評価管理システムを導入することで、人事評価にかかる様々なコストを削減できたり、評価管理の透明性を上げたりすることができます。
本記事では評価管理システムについて、
- 概要やできること
- メリット・デメリット
- 選び方
- 注意点
などを解説していきます。
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目次
評価管理システムとは
評価管理システムとは、従業員の成果や給与など従業員に関するデータを一元管理し、効率化するシステムのことです。
従来、人事評価や人材管理の手法は、書類やエクセルデータで管理することが一般的でした。
しかし、評価管理システムを導入することで、システム上でまとめて管理できるようになります。
規模の小さい中小企業においても、自社に適したシステムを活用することで業務効率化につなげられるでしょう。
関連記事：中小企業が導入するべき人事評価制度とは？活用ポイントを解説
評価管理システムでは何ができる？
ここでは、具体的に評価管理システムでできることを解説していきます。
人材に関するデータをまとめて管理
一般的な評価管理システムでは、従業員一人ひとりの経歴やスキル、特徴などのデータをまとめて管理することができます。
この機能によって、部署間で従業員に関するデータを共有する手間が省けるというメリットがあります。
人事評価のシステム化
従来、人事評価は大きな労力が費やされる業務として、時間と手間がかかる作業でした。
特に部署間による情報の秘匿性。
公開されていない情報などが多数あったことで、正当な人事評価ができておらず、評価が人事部のブラックボックスの中、ということも多々見受けられました。
しかし、評価管理システムを導入することで従業員の目標や評価が一目瞭然となり、書類の扱いやメールを用いたデータ共有などの手間が省けます。
MBO評価
評価管理システムでは、各々の従業員の目標をシステムで管理することができます。
MBO評価（目標を設定し、その達成度で評価する制度）を採用している企業にとっては、こうした目標管理機能があると「どの従業員がどのように貢献しているのか」が可視化できるのです。
360度評価
一般的に、評価管理システムは360度評価にも対応しているため、上司だけではなく部下や同僚、取引先などさまざまな観点からの評価をまとめて管理できます。
したがって360度評価を採用している企業にとっては、人事評価の効率化を図ることが可能です。
※ただし、弊社では360度評価は不要と考えています。
関連記事：【管理職が人気取りに？】本当は怖い「360度評価」
評価管理システムを導入するメリットとは
評価管理システムを導入するメリットには、下記のようなものが挙げられます。
効率的な人事評価の実現
1つ目のメリットは、効率的な人事評価が実現できることです。
評価管理システムで行うことで、評価項目の設定や集計、分析などを簡単に行えます。
また、人為的なミスや書類の紛失などのトラブルも避けられるため、スムーズな業務が実現できるでしょう。
従業員のモチベーションや満足度アップ
2つ目のメリットは、従業員のモチベーションや満足度アップにつながることです。
評価管理システムでは評価項目を細かく設定できるため、具体的で詳細な評価項目による適切な人事評価が実現できるでしょう。
これによりハロー効果や中心化傾向といったバイアスを抑えられ、従来ではできなかった公正かつ正確な評価ができます。
この結果、優れた人材には適切なインセンティブを与えられ、従業員のモチベーションや満足度アップにつながります。
適材適所の実現
3つ目のメリットは、適材適所の実現です。
従業員一人ひとりのデータを集めることで、人材の能力や資質に最適な人事異動が可能になります。
特に従業員数やグループ企業が多い場合は従業員それぞれの特徴や特性を把握しにくく、適材適所が難しくなるため、評価管理システムによる適材適所が重要になるでしょう。
関連記事：適材適所とは？ビジネスで重要な理由や実現する方法を解説
評価管理システムを導入するデメリットとは
評価管理システムには多くのメリットがありますが、一方で下記のようなデメリットがあるため注意しましょう。
選び方を間違えるとコストが高くなる
評価管理システムには多種多様な機能が実装されており、そのすべてが盛り込まれたサービスを選ぶとコストが高くなる可能性があります。
また、クラウド型やオンプレミス型といった形態があり、それぞれ料金体系や運用コストが異なっています。
したがって、自社に最適なものを選ぶことが重要です。
評価者の負担が増える
システムを導入するとそれまでよりも高精度な人事評価ができますが、システムを使う評価者にシステムに関する適切な知識がなければ意味がありません。
したがって、導入したあとは評価者への研修を実施する必要があります。
また、導入してからはこれまでのやり方を見直す必要があり、これも手間となるでしょう。
このような理由から、評価者の負担が増える点が評価管理システムのデメリットです。
ただし、評価者の負担が増えるのは当初だけで、その後の負担総量は減少することが多いです。
従業員のモチベーション低下
メリットの1つに「従業員のモチベーションが上がること」を挙げましたが、場合によっては下がる可能性があります。
なぜなら、導入前と導入後の評価基準が大幅に乖離する場合があるためです。
したがって、評価管理システムを導入する際は従業員に対してしっかりと説明し、どのような目的やメリットがあるのかを理解してもらうことが求められます。
関連記事：社員への人事評価制度の問題点は？導入・見直し方法を解説！
人事評価システムを導入しても結果が出ないケース
人事評価システムは、評価の平等性を「見える化」するのに貢献します。
その一方で、漠然と評価システムを導入すれば成功すると考えてしまうと、失敗してしまうことがあります。
評価システムの平等性が発揮できずに失敗する主な原因は以下の2つです。
- そもそも評価制度が明確でないケース
- 360度評価が取り入れられているケース
そもそも評価制度が明確でないケース
評価制度が明確でない場合、それらの目標をシステムに置き換えたところで成功しないことがあります。
例えば、以下のような場合です。
- モチベーション・やる気などが評価制度に組み入れられている場合
- 期限が明確でない場合
上記の場合、そもそも目標を達成したかどうかをはかることができません。
また、上司による印象評価が発生している場合には、部下は結果を出すよりも上司との関係性、会社での立ち振る舞いに気を使うようになり、目標を達成しているのに業績は悪化するなどの現象が起きてしまいます。
人事評価の最終目標は、社員が目標を達成し、会社が成長することです。
しかし、上記のような捻じれが発生すると、会社は成長せず、目標を達成しているのに給料は上がらないといった新たな不満が生まれてしまうことになるでしょう。
360度評価が取り入れられているケース
360度評価は、評価者が見えていない部分を第三者が見て、評価するというものです。
一視点から悪い評価を受けてしまい、社員のモチベーションが低下することを危惧し、考案されたものです。
しかし、360度評価は、評価者の「責任」なしに被評価者が評価されてしまうという二面性にも本来配慮が必要です。
例えば、直属の上司や、同僚による評価は「印象評価」となることが多く、正しい平等な評価とならないことがあります。
したがって、360度評価を取り入れると「成果を出していないあの社員が評価されている」という、優秀な部下からの不満を生み出す起爆剤にもなることを押さえておく必要があります。
評価管理システムの導入を成功させるためには
評価管理システムの導入は、今ある評価体系が、本当に「平等」なのかを検討してからにしましょう。
例えば、定量化されていない評価体系がある、あるいはモチベーションなどの第三者によって評価が変わる指標は、平等という視点からは大きくずれたものです。
詳しくは、弊社資料で解説しておりますので、ぜひダウンロードしてみてください。
まとめ：評価管理システムについて
評価管理システムは、人事評価を楽にするものです。
その一方で、そもそもの人事評価が平等になっていない場合、意図した効果が発揮されなくなります。
むしろ、評価項目が明るみに出ることで、社員の不満をあおってしまうこともあります。
弊社識学はマネジメントコンサルティングの会社です。
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