結論も出ないままダラダラと続く会議ほど、無駄な業務はありません。
最近では、ダラダラ続く会議こそが、日本の生産性が低下する要因になっているという言説も見受けられます。
では、有意義な会議を実施するには、どのような取り組みが必要なのでしょうか。
そこでまず挙げられるのがファシリテーションです。
本記事では、ファシリテーションを成功させるコツや、ファシリテーターに向いている人の特徴を解説していきます。
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目次
ファシリテーションとは？【会議を円滑に進める技術】
ファシリテーションとは、会議やミーティングを円滑に進行する手法のことです。
また、ファシリテーションの役割を担う人をファシリテーターと呼びます。
実際に行う内容は、誰もが意見を言えるような雰囲気作りや、論点がズレたときの軌道修正など、実に様々です。
司会進行と混同されやすい側面がありますが、両者は役割が異なります。
司会者の役割はプログラムどおりに進行することで、順番や時間の管理が主な任務です。
一方のファシリテーションでは司会の役目に加えて、議論の活性化やゴールに導くことが求められます。
ファシリテーションの3つのメリット
ファシリテーションがもたらすメリットは以下の3つです。
- 会議の時間を短縮できる
- 議論を整理しやすくなる
- 会議内容を実行に移しやすくなる
それぞれ詳しく解説していきます。
メリット①：会議の時間を短縮できる
ファシリテーションがもたらすメリットとして、会議の時間を短縮できることが挙げられます。
まず基本的に、会議は何も生み出しません。
会議そのもので商品やサービスが製造されることはありませんし、利益を生み出すわけでもありません。
だからこそ、会議は可能な限り、迅速に終わらせて、もっと大事なことに時間を使う必要があります。
ファシリテーションを上手に活用することができれば、会議を滞りなく円滑に進められるようになるので、会議の時間を短縮できる可能性があります。
仮に会議を10分早く終わらせることができれば「参加人数×10分」の賃金をコストカットできる計算です。
そう考えると「会議の時間を短縮できる」というメリットは、非常に大きいものであることがわかります。
メリット②：議論を整理しやすくなる
ファシリテーションを活用することで、議論を整理しやすくなるメリットがあります。
会議には、様々な立場の人が参加するため、どうしても議論がごちゃごちゃになる場面が出てきます。
そんなときにファシリテーターが、議論を整理して、会議を終了へ導くようにするのです。
また、ファシリテーションによって議論を整理することで、建設的な議論が可能になるので、より良いアイデアを生み出すことにも繋がります。
メリット③：会議内容を実行に移しやすくなる
ファシリテーションは、会議内容を実行に移しやすくなるメリットがあります。
そもそもビジネスにおける会議は、話し合いのための場所ではありません。
次に何をすべきかを決定するための議論及び合意形成の場所であるべきです。
しかし、いざ会議を始めてみると、プレゼンを発表するだけになったり、ただ議論するだけで、具体的な行動が何も生まれません。
これでは、本当にただの無駄な会議になってしまいます。
そこでファシリテーションの出番です。ファシリテーターが、あらかじめ「合意形成」や「ネクストアクション」を念頭に議論を進めることができれば、会議内容を実行に移しやすくなります。
ファシリテーションを成功させる5つのコツ
ファシリテーションを成功させるコツは以下の5つです。
- スタートとゴールを明確にする
- 参加者を正しく把握する
- 発言しやすい環境を作る
- 建設的に議論を進めていく
- アクションを明確にする
それぞれ詳しく解説していきます。
コツ①：スタートとゴールを明確にする
まずは事前準備の段階で、会議のスタートとゴールを明らかにします。
ゴールから逆算することで初めて、有意義な会議を実現することができます。
共有する際のコツは、以下の2点を参加メンバーに知らせておくことです。
- 会議の目的
- 何回目の会議なのか
「何のための会議なのか」という目的や議題を、まずは明確にします。
さらに「目的を達成するために何を行うのか」といった内容まで伝えておくとスムーズです。
目的の例としては、情報共有や意見交換などが考えられます。
また、長期プロジェクトにおいては「何回目の会議か」を確認することで、スタート地点を認識できます。
以下のように会議のプロセスを分解し、現状はどの段階なのかを共有しましょう。
- 目的の共有
- 意見交換・アイデア出し
- 方向性の決定と合意
- 決定事項の確認・共有
初めての会議ではプロセスの1から順番に進めていきますが、2回目以降は前回行った内容を省略できます。
例えば「意見交換・アイデア出し」まで終わっている場合、次回は「方向性の決定」から開始することを、あらかじめ周知しておくことがポイントです。
コツ②：参加者を正しく把握する
会議をスムーズに進めるために、参加メンバーの属性や特徴を事前に把握しておきましょう。
同じチームなら普段から情報が共有できていますが、部署が異なる人が集まる会議では、前提知識や議題への関わり方にも差があるからです。
例えば、商品に関するクレーム対応が課題の場合、開発部門とカスタマーサポートでは対処できる方法が異なります。
そのため、参加者がどの程度の情報を持ち、どのような角度から議題に関与しているのか、把握しておきましょう。
コツは、以下の項目を事前にリサーチやヒアリングしておくことです。
- 参加者の保有知識
- テーマへの関与のしかた
- 関心のある物事やミッション
- 参加者のポジションや関係性
- 議題に関する主要人物
それぞれの役割や得意分野を知っておくことで、議論を進めやすくなります。
コツ③：発言しやすい環境を作る
会議では意見を言わない人も多く、発言する人が毎回同じメンバーになってしまうケースがあります。
しかし、一部の人の意見に結論が偏ると、会議の意味がなくなり、参加者がやる気を失うことにも繋がりかねません。
最終的に多くの人が納得する結論へ導くには、全員が話しやすい環境を作る必要があります。
例えば、参加者が発言しない要因には「自分の発言は軽視されている」「違う意見を言うと嫌われる」「新人であるため遠慮してしまう」といった感情が挙げられます。
このような不安を取り除いて発言を引き出すには、以下のコツを押さえるのが効果的です。
- 個々の発言が大切だと伝える
- 発言の少ない人に質問をする
- 出された意見を尊重する
- 話しやすい話題から入る
- 発言者の言葉を繰り返す
- あいづちをうつ
チーム全体で意識するために、「自分と異なる意見を否定しない」というルールを定めるのも、良いかも知れません。
さらに、主要人物や発言しづらい立場の人を把握しておくと、時間配分や質問の投げかけなどに気を配れるようになります。
コツ④：建設的に議論を進めていく
会議をより良いものにするためにも、建設的な議論を意識しましょう。
多くの場合、会議の本来の目的は「建設的な意思決定をすること」にあるはずです。
メールやチャットツールが普及している今、情報共有のために会議を実施する必要はありません。
企業の未来をより良くするため、可能な限り正しい意思決定を下せるように、建設的な議論を進めることが重要だと言えます。
そのためにファシリテーターは、以下のポイントを意識しておくといいでしょう。
- 中立的な立場を保つ
- 意見を受け止めながらも本題の質問を投げかける
- 別の人にも本題を投げかける
会議を実施すると、議論がズレたり飛躍したりすることがあるので、ファシリテーターは建設的な議論を実現するために、議論を軌道修正する役割があります。
コツ⑤：アクションを明確にする
会議を終了する際は、それぞれの参加者のネクストアクションを明確にするようにします。
「誰が」「いつまでに」「何をするのか」を明確にするのです。
先ほども述べた通り、会議だけでは何も生まれません。会議で決定したことを行動に移すことで、初めて価値が生まれます。
例えば、どれだけ新商品の議論を重ねたところで、テスト商品を1つも製造しないままでは意味がありません。
逆に、テスト商品を1つでも製造しておけば、それだけでも十分な一歩前進です。
会議を終了する際は、必ずアクションを明確にするようにしましょう。
特に「誰が」「いつまでに」を決定しておくことが重要です。
ファシリテーションに必要な3つのスキル
ファシリテーションに必要なスキルとして、以下の3つが挙げられます。
- 会話を円滑にするコミュニケーションスキル
- 建設的に議論を進められる論理的思考力
- 合意形成を促すコンフリクトマネジメントスキル
それぞれ詳しく解説します。
スキル①：会話を円滑にするコミュニケーションスキル
ファシリテーションに必要なスキルは、会話を円滑にするコミュニケーションスキルです。
この場合のコミュニケーションスキルは、主に「聴く力」を指します。
参加者全員の意見を引き出すための雰囲気作りが、ファシリテーションで求められます。
それと同時にファシリテーターは、参加者の意見をしっかり受け止める役割もあります。
スキル②：建設的に議論を進められる論理的思考力
建設的に議論を進められる論理的思考力も、ファシリテーションでは必要です。
ファシリテーションでは、様々な意見を受け止めながらも、それらを確実に整理し、議論の方向性を修正する能力が求められます。
また、物事の本質的なファクターを見つけ出す能力も必要です。
これらの能力を発揮するには、本題に対する深い理解と、物事を整理できる高度な論理的思考力が求められます。
スキル③：合意形成を促すコンフリクトマネジメントスキル
会議を進めていくと、当然のことながら対立意見が生まれることがあります。
しかしそれでも、会議を実施した以上は、結論を出さなければなりません。
この際、対立意見を解決し合意形成を促す「コンフリクトマネジメントスキル」がファシリテーターに求められます。
コンフリクトマネジメントで最も重要なのは、責任の所在です。
誰が責任者なのかを明確にできれば、その責任者が最終的な意思決定を下すことで、合意形成が容易に進められます。
逆に、どれだけファシリテーターが優れていても、責任者が不在のようでは、適切な意思決定は不可能に近いです。
会議をする前の段階で、責任者を明確にしておくことが重要だと言えます。
ファシリテーターに向いている人の特徴3選
ファシリテーターに向いている人の特徴として、以下の3つが挙げられます。
- 客観的な視点を持っている
- ポジティブな雰囲気を作れる
- 言葉を丁寧に扱える
それぞれ詳しく解説していきます。
特徴①：客観的な視点を持っている
ファシリテーターに向いている人の特徴として、まず挙げられるのが「客観的な視点」です。
ファシリテーターは、様々な意見に対しても中立的な立場を貫く必要があるため、感情に流されずに、常に客観的な視点で会議を見なければなりません。
そのため、客観的な視点が身についていない人材に、ファシリテーターは務まらないでしょう。
特徴②：ポジティブな雰囲気を作れる
ファシリテーターに向いている人の特徴として「ポジティブな雰囲気を作れること」が挙げられます。
話し合いで対立することがあっても、ポジティブな雰囲気を作ることができれば、議論は前に進むはずです。
当然のことながら、会議の「空気」を読む力や、参加者の機微を読み取る力が無くては、雰囲気を正しく理解することはできません。
ファシリテーターには、雰囲気を明るくできる大胆さと、微妙な空気感を読み取れる繊細さが求められます。
特徴③：言葉を丁寧に扱える
ファシリテーターに向いている人の特徴として「言葉を丁寧に扱えること」が挙げられます。
言葉は、少しでも使い方を間違えてしまうと、受け手の解釈次第で、思わぬトラブルに繋がることがあります。
特に会議では、言葉の使い方次第で、いかようにも会議をコントロールできてしまうでしょう。
そしてファシリテーターは、あくまでも中立的な立場であるべき役職です。
可能な限り柔らかい言葉を用いるようにした方がいいでしょう。
まとめ
それでは本記事をまとめていきます。
- ファシリテーションは、会議やミーティングを円滑に進行する手法のこと
- ファシリテーションによって会議時間の短縮、議論を整理しやすくなるなどのメリットが得られる
- ファシリテーションを成功させるには、会議のゴールをあらかじめ設定することが重要
建設的な会議を高速で終わらせるには、ファシリテーターの存在が必要不可欠です。
そして会議を建設的なものにするには、あらかじめゴールを明確にしておく必要があります。
メールやチャットが普及している現代社会では、情報共有のために会議を実施する必要はありません。
企業の長期的な利益向上のために、会議を実施した方がいいと思われます。
ファシリテーターは、会議中はもちろんのこと、会議の前段階での準備が大切です。
本記事で紹介したコツを参考にしてみてはいかがでしょうか。
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