ビジネスの現場では「業務効率化」と「生産性向上」という言葉がよく飛び交います。
この2つの言葉は、「少ない労力で、より多い結果を出す」という風に受け取ると、同じようにも見えますが、厳密には意味が異なるものです。
本記事では業務効率化と生産性向上の違いについて解説しました。
それに伴い、業務効率化と生産性向上を推進する方法も紹介しています。
ぜひ最後まで読んでみてください。
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目次
業務効率化と生産性向上の違いを解説
ここでは業務効率化と生産性向上の違いを解説していきます。
業務効率化とは？
まず業務効率化とは、その名の通り、業務を効率化させることです。
一般的には、業務のムダを取り除いたり、業務フローを改善したりすることで、業務を効率化させます。
具体例として、以下が業務効率化に該当すると考えられます。
- 業務マニュアルを作成する
- 行列を無くすために店内の配置を変える
- ITツールを導入して無駄な業務削減する
あくまでも「時間」や「労力」の無駄をなくすことが業務効率化の目的・意味である、と捉えてよいでしょう。
関連記事：業務の効率化を実現するための方法は？効率化の手法や事例を解説
生産性向上とは？
一方で、生産性向上は、その名の通り生産性を向上させることです。
大前提として、生産性は投入量と歳出量によって決定されます。
例えば歳出量をキープした状態で投入量を減らすことができれば、それは「生産性が向上した」と言えます。
そして生産性を向上させるアプローチは実に多彩です。
投入量をキープした状態で歳出量を増やすアプローチもあれば、大数の法則を活用するために、投入量を増やして歳出量を劇的に増やすアプローチも考えられます。
つまり、業務効率化は生産性向上のための手段の1つに過ぎないということです。
これが業務効率化と生産性向上の違いだと言えます。
関連記事：生産性向上を実現する方法とは？必要性や向上しない企業の共通点を解説
業務効率化による生産性向上が求められる3つの背景
業務効率化による生産性向上が求められる背景としては以下の3つが挙げられます。
- 少子高齢化による人手不足のため
- VUCA時代に対応するため
- 多様性のある働き方を提供するため
それぞれ詳しく解説していきます。
背景①：少子高齢化による人手不足のため
業務効率化による生産性向上が求められる環境として、まず挙げられるのが少子高齢化です。
日本は言わずもがな少子高齢化が進んでいる国の一つで、これにより、労働人口の減少が懸念されています。
一般的に人口動態は、よっぽどの大災害が発生しない限り、予測通りに進んでいきます。
そのため、少子高齢化による人手不足は高確率で訪れる未来です。
すでに現段階でも少子高齢化による負担増大が見受けられるといっていいでしょう。
このような社会で有効なのが、少ない人数で多くの成果を出せるようにすること。
つまり、業務効率化による生産性向上です。
業務を効率化させて、少ない労働人口でも高いパフォーマンスを発揮しなければいけない局面になってきています。
背景②：VUCA時代に対応するため
次に考えられるのは、VUCA時代に対応することです。
「VUCA」は元々軍事用語として用いられていた、以下4つの単語で構成された造語です。
- Volatility（変動性）
- Uncertainty（不確実性）
- Complexity（複雑性）
- Ambiguity（曖昧性）
VUCA時代とはすなわち、変化が非常に激しく複雑な社会情勢にある現代のことです。
そのためビジネス界では、このVUCA時代に対応するために、可能な限りコンパクトで身軽な経営体質を構築する必要があると考えられています。
その鍵を握るのが、業務効率化による生産性向上を活用した人員削減です。
会社の規模は従業員数で決まり、従業員が多ければ多いほど、身動きが取れなくなります。
実際、AmazonやGoogleのようなビッグテック企業でも、不況のときは1万人規模のリストラを実施するほどです。
変化の激しい時代に対応するには、業務効率化を推進させて、少ない従業員でもビジネスを回せる体質づくりが必要と言えます。
関連記事：VUCAとは？その意味やVUCAの時代を企業やリーダーが生き抜くために大切なことを解説
背景③：多様性のある働き方を提供するため
業務効率化による生産性向上を実施できれば、多様性のある働き方を提供できます。
週休3日制、育休・産休、リモートワークを実施できるようになるでしょう。
現在、さまざまな人材を獲得するために、多様性のある働き方を提供する企業が増えています。
多種多様なライフスタイルに対応可能な、多様性のある働き方を提供できない企業が「古い企業」というレッテルを貼られる時代も、そう遠くないでしょう。
業務効率化による生産性向上を推し進め、ブランディングとして多様性のある働き方を提供する企業が増えています。
業務効率化を実現するための施策5選
業務効率化を実現するための施策は以下の5つです。
- タスクを洗い出して優先順位をつける
- ITツールを導入する
- 業務マニュアルを作る
- ワークフローを見直す
- 重要度の低い業務を外注する
それぞれ詳しく解説していきます。
タスクを洗い出して優先順位をつける
まずは考えられるタスクを洗い出して、優先順位をつけます。
ここでいう「タスク」とは、メイン業務はもちろんのこと、ウォーターサーバーの管理や部屋の掃除など、日常的な雑務も含みます。
そしてタスクを洗い出した後は、重要度と緊急度を用いて、優先順位をつけていきます。
この際、タスクの消化方法を考える必要はありません。
まずは優先順位をつけることに集中します。
どのような業務効率化を実践するにしても、タスクの優先順位付けは必要不可欠な工程です。
ITツールを導入する
タスクを消化、または消去できるITツールの導入を検討しましょう。
例えば、Zoomを導入すれば「会議室の予約」を完全に抹消できる可能性があります。
また「チャットツールやカンバンボードを導入することで、メールのやり取りをかなりカットできた」というケースも多く見受けられています。
少ない人数で多くの成果を出すためには、ITツールの導入は必要不可欠です。
ただし、ITツールの導入によって無駄な仕事が増える可能性も考えられます。
「このITツールが本当にタスク消化に役立つのか」を常に意識しましょう。
業務マニュアルを作る
ロボットであれば、データを移植することで、すぐにプロフェッショナルな手作業を実施できるようになります。
しかし、人間にそんなことはできません。
大抵の場合、先輩社員が新人を教育することで、時間をかけながら少しずつできるようになっていきます。
この教育期間の間、生産性が向上することはありません。
なぜなら、先輩社員が新人を教育するためにリソースを消化してしまうからです。
そこで業務マニュアルの出番です。
業務フローを示したマニュアルを作成しておけば、先輩社員が新人を教育する手間を削減できます。
一見すると当たり前のことですが、体系的な業務マニュアルを作成できている組織は、そこまで多くないでしょう。
先輩社員にわざわざ聞く必要のない優れた業務マニュアルを作成しておきましょう。
ワークフローを見直す
業務のワークフローを根本的に見直すのもいいでしょう。
業務1つ1つを効率化するよりも、ワークフローそのものを見直した方が、大きな効率化が見込めます。
ただし、ワークフローを変更することによる再教育の手間は、十分に考慮すべきです。
重要度の低い業務を外注する
タスクの優先順位をつけた結果、重要度の低い業務が判明したら、それはなるべく外注するようにしましょう。
例えば、時給5万円レベルの素晴らしいエンジニアがいたとして、そのエンジニアがオフィスの掃除に1時間かけるのは実にもったいないことだと言えます。
なぜなら部屋の掃除はより安い賃金で雇えるアルバイトでも十分にこなせるからです。
重要度の低い業務は積極的に外注していきましょう。
清掃、事務作業、経理作業などは重要度の低い業務に該当すると言えます。
業務効率化による生産性向上を実施する際のポイント
業務効率化による生産性向上を実施する際のポイントは以下の5つです。
- タスクの優先度を整理する
- ディープワークを追求する
- メールやチャットに依存しない
- DXには時間をかける
- どの業務を効率化すべきかを見極める
それぞれ詳しく解説していきます。
関連記事：生産性向上の成功事例集5選｜必要性と具体的な施策を解説
ポイント①：タスクの優先度を整理する
先ほども述べた通り、タスクの優先度を整理するのは必要不可欠な工程です。
では具体的にどのように整理すればいいのでしょうか。
最も多く用いられている手法は、緊急度と重要度の2つの指標を用いて、以下の4つに分類することです。
- 緊急かつ重要なタスク
- 緊急だが重要ではないタスク
- 緊急ではないが重要なタスク
- 緊急でも重要でもないタスク
この中で扱いが難しいのが「緊急ではないが重要なタスク」です。
本来であればポテンシャルの大きい重要なタスクなのですが、締め切りがないために後回しになっているタスクです。
タスクの優先度を整理すれば、何を効率化させて、何を大事にすべきかが一目でわかるようになります。
ポイント②：ディープワークを追求する
業務効率化による生産性向上では、ディープワークを意識しましょう。
ディープワークは深い集中力をキープし、ゾーンに入ったかのように高いパフォーマンスを発揮できる状態を指します。
実際、多くの優秀なエンジニアは、時間感覚を喪失してしまうほど仕事に没頭できます。
では具体的にどうすればいいのか。
ディープワークで絶対に必要なのは「遮断されない環境」です。
つまり、頻繁に会話したり、ディスプレイで通知がなり続けたりする環境で、ディープワークは不可能だと言えます。
ディープワークを追求する際は、メールや会話のやり取りを一切しない時間を設けるなど、工夫が必要です。
ポイント③：メールやチャットに依存しない
以上のことから、メールやチャットに依存するのはあまり好ましくありません。
近年はリモートワークの普及により、非同期コミュニケーションの重要性が高まっています。
しかし、何度も返信する必要のある案件の場合は、会議や電話などの同期コミュニケーションの方が適している場合があります。
メールやチャットに依存するのではなく、電話や会議も含めて、適切なコミュニケーション手段を選択できるようにしましょう。
ポイント④：DXには時間をかける
ゼロからビジネスを構築するならまだしも、一旦完成されているビジネスモデルにITツールを組み込むのは、実に骨の折れる作業です。
日本のデジタル庁の取り組みを見ていれば、それがよくわかります。
だからこそ、DXを実施する際は「時間をかけること」を意識しましょう。
実際にITツールを導入し、導入後の従業員の再教育を含めると、最低でも3年は必要です。
DXは楽に実施できるものではありません。
時間をかけて、辛抱強くデジタル化を進めていきましょう。
ポイント⑤：どの業務を効率化すべきかを見極める
業務効率化による生産性向上を実施する際は、どの業務を効率化すべきかを見極めるようにしましょう。
そのためには、現場の業務プロセスを深く見つめ直す必要があります。
業務効率化は、そう簡単なことではありません。
会社の規模が大きければ大きいほど、業務効率化には時間がかかります。
だからこそ、効率化を実施する前の段階で回収が見込めるかどうかを判断する必要があるのです。
業務効率化の個人目標の設定例
業務効率化の個人目標を設定する際は、まず成果に関する目標を定めるのがいいでしょう。
例えば営業職であれば「前期より成果を〇〇%上げる」というように目標を設定し、達成に必要な業務効率化を考えていきます。
営業職の場合、どれだけ成約率を高めるかが効率化の鍵になるため、まずはどのタイミングでアポ取りするかを考えるのがいいのではないでしょうか。
例えば、多くの営業マンは9時から5時の間にアポ取り作業を行いますが、朝の始業時間と夕方の終業時間を狙い撃ちしてみるのはどうでしょう。
メールの予約送信を利用すれば、1時間をまとめてメール作成の時間にするなどして、業務を効率化できるはずです。
業務効率化による生産性向上の成功事例3選
ここでは業務効率化による生産性向上の成功事例を3つ紹介していきます。
事例①：NTT東日本のITツール活用
NTT東日本は2014年から働き方改革を実施し、具体的に以下の施策を実施しました。
- モバイルワークとWeb会議の推進
- 時間外労働の朝型化
- 休暇取得の推奨
以上の取り組みを実施した結果、時間外労働が13%減少し、月間時間外労働を45時間以上実施した社員が34%減少しました。
人件費で換算すると、これは大きな生産性向上だと言えます。
以上の取り組みを実施することで、従業員は「終業時間」を強く意識するようになり、計画性を持って仕事に取り組むようになったそうです。
事例②：伊藤忠商事の朝型化
伊藤忠商事は2013年に朝型勤務制度を導入し、20時以降の残業を原則禁止、22時以降を完全禁止、朝5時から8時の早朝勤務を推奨したとのことです。
9時から15時をコアタイムに設定しているため、15時での早帰りも可能になっています。
このような取り組みを実施してから、2022年度の伊藤忠商事の労働生産性は、2010年度の5.2倍にまで増えたようです。
ただし、当初はなかなか苦戦していたようで、オフィスの電気を消して回る際には、残業している従業員に怒られることもあったそうです。
そこから少しずつ朝型勤務の文化が浸透していったそうなので、やはりそれ相応の時間が必要なことがわかります。
事例③：エストニアの電子政府化
行政手続きの99%が電子化されたエストニアは、正真正銘の電子政府国家です。
エストニアでは会社登記や投票もデジタル化されており、行政手続きのコスト削減効果はGDP2%に相当しています。
仮に日本でGDP2%が削減されるとすると、その金額は約12兆円ということで、とてつもない規模の生産性向上になります。
また、エストニアではITが進んだことで、新しいスタートアップが続々と登場します。
その代表例がSkypeで、Skype出身の起業家によって大きな成功を収めるスタートアップがどんどん登場する好循環が生まれています。
それも含めると、エストニアの電子政府化は大きな恩恵を獲得したと言えるでしょう。
まとめ
それでは本記事をまとめていきます。
- 業務効率化は生産性向上のための手段の1つ
- 少子高齢化が進む現代社会で業務効率化は強く求められている
- 業務効率化を進める際は、業務全体を見直して、無駄な業務をITに代替したり外注したりするのが一般的な方法
業務効率化による生産性向上は、人手不足に陥るであろうこれからの日本社会で必須だと言えます。
仕事していく中で「はたしてこの業務は本当に自分がやるべきなのか？」を自問自答していけば、自然と無駄な業務を見つけられるようになるでしょう。
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