人事評価の書き方とは？人事担当や管理職が知っておきたい基礎

人事評価をする上で、何をどう書けばよいか行き詰まったことはないでしょうか。

ここでは人事担当や管理者が知っておきたい人事評価の書き方と押さえるべきポイントをお伝えします。

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人事評価を作成する前に組織図を見直そう

人事評価の作成に入る前に見直してほしいものがあります。それは組織図です。

組織図は、会社の1年の目標を達成させるときにどんなフォーメーションで戦うのかを決めるもの。

サッカーの監督がチームを勝利に導くためにフォーメーションを考えるように、どのような組織図であれば会社が目標を達成させられるかをまず検討してください。

会社のなかでどういう機能が必要なのか、誰を上司として評価者に設定するのかを決めていきましょう。

 これができたら次は役割の設定です。組織図の各枠内にどんな役割を任せるのかを決めます。

営業部門として売り上げを稼ぐ役割、人事部門として採用活動をする役割、技術開発部門として新たな商品を作る役割、品質管理部門として既存の商品の品質を維持する役割といったように、大枠としての役割を定めていくのです。

組織図を準備してようやく人事評価の作成に移ることができます。

評価項目は「完全結果」に

評価は過程ではなく結果に対してのみ行われなければなりません。なぜなら市場は会社を結果で評価するからです。

どんなに会社が「頑張った」とアピールをしても、商品に欠陥がある、他社商品より劣っていると市場から判断された場合、その会社は存続していくことができません。

会社の結果というのは従業員一人ひとりの結果の集合体ですから、各従業員も結果だけで評価されるべきです。

また、経過ややり方を評価しようとすると、「結果が悪くても頑張っていれば評価される」と勘違いした社員が成長をやめてしまいます。

頑張っているかどうかは人の主観によって変わるので、評価が不平等だと疑念が大きくなり、社員が結果を出すことができなくなるでしょう。

その評価項目はというと、完全結果で設定する必要があります。

これは、例えば「10㎞を60分以内で走りなさい」という書き方です。逆に不完全結果とは「10㎞を全力で走りなさい」というようなもの。

前者であれば、誰の目から見ても目標をクリアしたかが明白ですが、後者では、全力で10㎞走ったかどうかは人によって解釈が分かれますよね。

このずれが部下の不満につながる恐れがありますが、評価項目を完全結果にすることで、このような事態を防ぐことができます。

人事評価の書き方で注意したい3つのポイント【上司編】

ここからは、人事評価を書く上で注意したいポイントを【上司編】と【部下編】に分けてご説明します。

まずは【上司編】からです。3つのポイントがあります。

頑張った姿を褒めない

上司のコメントで「〇〇はよく頑張りました」や「〇〇のサポートをしっかりしてくれました」などという言葉は必要ありません。

上記で記載したように、評価は結果でされるべきです。

このようなコメントを記載してしまうと、部下が悪い結果を受け止めることができずに、部下の成長を阻害してしまいます。

成長とはできなかったことができるようになることです。褒める場合は結果に対して褒めましょう。

例えば、「〇〇の評価が130％以上の達成ですね。全社の中でもトップ3に入る素晴らしい結果となりましたので、継続して結果を出せるようにしましょう」という書き方をイメージしてください。

また、部下をより成長させたいと思うなら、評価上の目標を100％達成できたことで褒めるようなコメントは避けるべきでしょう。

評価上の目標よりも130％、140％達成となったときに感情を出して褒めるコメントを書くことで、当たり前の基準を上げることができます。

曖昧なことを書かない

「もっと積極的に業務に取り組みましょう」や「明るく周囲と協調性を持つように心がけましょう」といった曖昧なコメントは部下を迷わせるだけであるため、書く必要はありません。

「積極的にやっているのに上司はどうして分かってくれないのだろうか」という疑念の温床にもなります。

上司以外からの評価コメントを入れない

「同僚からは〇〇をしてくれて助かったと聞いています」とか「他部署から〇〇をサポートしてくれたと聞いています」といった内容は一時的に社員のモチベーションを上げるコメントになるかもしれませんが、誰から評価を取りにいくべきか迷わせるので避けるべきです。

あくまで評価は直属の上司がするものだと認識させましょう。

もちろん上司は他部署から上記のような情報が入ったことは事実として認識しておき、結果を出した部下に対して、昇進させるかどうかの印象評価の材料としては捉えておいて構いません。

 人事評価の書き方で注意したい３つのポイント【部下編】

次は、部下側から見たときの人事評価の注意点です。

こちらも3つのポイントがあります。

頑張ったアピールを入れない

「〇〇が大変だったけれどもやり遂げることができた」や「〇〇さんのサポートを積極的に頑張った」といった結果ではない自らの頑張りをアピールするようなコメントは必要ありません。

結果と向き合い成長していくことが自らの有益性を高めていきます。

事実情報を入れる

評価項目にないことで、会社の貢献をしたと想定されることがあれば、事実情報をコメントに入れるようにしましょう。

例えば、下記のような書き方です。

ただし、それが評価につながるかは会社判断になるので、コメントしたのに評価されなかったと考えるのではなく、上司の求められることに集中していくことが重要です。

次回の評価項目達成のための改善策を入れる。

一時的に評価が下がったとしてもその結果を受け止めて、次の改善策を決めて次回は評価を獲得できるように動くことが成長につながります。

それゆえ、結果を受け止めて次の改善策を具体的に記載しましょう。

注意しなければいけないのは、次の改善提案はあくまでも次の評価目標を達成させるためのであって、このコメントを書いたからと言って評価されると勘違いしてはいけません。

人事評価の書き方の事例

以下、人事評価の書き方の例をご紹介します。

コメントをするのであれば、これまでお伝えしたポイントに注意して、結果に対してコメントをするようにしましょう。

人事評価はシンプルに事実に即して書いていきましょう。

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