活動の進捗を聞いたとしても、部下は忙しくて答えられないことがあるかもしれません。しかし、この機能を使えば、上司が部下に聞かなくても正確に進捗を把握することができます。

また、他の営業担当と調整して応援を派遣するなど、的確な指示を出すことにも役立ちます。

機能2 顧客管理

顧客情報を詳細に管理する機能です。この機能は、以下の情報が管理できます。

【「顧客管理」機能で管理できる情報】

  • 会社名
  • 住所
  • 担当者の氏名
  • 担当者への電話番号
  • 役職
  • 顧客との面談回数
  • 名刺情報 など

この機能があれば、顧客情報の共有が簡単に行えるため、時間の節約になります。

例えば、退職や異動で前任者からほとんど引き継ぎがされていなかった場合、次の担当者はイチから顧客の情報を収集・整理することとなり大変です。

または、顧客から電話があったときに、営業担当者不在で受け答えできないケースもあるでしょう。

そんな時に、引き継ぎによるトラブルや顧客とのやり取りをスムーズにする機能として役立ちます。

機能3 行動管理

行動管理は、営業担当者の行動を客観的に捉えるために役立つ機能です。具体的には、以下のような項目を管理します。

【「行動管理」機能で管理する項目】

  • 商談目的
  • 商談履歴
  • 商談時間
  • 商談相手
  • 提案書の有無
  • 提案中の金額
  • 次回の目標 など

この機能を使えば、上司が各案件の進捗を正確に把握し、営業活動への助言や提案中の金額調整など、成約するためのさまざまなフォローができます。

機能4 予実(予算と実績)管理

予実(予算と実績)管理は、蓄積したデータを元に、売上げの予測や、予算、実績などを管理してくれます。

具体的には、以下のような機能があります。

【「予実(予算と実績)管理」の機能】

  • 顧客別・商品別・サービス別の売上予測
  • 担当者の予算
  • 個人・部署ごとの実績

この機能で、予算と実績を比較しながら、さまざまな角度で営業活動に役立てることができます。

例えば、受注する可能性が高い案件に予算を回したり、人手を増やしたりなど、進捗状況に合わせてマネジメントが可能になるのです。

この機能をうまく使えば、月末に成績不振者へ向けてげきをを飛ばすような古い営業スタイルから脱却できます。

機能5 レポート管理

レポート管理機能は、営業活動で最も時間がかかる書類作成などの作業を効率的にこなしてくれる便利な機能です。

【「レポート管理」機能】

  • 日報作成
  • 見積書作成
  • 企画書作成

この機能を使えば、営業活動を行う社員にとって負担となっていた文書作成が楽になります。

例えば、日報は毎日作成する必要があるため、1日のうち一定時間はこの作業に縛られてしまいます。しかし、レポート管理によって日報が簡単に入力できる形になれば、大幅な時間を節約できるのです。

また、見積書はテンプレート化することによって、効率的に作成もできるようになります。

レポート管理を使うことで、営業担当者を営業活動に専念させる効果があり、人件費を抑えることにもつながるのです。

SFAの導入メリット6点

SFAの導入をすると、下記のようなメリットが得られます。

【SFA導入メリット】

  1. 営業担当者の教育コストの抑制
  2. 営業活動の可視化
  3. 正確な売上予測ができる
  4. 情報を共有できる
  5. スケジュール管理から解放される
  6. 経営判断のスピードが上がる

導入メリット1 営業担当者の教育コストの抑制

SFAを導入するメリット1つ目として、「営業担当者の教育コストの抑制」が挙げられます。

これは、営業活動が乏しい新人教育に役立ちます。なぜなら、SFAを使えば現役の営業担当者の進捗や結果が閲覧できるからです。具体的には、以下のことを新人が確認することで、教育につながります。

【SFAで確認できること】

  • 営業担当者は、どのような流れで契約を取ったか?
  • 契約に至るまでに、どのような関係構築を行ったか?
  • 顧客の心をつかむテクニックやコツは?

営業活動はお客様に合わせて行う必要があります。そのため、過去に先輩たちが経験してきた内容を確認するだけでも、実戦で役に立つ知識を身につけることができるのです。

これは、新人へ向けてのセミナーや講習に近い効果が期待できるので、手間やコストの削減にもつながります。

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導入メリット2 営業活動の可視化

SFAを導入するメリット2つ目として、「営業活動の可視化」が挙げられます。

営業活動は担当者への依存が大きく、担当者以外が状況を把握するのは至難の業です。なぜなら営業活動は個人の裁量に任せることが多く、それぞれのペースで行っていくケースが一般的となっているからです。

しかし、個人依存ばかりでは担当者の急病などの不測の事態に対応できません。それを防ぐためにも、SFAを活用して、上司やマネージャーがチーム内の進捗を可視化して把握できるような体制が必要なのです。

導入メリット3 正確な売上予測ができる

SFAを導入するメリット3つ目として、「正確な売上予測ができる」が挙げられます。

上司やマネージャーは、経営陣から売上げがどれくらいになりそうかという報告を、よく求められます。なぜなら、経営陣はその売上報告を元に、これからの経営方針を決めたりするからです。

しかし、SFAが導入されていないと、売上が確定するまでは時間がかかるため、正確な報告ができることはまれです。

そこでSFAを使用すれば、集積された過去のデータに基づいて計算された正確な売上げ数値が報告でき、会社の経営方針の確度も高めることができます。

導入メリット4 情報を共有できる

SFAを導入するメリット4つ目として、「情報を共有できる」が挙げられます。

営業活動は個人が進める活動が多いため、営業先の情報も担当者が記録・保管するのが一般的でした。しかし、SFAが導入されていれば、誰がどこまで営業活動を進めているか、チーム全体で共有できます。

これを利用すれば、顧客への訪問時間が重なったときでも他の方に応援で任せるなど、臨機応変に行動ができます。

営業活動を滞りなく進めるために必要な「チームによる連携」も可能となるのです。

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導入メリット5 スケジュール管理から解放される

SFAを導入するメリット5つ目として、「スケジュール管理から解放される」が挙げられます。

営業担当者は一人で何件も案件を抱えているケースが多いため、全体の状況把握、スケジュール確認をするのに一苦労するものです。

しかし、SFAのスケジュール管理機能を利用することによって、営業担当者はこの煩雑な作業から解放されます。また、次の約束にも余裕をもって対応でき、忘れ物を防ぐなどの効果も期待できます。

導入メリット6 経営判断のスピードが上がる

SFAを導入するメリット6つ目として、「経営判断のスピードが上がる」が挙げられます。

経営陣は会社の企業方針を決める重要な組織ですが、それを決める大切な材料は、正確な売上げ数値です。なぜなら、売上から経営判断に使う経営指標を計算するからです。

例えば、「売上高営業利益率」から本業でどれだけ稼げているか算出したり、「売上高付加価値率」から付加価値の大きい商品やサービスが提供できているか判断したりといったパターンがありますが、それらの経営指標を素早く算出するためにも、SFAは有効なツールと言えます。

SFAのおすすめツール3選

SFA導入には、SFAを提供している会社のツールを使うのが良いでしょう自社オリジナルのツールを一から開発して使うより、改良が進んだ専用のツールを使うのが一番効率的です。

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SFAツールの選び方は5つ

ここでは、SFAツールの選び方を5つご紹介します。

【SFAツールの選び方】

  1. 必要な機能を備えているか?
  2. 費用対効果は高いか?
  3. 使いやすいか?
  4. 外出先からでもアクセスできるか?
  5. サポート体制は整っているか?

ツールの選び方1 必要な機能を備えているか?

SFAの目的は、営業担当者の実務をいかに軽減・効率化させることにあります。そのため、実務に直結した下記に挙げる機能をツールが備えているか、チェックしておきましょう。

【SFAに必要な機能】

機能詳細
メール配信     顧客情報を元に、顧客へ最適なアプローチをするためのメールを配信してくれる。
添付ファイル暗号化メールに資料などを添付する場合、セキュリティを高めることができる。
名刺管理各担当が訪問先で入手した名刺をアップロードすることによって、他の担当者と共有ができる。

また、名刺の現物管理からも解放される。

通知機能条件などを設定すると、アラートなどで通知してくれる機能。

アポイントメント管理や期限設定などに役立つ。

CSV出力機能エクセルやデータベースに顧客データを保存したい場合にあると便利。

特に自社に必要な機能はどれか先に決めておくと、ツールが選びやすくなります。

ツールの選び方2 費用対効果は高いか?

SFAツールは、初期費用と月額料金がかかります。そのため、導入コストに対して費用対効果が高いか検討しておくのが大切です。具体的には、以下のことを検討します。

【費用対効果の考え方】

  • どれだけ時間短縮ができたか?
  • 営業成績がどれだけ上がったか?

もし導入コストを抑えたければ、期間限定で提供する「無料プラン」があります。

実際に使ってみなければ分からないことも多いと思いますので、お試しで使って様子を見ましょう。

ツールの選び方3 使いやすいか?

SFAは、営業担当者が実務で使うツールです。そのため「使いやすいさ」は一番大事な点になります。

もし導入したからと言って無理に使わせても、担当者の負担が増えるだけです。定期的に使用状況やヒアリングを実施して、ツールが使いやすいか確認しましょう。

導入中は月額料金もかかりますので、使いにくいという意見があったら、ダラダラ使い続けずにすぐさま利用を中止し、別のツールを使うことを検討した方が管理者としては建設的です。

ツールの選び方4 外出先からでもアクセスできるか?

営業活動は、基本的に外出することが多いです。

なぜなら、アポイントメントなどの連絡は電話やメールで行えますが、契約書の取り交わしや、商品の納品作業などをする場合は外出するからです。

外出先から次の顧客のデータへスマホやパソコンでアクセスできないツールだと非常に使いにくく、当初予定していた効果は得られないでしょう。

使うのは営業担当者なので、彼らの意見を参考に選ぶのも一つの手です。

ツールの選び方5 サポート体制は整っているか?

SFAツールに限らず、新しく導入したツールを使うと、必ずトラブルに遭遇します。

そんな場合を想定して、すぐ相談できるサポート体制が整っているツールを選びましょう。例えば、以下のトラブルが発生した場合に役に立ちます。

【SFAツールのトラブル】

  • 設定ミスをしたのでやり直したい
  • エラー画面から復旧できない
  • 使い方が分からない

またサポート体制にもいろいろありますので、下記の要点をチェックしておきましょう。

【サポート体制のチェック項目】

  • 電話でのサポートは可能か?
  • 休日や24時間サポートはあるか?
  • サポート回数に制限はあるか?

おすすめツール1 JUST.SFA

JUST.SFAは、クラウド型のSFAで、使いやすさを追求したユーザーインターフェースとカスタマイズ性の高さが特徴です。

【機能の一覧表】

機能有無
メールのテンプレート化あり
売上予測・管理あり
メール送信あり
名刺管理あり
通知機能あり
CSV出力あり
対応モバイルiOS、Android
サポート体制追加料金(料金プランの30%)で24時間365日の電話でのサポートあり
無料プランあり

【価格プラン】

プラン名初期費用月額料金
問合せ問合せ

おすすめツール2 Salesforce Sales Cloud

日本や世界でトップシェアを誇るSFAツールです。カスタマイズ性の高いツールのため、幅広い企業に採用されています。

例えばセブンイレブンなどを含む大企業から中小企業など、約15万社に採用された実績があります。

【機能の一覧表】

機能有無
メールのテンプレート化あり
売上予測・管理あり
メール送信あり
名刺管理なし
通知機能あり
CSV出力あり
対応モバイルiOS、Android
サポート体制なし
無料プラン30日間

【価格プラン】

プラン名初期費用月額料金
Essentials3,000円/人(税抜)
Professional9,000円/人(税抜)
Enterprise18,000円/人(税抜)
Unlimited36,000円/人(税抜)

おすすめツール3 intra-mart DPS for Sales

導入実績8,200社超えのクラウド型のSFAツールです。既存のExcel帳票の取り込みや、LINEのようにタイムラインを活用したコメント機能などを利用することができます。

【機能の一覧表】

機能有無
メールのテンプレート化あり
売上予測・管理あり
メール送信あり
名刺管理あり
通知機能あり
CSV出力あり
対応モバイルiOS、Android
サポート体制
無料プラン5日間

【価格プラン】

プラン名初期費用月額料金
クラウド・フル4,500円/人(税抜)
クラウド・ライト2,500円/人(税抜)
プライベートクラウド・フル月額27万5千円~3,500円/人(税抜)
プライベートクラウド・ライト月額27万5千円~1,500円/人(税抜)
オンプレミス・フル100万円~100,000円/人
オンプレミス・ライト100万円~30,000円/人

SFAの導入前は入念な検討をしよう

営業成績を上げるためにSFAを導入して営業業務を効率化させるのは効果的です。しかし、SFAの導入前には、できるだけ入念な検討をしておきましょう。

もし使いにくいSFAツールを導入してしまうと、社員の負担を減らすために導入したはずが、逆に負担を増やす結果となってしまいます。また、導入コストも高額なものが多いため、失敗するとダメージが大きいものとなります。

SFAの導入前には、自社にとって最適なツールはどれなのか、よく吟味してから選ぶようにしましょう。

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