「組織の目標を達成するために、従業員にどのように行動させたらよいのか」と悩んでいませんか。
ある程度期間がある場合は、スモールステップを使うことで行動を習慣化でき、最終目標の達成を目指せます。
この記事ではスモールステップの意味やメリット、進め方、注意点を紹介します。
使える場面で導入し、目標達成のために着実に行動できる組織を作りましょう。
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目次
スモールステップとは目標を細分化して達成を目指す手法のこと
スモールステップとは最終目標までの段階を細かく設定し、容易にできることから達成していく学習メソッドです。
アメリカの心理学者であるバラス・スキナー氏が提唱した「プログラム学習（programmed instruction）の5原則」のひとつであり、目標の達成が難しく平易な道のりではない場合に使うのがよいとされています。
自分の能力に比べて立てた目標が難しいとモチベーションを下げてしまう可能性がありますが、スモールステップを使うと小刻みに達成感を味わえます。
そのため、目標達成に向かう過程での心理的負担が大きくなりません。
例えばFP資格を取得することが目標であれば、「毎日FP資格の本を5ページは学習」すると小さな目標を立てられます。
目標を小さくすると、とりかかるまでの負担が減り、習慣化できるでしょう。
習慣化できればその延長上に最終目標があるため、達成までの道のりが見えやすくなります。
スモールステップはその汎用性の高さから、教育・子育てやスポーツ、人材育成、心理療法などあらゆる分野にて使われ、効果を生んでいます。
スモールステップが注目される背景
現在は予測不可能で不確実性、複雑性が増したVUCAの時代といわれています。
市場の移り変わりの速さや価値観の多様化によって、未来の予測が立てづらくなっているのです。
そのような変化に対応し自ら考え行動に移せる人材を育成できるように、主体的な行動をうながす技術であるコーチングが広がりをみせました。
コーチングのなかで効果を生む手法として注目されるようになったのが、スモールステップです。
スモールステップを用いて小さな目標を都度達成している実感が湧くと、それが大きな目標に向かうモチベーションになります。
その結果、不確実な社会や目標に向かって自走する力がつくでしょう。
またスモールステップを導入すると、熱心に仕事していた人が突然やる気をなくしてしまう現象であるバーンアウトを防げます。
このようにスモールステップは変化の速い時代に活躍できる人材を育成する手法としてだけでなく、モチベーション管理にも役立つため、注目されるようになったのです。
関連記事：コーチング型マネジメントとは？メリット・デメリットや必要なスキルを解説
スモールステップを取り入れる3つのメリット
ここからは、スモールステップを取り入れるメリットを3つ紹介します。
1.課題が明確になる
人が「複雑でわからない」と感じるときには、わからない部分が3つ以上重なっているケースが多いものです。
そのような際でもスモールステップを導入すると物事を細分化するため、難しいと思うことの要素を分けて考えられます。
その結果、いくつかのシンプルな課題が浮き彫りになり、何をすればよいのかがわかりやすくなるため、行動に迷いがなくなります。
2.モチベーションを維持できる
人間はできている感覚がないと、徐々にモチベーションが下がってしまうものです。
大きな目標を掲げていると道のりが遠く感じられて、自分の能力とのギャップも感じてしまうでしょう。
一方でスモールステップを導入すると、細かく達成感を味わえるため、モチベーションが下がってしまう事態を防げます。
プロセスごとに小さな目標をつくるため、できている感覚を持ちながら行動でき、最終目標までたどり着きやすくなります。
3.とりかかりの心理的負担が軽減される
人には現状維持を好む性質があり、やらなければいけないことがあるのはわかっていても、重い腰がなかなか上がらないときがあるものです。
一方でスモールステップを取り入れていると、その日にやるべきことが明確になり、かつすぐに取りかかれると認識できます。
その結果、仕事に関する書類を開く、パソコンの前に座るなど、課題を解消するための行動ができ、なまけたくなる気持ちを打破しやすくなります。
スモールステップの進め方
スモールステップは以下の順番で進めます。
- 最終目標を決める
- 目標を細かく分ける
- ひとつずつこなす
順に説明します。
1.最終目標を決める
まずはゴールからぶれないように、最終目標を決めます。
ひとくちに「〇〇部門の売上向上」といっても、いつまでに、どのくらいの成長率にするのかによって行動量が変わってきます。
従業員に目標を設定させる際には、以下のように5W1Hを意識して決めるようにうながしましょう。
- いつまでに
- どこで
- 誰が
- 何を
- なぜ
- どのように
目標が具体的に言語化できてはじめて、小さなステップを考えられるようになります。
2.目標を細かく分ける
ゴールが定まったら逆算して、日々の小さなステップを考える段階へと移ります。
量や期間、難易度を社員のレベルに合わせ、無理なく達成できるステップにしましょう。
このとき、あまりにも細かく目標を設定しすぎてしまうとタスクばかりが多くなってしまいます。
逆にモチベーションを削ぐ要因になってしまうため、バランスよく考えることが大切です。
課題を解決しようとするとまた別の新たな課題が見つかるケースは多々あるため、特定のステップが難しいと考えられる場合は、もう一段階細かく設定するようにしましょう。
自分が日々必ず確保できる時間を検討し、無理のない時間設定が必要です。
1セットおおよそ30分程度で考えると心理的負担が軽減され、取り組みやすくなるでしょう。
3.ひとつずつこなす
次は日々小さな目標を達成する段階へ移ります。
ひとつずつこなしてできている実感を湧かせると、達成感を味わいながら継続できます。
場合によってはつまずきやすいところやステップが上がる際に、評価者より従業員へフィードバックすることも有効です。
そのようにすると、修正ができたり方向性が合っているかがわかったりするでしょう。
取り組んだ内容や課題、解決したことなどの記録をつけておくと、次回実施する際に参考にし、進め方をブラッシュアップできます。
スモールステップを進める際の注意点
ここからは、スモールステップを進める際の注意点を3つ紹介します。
ペースを誤らないようにする
スモールステップでは、目標から逆算してステップを検討する必要があります。
しかし、実際には想定していた見積もりよりも時間がかかってしまい、結果として期日までに目標が達成できなくなってしまうケースもあります。
そのためプロセスを攻略する際に起こりうる別の仕事や、課題をできるだけ事前に把握して、ステップごとに負担が分散されるように見積もりを立てることが大切です。
従業員に合った最終目標を設定する
スモールステップでは要所でのフィードバックが重要ですが、あまりにも面倒をみすぎると指導者への依存を生んでしまい、部下が自走できなくなってしまいます。
そのため、高すぎず低すぎないような、従業員のレベルに合った目標を設定しましょう。
最終目標を達成するたびに目標のレベルを上げていけば、どのように動けば達成できるのかを主体的に考えて実行できるようになります。
達成具合は客観的な数字で評価する
スモールステップではステップごとに小さな報酬があるとよいとされています。
企業においては、この報酬を「評価」にするとよいでしょう。
そのようにすることで、企業が求める最終的なゴールと個人の行動が一致します。
このときに注意したいのは、あくまでも客観的な数字で、しかるべき程度にて評価することです。
必要以上に褒めてしまうと、現在の結果以上を求める意志が薄れてしまう可能性があるので注意しましょう。
褒めるのは期待を上回る成果を出したときのみにし、従業員が淡々とステップをのぼっていけるように注意を払いましょう。
スモールステップの企業での活用例
ここからはスモールステップを企業で使う際の例を紹介します。
売上目標を達成する際
例えば最終目標を「年間個人売上を〇〇万円にする」と設定した場合、そのままでは道のりが遠く見えてイメージしづらくなってしまうかもしれません。
そのためまずは月ごとの目標に落とし込み、その目標を達成するためにおこなうべきステップを例えば以下のようにリストアップします。
- 日々10件アポイントの電話をかける
- リピート率を向上させるために毎月50件DMを送る
- メルマガを毎日配信する
目標を細分化すると、やるべきことがより具体的になり、行動スケジュールに落とし込みやすくなります。
部下に業務を指導する際
例えばなかなか時間内に仕事を終えられず、残業時間が多くなってしまう部下がいるケースを想定します。
そのような場合、まずは一日の仕事をリストアップし、優先順位に応じて並び替えます。
そのうえで「まずは重要なメールを返す」「待ち時間に書類を作成して郵送」「デスクが片付いたらアポイントの電話」とひとつずつこなし、達成感を積み上げるように指導しましょう。
タスクを細かく分解してひとつずつこなすことで、他の業務はいったん置いておき、クリアな頭で考えられるようになります。
新しい取り組みをおこなう際
変化の激しい時代では、ダイバーシティやDX推進など、新たな取り組みを学習し、取り入れる場面があります。
そのような際には、いきなり「ダイバーシティの推進」と仕事を投げるのではなく、それを最終目標として段階的に取り組む内容を決めましょう。
例えば、まずはダイバーシティについて学び、社内で理解度を確認、社内で意見を募り、まとめた意見を話し合い・実践、定期的な開催、より難易度を上げて実践……として定着できるでしょう。
ステップを踏み反復して言葉に触れることで、知識が定着し、議論できる段階まで進めるでしょう。
スモールステップを活用して最終目標を実現しよう
スモールステップを活用すると日々の行動が明確になります。
従業員に対して課題解決の達成感を与えることで、最終目標の達成は日々の地道な行動の延長線上にあると実感させられるでしょう。
企業の目標は従業員にとって、ときに難解で達成するハードルが高いと思えてモチベーションが上がりきらないときがあるでしょう。
そのような事態を避けるため、今回紹介したスモールステップを人材育成に役立て、従業員が行動しやすい環境を作りましょう。
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