本記事では、組織図を作るメリットと理想的な組織図の形についてご説明します。組織図がない会社は少ないでしょうが、皆さんのなかには、「自社の組織図をほとんど意識したことがない」とか「どこで確認できるか分からない」という人も多いでしょう。実は、組織図を明確に設定し、社員がその組織図を認識して動くことは業務効率化にとても役立つのです。
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目次
組織図は戦略を実現するための骨格
組織図は、組織を立ち上げる際に最初に作らなければいけないものです。
組織図は人が先ではなく、機能を定義することから始めます。つまり、「この人はwebマーケティングが得意だから、マーケティング部門に配置する」ではなく、「会社にはwebマーケティングの機能が必要なので、そのポジションを用意し、社員をそこに当てはめる」という順番です。
人の能力を見ながら組織図を作ろうとすると不要なポジションが増えていきます。業務が俗人化し、何人採用しても人手不足が解消されなかったり、目の前の事業戦略を実現するために必要な機能が不明になったりして、実務が滞ってしまうのです。
現状の事業戦略を実現するためにどんな機能が必要なのかを定義し、役職をつくり、必要なチームの規模を明確にすることで、戦略的な布陣を固めることができるでしょう。そして、そのポジションに適した人材を現在いる社員のなかから、または外部から採用して準備していきます。
機能の定義が先であり、人は最後に配置される。組織図は戦略を実現するための骨格です。
組織図は指示系統を表す
事業戦略を実現するために、リーダーには多くの意思決定が、部下にはその指示を実行することが求められます。
上司と部下がそれぞれの役割を迷いなく果たすために、組織図では指示系統が明確にされていなければなりません。誰が上司で、誰が部下なのかが判然としていて、指示は直属の上司のみが出す状態にすることでロスタイムを防ぐことができます。
上司が二人設定されている組織図をよくみかけます。これは、駄目な組織図の典型です。上司が二人いたら、その二人が異なる指示を一人の部下に出すこともあるでしょう。すると、部下はどちらの上司の指示を聞けばよいか迷い、上司を選択し始めます。戦略的な優先順位ではなく、部下の感覚や好き嫌い、二人の上司間のパワーバランスなど、戦略実行と無関係な理由で指示が選択される場合があるのではないでしょうか。
このような事態を防ぐために、組織図で指示系統を一つにまとめておくのです。実務上横の兼任があり、状況によっては指示を出す人が複数出ることがあるかもしれませんが、上司は一人と定義し、優先順位は組織図上の上司であると明記することで、部下が集中して仕事に取り組むことができます。
責任の重さと所在は正しく組織図に反映すべし
部長は課長の上の役職、課長は係長の上の役職といったように、組織図上で上に示されている役職は責任の大きさを表すものであり、責任の大きさと部下の数とは比例していくことが自然です。その原理原則が守られていない組織図ではいけません。
例えば、部下がいないのに部長と呼ばれている人がいたり、部下がいる主任といない主任がいたり、特命のようなイレギュラーな役職が乱立していたりすると、部下は「役職とはいったい何なのか」や「今やっている仕事の責任は誰にあるのか」などと余計なことを考えてしまいます。指示を出す権限は、その責任を果たすために上司に与えられているものです。その責任とひも付かない役職があると、指示系統も曖昧になり、各人が組織図と関係のない位置関係をつくろうとしてマウントを取り合うことがあります。年齢や社歴、現場の詳しさや前職の経験などを持ち出し、意見を通そうとする人も出てくるのではないでしょうか。
組織図はシンプルなほどよいです。複雑化するケースは配置された個人にその機能を任せるのが不安なことから、サポートスタッフや補佐、副がつく役職が増えているというものです。
副部長、課長補佐などはその責任が明確であればよいのですが、部長や課長をサポートする立場として設定されることがあります。その場合、副部長が部長のような動きをしているが、責任は部長がとるので、結果が悪くても副部長はとがめられないなどということが起きがちです。一度仕事を任せた以上は結果を残せるようにマネジメントで改善することが望ましいので、組織図はシンプルにしておくことをお勧めします。
組織図を毎月アップデートして社員に示す
組織図は社員が日々仕事をする際に認識しておくべきことが詰まっているものです。したがって、全ての社員が自分の位置、指示系統を認識しておくことが大事です。会社のなかの担当部門が毎月アップデートし、そのたびに全社員に告知するとともに、全ての社員がアクセスできるところに組織図を格納しておきましょう。
組織図通りに組織が動いていないのであれば、指示系統を組織図に合わせるか、組織図を変えなければいけません。組織図が形骸化している状態では、部下が迷い、戦略実行のロスタイムになります。
いかがでしたでしょうか。組織図を比較的簡単に考えていた方、いかに組織図が大事か、お分かりになったでしょうか。
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