デリゲーションとは、上司が部下に権限を委譲し、仕事の一部を任せることです。
日本人はデリゲーションが苦手な人が多いといわれていますが、デリゲーションは部下の主体性や自律性を高められ、組織全体の活性化につながるため軽視できないマネジメント手法です。
この記事ではデリゲーションの意味やメリットを紹介し、デリゲーションの効果を最大化して成功させるためのポイントをわかりやすく解説します。
デリゲーションとは
デリゲーション（Delegation）とは、上司が部下に仕事の権限を移譲することで、本来の英語では、「代表団」「代表任命」「委任」などを意味します。
組織が生産性を高めるためには、上司は技術とスキルを持つ部下に仕事を依頼して、自身がもっとコアな業務に注力することが大切です。
しかし、日本ではデリゲーションを苦手とする人が多いといわれています。
その理由は、「部下に任せると手直しが多く結局自分でやった方が早い」「気苦労が多い」と感じる人が多いからにほかなりません。
ただ、自分がやった方が早い、つまり期待するような結果が結果が返ってこないのは、部下ではなくマネジメントに問題があります。
しっかり部下が結果を出せるようにマネジメントすれば、安心して仕事を任せられ、チームの生産性はあがるはずです。
目次
デリゲーションとエンパワーメント、デリゲーションログの違い
デリゲーションと似た言葉に、エンパワーメントがあります。
権限を委譲することで相手に主体性を持たせ、生産性向上を図るという意味では、デリゲーションとエンパワーメントは動議ですが、目的が異なります。
デリゲーションは、個人に仕事を一任して主体性や自律性を発揮させて「結果を残す」ことが目的です。
対してエンパワーメントは、チーム内において一定権限を持たせることにより、個人の「能力を引き出す」成長が目的です。
もともとエンパワーメントには、弱い立場や抑圧された立場にある「Powerless（力のない）」な人々を「Power（力）のある状態にする」という意味を持っていました。
2つの言葉のニュアンスの違いに注意しましょう。
また、デリゲーションを語る上で押さえておきたいのがデリゲーションログです。
デリゲーションログとは、医療機関における仕事の責任担当者を明確にするための記録を指します。
例えば、治験補助業務の具体的な内容とその業務を担当するスタッフの名前が記録されます。
このデリゲーションログは、医療機関以外にビジネスシーンでも応用可能です。
デリゲーションログを作成し、業務における責任担当者を定めれば、担当者は自分の業務を責任を持って遂行できるでしょう。
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デリゲーションの目的とは？
デリゲーションの目的には、従業員の成長を促すこととリーダーの業務負担を減らすことの2つがあります。
それぞれ詳しく解説します。
従業員の自律性を高め成長を促す
上司が部下へ自分の仕事をあえて任せることで、部下には責任感や自主性が芽生えます。
任せられるのは現状部下自身ができる業務より1段階上の難易度のものです。
そのため、取り組む過程で能力だけでなく自信や自尊心も向上し、結果として高い成果を期待できるでしょう。
リーダーの業務負担を減らす
デリゲーションのもう1つの目的は、リーダーの仕事を減らして負担を軽減することです。
どれほど有能なリーダーでも、一人でこなせる仕事量には限界があります。
大事な仕事だからといってリーダーがすべて背負っていては、組織は円滑に動けません。
デリゲーションによって上司の仕事を部下へ回すと、そのぶんリーダーの仕事量が減ります。
仕事を分散して生産性を上げれば、一人で仕事をこなすよりはるかに良い成果が生まれやすくなるでしょう。
デリゲーションが組織にもたらすメリット・効果とは？
デリゲーションを実施することで、組織はさまざまなメリットや効果を享受できます。
デリゲーションが組織にもたらすメリットや効果について解説します。
意思決定のスピードが向上する
デリケーションによって意思決定のスピードアップが図れる点がメリットです。
仕事で何かを決定する際に必ず上司の許可を得ていると、最終決定までに時間がかかり、業務が滞るリスクがあります。
また、リーダーが全ての業務を自身で行うと業務量が増えすぎて、意思決定が遅くなることもマイナスです。
業務を部下に任せてリーダーはより重要な意思決定に集中できるようになれば、組織全体の意思決定のスピードが向上し、迅速な対応が可能となります。
上司が本来の業務に専念できる
デリゲーションによって、上司は本来の業務に専念できるようになります。
上司は部下に仕事を任せれば、そのぶんのリソースで本来の業務に集中でき、組織のビジョンや戦略を明確にできるでしょう。
これによって、組織全体の方向性を示すことが可能になり、生産性が向上します。
組織の持続的成長につながる
デリゲーションによって、部下の育成が叶います。
デリゲーションでは、本来は上司が受け持っていた仕事を任せるため、部下にかかる責任はいつもより重くなります。
しかし、難しい業務や高い目標をクリアする経験を積んでいく過程で、部下の能力や自信、自尊心などが向上するのがメリットです。
デリゲーションによって部下が成長すれば、長いスパンでみて組織の持続的成長につながるといえます。
デリゲーションの効果を発揮し成功させるためのポイント
デリゲーションによって効果やメリットを最大化するには、いくつか押さえておきたいポイントがあります。
目指す成果を共有する
デリゲーションでは、部下と上司とが共通の目標を持って成果を共有することが重要です。
具体的な成果を数値や言葉で明確に共有することで、部下は自分の仕事が組織全体にどのような貢献をするのかを理解し、やる気を高めることができます。
また、定期的に進捗状況を確認し、目標達成に向けて共に努力することが大切です。
明確なガイドラインを示す
部下に仕事を任せる際、何をどのように行うべきかを明確なガイドラインで示すことが重要です。
明確なガイドラインによって、部下は迷うことなく仕事を進めることができ、結果として品質の高い成果に繋がります。
ただし、細かく指示しすぎるのではなく、大まかな方向性を示したうえで部下の自主性を尊重することも大切です。
サポートの仕方を決めておく
部下が困った際に、どのようにサポートするかを事前に決めておくことで、スムーズな連携が可能になります。
定期的なミーティングを設定するなど、いつでも相談できる環境を整えておけば、部下は安心して仕事に取り組むことができるでしょう。
また、必要に応じて専門的な知識やスキルを持つ他のメンバーとの連携を促進することも有効です。
部下の成長を評価する
部下に仕事を任せたら、その頑張りを評価してフィードバックを与えましょう。
部下は評価されることで、モチベーションが向上します。
具体的な行動を例に挙げながら、良かった点と改善点を伝え、今後の成長に繋がるようにしましょう。
また、目標達成に向けた進捗状況を定期的に共有することで、部下は自分の成長を実感し、さらなる高みを目指せるようになります。
権限の範囲を明確にする
部下に仕事を任せる際、どの範囲まで権限を与えるのかを明確にすることが重要です。
決定権や責任範囲を明確にすることで、部下は自分の役割を適切に理解して主体的に行動できるようになります。
これには、デリゲーションログを活用すると良いでしょう。
ただし、権限を与える一方で、最終的な責任は上司が負うことを忘れずに、部下をサポートしてください。
部下と信頼関係を構築する
デリゲーションを成功させるためには、上司と部下の間に信頼関係が不可欠です。
日頃からコミュニケーションを密にし、部下の意見に耳を傾けることで、信頼関係を築くことができます。
また、部下の強みや弱みを理解し、それぞれの個性を活かせるような仕事を任せることも重要です。
部下が任せられた仕事をスキルアップの場として前向きにとらえられるよう、サポートを行いましょう。
必要なリソースを提供する
部下が仕事を円滑に進めるためには、必要なリソースを適宜提供することが大切です。
ここでいうリソースには、情報、ツール、人材など、仕事に必要なあらゆるものが含まれます。
もし業務遂行にあたって不足しているリソースがあると、部下のモチベーションが低下したり、仕事が遅延したりする可能性があるため、必要なリソースは予め確保しておきましょう。
デジタルツールを導入する
デリゲーションには、プロジェクト管理ツールやコミュニケーションツールなどのデジタルツールの導入が有効です。
これらを導入して使いこなせれば、業務の効率化を図ることができます。
部下は自分の仕事の状態を可視化し、進捗状況を共有することが容易になるでしょう。
また、リモートワークなどに対応するために、場所を選ばずに仕事ができる環境を整えることも重要です。
デリゲーションの注意点はある？
デリゲーションを行うにあたっては、いくつか注意してほしい点もあります。
デリゲーションの注意点を紹介します。
上司はマネージャーに徹する
デリゲーションは、部下に仕事を任せることで、上司がより戦略的な業務に集中できることを目的としています。
しかし、部下に仕事を任せたからといって、上司の仕事がなくなるわけではありません。
上司は、部下の進捗状況を把握し、適切なアドバイスやサポートを行い、目標達成に向けて導くマネージャーとしての役割を果たす必要があります。
部下の仕事に口出ししすぎたり、自ら手を出しすぎたりしてしまうと、部下のモチベーションが低下し、デリゲーションの効果が薄れてしまうので注意してください。
企業の生産性の向上が目的であることを忘れない
デリゲーションの目的は、部下の成長だけでなく、組織全体の生産性向上にもつながることです。
そのため、部下に仕事を任せる際は、組織全体の目標達成に貢献できるような仕事を選定する必要があります。
その際、部下の能力や経験に合わせて適切な仕事を割り当てることで、より効率的に業務を進めることができます。
業務の丸投げはしない
デリゲーションは、部下に仕事を丸投げすることではありません。
部下に仕事を任せる際には、必要な情報やリソースを提供し、目標を明確に伝え、サポート体制を整えるなど、部下が仕事を進める上で必要な環境を整える必要があります。
定期的に進捗状況を確認し、必要に応じてフィードバックを行って、部下の成長を支援しましょう。
まとめ
デリゲーションは、部下の成長を促して、組織全体の生産性を向上させる効果的なマネジメント手法です。
しかし、単に仕事を任せるだけでなく、明確な目標設定、適切なサポート、信頼関係の構築など、成功させるためのポイントを押さえることが重要です。
デリゲーションを成功させるためのポイントを押さえながら、デリゲーションを効果的に活用して組織の活性化と成長に繋げましょう。
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