Notionとは？使える機能やEvernoteとの違いを徹底解説

今やNotionは仕事の効率化を図るために欠かせないツールの一つです。しかし、現在利用しているツールから使い勝手が変わったり、手続きが面倒に感じたりと、なかなか移行に踏み切れない方もいるかもしれません。

また、Notionのくわしい機能は何なのか、さらに同様のツールであるEvernoteとの違いを知りたいという方も多いでしょう。

本記事では、Notionの機能をビジネスユースに向けて解説します。Notionの活用によってマネジメントを成功させた事例も紹介するため、具体的なイメージが持てるでしょう。ぜひ最後までご覧ください。

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Notionとは？

「オールインワンワークスペース」とも呼ばれるNotionは、メモやタスク管理、データベースなどを備えている万能アプリです。カスタマイズ性に優れているため、情報の共有や集約が簡単かつ見やすくできるのが特徴です。

2023年にNotionAIが搭載されたことで利用の幅が広がり、主にビジネスユーザーに支持されています。また、ブラウザ版・ダウンロード版・アプリ版と3つの方法でアクセスできるため、使い勝手のよさも全世界2,000万人を超えるユーザーから高い評価を獲得しています。

Notionのビジネスへの活かし方

Notionはビジネスのさまざまな場面で役立ちます。以下7つの機能を解説するので、自社にとってどのようなメリットがあるか、確認してみてください。

プロジェクト・タスクの管理
wikiによる情報の共有
ドキュメントの一括管理
他部署との情報共有
議事録の作成
テンプレートの活用
NotionAIによる作業アシスタント

プロジェクト・タスクの管理

業務を計画通り進める上で、タスク管理、特に各メンバーの進捗状況を正確に把握することは必要不可欠です。プロジェクトでは常に複数のタスクが同時に動いており、プロジェクトマネージャーにはメンバーごとに細分化されたタスクの管理が求められます。

Notionではプロジェクトや案件ごとに情報を一元的に管理できるため、複数のツールを利用せずとも、すべての状況把握が可能です。タスクも集約された状態で可視化できるため、効率的に業務を進められます。

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wikiによる情報の共有

情報共有の大切さは誰もが知るところですが、情報やメンバーが多くなるほど正確な共有が難しくなってしまうものです。

Notion内で特定の情報を集約させる「wiki」を作成すれば、マニュアルや目標など、プロジェクトに必要なすべての情報を集約できます。また、wikiのアクセス権を設定することで、作成者以外でも編集できたり閲覧の制限をかけられたりできる使い勝手のよさは、Notionを使うメリットの一つです。

ドキュメントの一括管理

ドキュメント作成ツールは複数ありますが、メンバーごとに違うソフトを使っている場合、管理が困難です。また、操作ミスやファイル形式の不一致など、細かい部分で負担に感じているプロジェクトマネージャーの方も多いのではないでしょうか。

しかし、Notionを活用すれば一括管理が可能なため、負担軽減が期待できます。さらにリアルタイムで情報共有できるため、チームでの作業や連携も取りやすく、業務が円滑に進められるでしょう。

他部署との情報共有

他部署との情報共有は普段コミュニケーションを取っていない分、自分のチーム内での情報共有よりもハードルが高く、困難な場合が多いでしょう。しかし、Notionを使えば情報が1つの場所に集約できるため、他部署のみならず、会社全体としての連携が可能になります。

また、情報共有だけでなくコミュニケーションもNotion上で取れるため、グループの作成やコメント機能を活用すれば、より連携がスムーズです。

関連記事：部門間連携とは！施策やツールを活用した成功事例についても解説

議事録の作成

会議の内容や決定事項を記録する議事録は、会議に参加できなかった人も内容を把握できたり、情報を共有できたりするメリットがあります。

Notionでは、作成した議事録に開催日時や会議の種類、出席者をタグ付けできるため閲覧したい議事録にアクセスしやすく、同時に何人もの閲覧が可能です。さらにページ内に関連資料や録画データを添付できるため、より当日の内容について理解を深められます。

テンプレートの活用

書類を作成する際、フォーマットの有無で執筆スピードに違いが生まれますが、Notionには書類ごとにテンプレートがあるため、効率的に作成できます。

以下は、Notionで使用できる主なテンプレートです。

議事録
定例会議
設計仕様書
レポート
目標管理
プロダクト

ほかにも用途ごとに多様なテンプレートが用意されており、プロセスを固めることに集中できるため、作業の効率化や内容の統一化が図れます。

NotionAIによる作業アシスタント

AIの登場はビジネスに大きな影響を与え、作業の効率化や生産性の向上が期待できるといったさまざまなメリットをもたらしました。

NotionでもNotionAIが実装されて、作業アシスタントとして以下の活用方法があります。

メモから重要な項目をピックアップ
プロジェクトの概要を作成
要約したドキュメント概要を作成
文章の改善
翻訳
文章量の調整

ほかのAIツールでは、ドキュメントやメモツールとは別に切り替えて使う必要がありました。しかし、NotionAIはNotionの機能として中に組み込まれているため、より効率的に作業ができます。

NotionとEvernoteの違いについて

仕事効率化アプリとしてNotionとEvernoteはよく比較されており、移行を検討された方もいるのではないでしょうか。そこで、以下の面から比較するため、参考にしてみてください。

機能
料金

機能

ここでは、双方の機能面における違いを表の形で比較しました。

	Notion	Evernote
用途	多目的	メモ・ドキュメント・動画や写真データの管理
特徴	情報を一元化できる	ドキュメントの作成や管理に特化している
共有機能	・フリープラン：10人・プラスプラン：無制限	・フリープラン：500人・パーソナルプラン：500人・チームプラン：5000人
無料プランの制限	ほとんどない	多い