大情報時代に突入した現代社会では、有象無象の情報を取捨選択し、整理することが大切です。
特にビジネスシーンにおいては、情報やタスクに溺れてしまうことで集中力が低下して生産性が落ちてしまうため、効率よく的確に情報を把握することが必要不可欠といえるでしょう。
そこで注目を集めているのがNotionとEvernoteです。
この2つのサービスは、情報整理機能が優れていることから、多くのビジネスパーソンに愛用されています。
本記事では、NotionとEvernoteを徹底比較していきます。ぜひ最後まで読んでみてください。
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目次
Notionとは？
「オールインワンワークスペース」とも呼ばれるNotionは、メモやタスク管理、データベースなどを備えている万能アプリです。
カスタマイズ性に優れているため、情報の共有や集約が簡単かつ見やすくできるのが特徴です。
2023年にNotionAIが搭載されたことで利用の幅が広がり、主にビジネスユーザーに支持されています。
また、ブラウザ版・ダウンロード版・アプリ版と3つの方法でアクセスできるのも特長です。
その使い勝手のよさから、全世界2,000万人を超えるユーザーから高い評価を獲得しています。
関連記事：タスク管理ツールの導入時に大切な9つのポイント ｜ 無料で試せるタスク管理ツールも紹介
NotionとEvernoteの違いについて
仕事効率化アプリとしてNotionとEvernoteはよく比較されており、移行を検討された方もいるのではないでしょうか。
以下の面から比較するため、参考にしてみてください。
- 機能
- 料金
機能
ここでは、双方の機能面における違いを表の形で比較しました。
| Notion | Evernote | |
| 用途 | 多目的 | メモ・ドキュメント・動画や写真データの管理 |
| 特徴 | 情報を一元化できる | ドキュメントの作成や管理に特化している |
| 共有機能 | ・フリープラン：10人・プラスプラン：無制限 | ・フリープラン：500人・パーソナルプラン：500人・チームプラン：5000人 |
| 無料プランの制限 | ほとんどない | 多い |
メモやドキュメントの作成・管理に特化しているEvernoteに比べ、Notionはさらにタスク管理や情報管理など、ビジネスのあらゆる場面で役立つ機能が利用可能です。
また、無料プランでの制限がEvernoteよりも少ないため、使い勝手の良さや自分に合うかどうかを判断しやすく、移行検討者にとって嬉しいポイントといえます。
料金
ここでは、料金面での違いを見ていきます。プランと料金体系が異なるため、それぞれ分けてお伝えします。
Notionのプランと料金表は以下の通りです。
【Notion料金体系一覧】
| プラン | 料金 |
| フリー | 無料 |
| プラス | 8ドル※ |
| ビジネス | 15ドル※ |
| エンタープライズ | 要問い合わせ |
※毎年請求にした場合の月当たりの料金
続いて、Evernoteのプランと料金表は以下の通りです。
【Evernote料金体系一覧】
| プラン | 料金 |
| フリー | 無料 |
| パーソナル | 775円 |
| プロフェッショナル | 1,033円 |
| EVERNOTE TEAMSTEAMS | 2,100円 |
NotionとEvernote、それぞれ4種類ずつプランがありますが、多機能なぶんNotionの方が料金は高額です。
どちらもフリープランで十分活用できるため、まずはフリープランを試してみるとよいでしょう。
Notionを選んで使う理由
Notionが選ばれる理由としては、1つのアプリで何でもできることが挙げられます。
Notionはメモだけではなく、スケジュール管理、Webサイト作成、Wiki機能など、色々なことができるので、Notion1つで大半の作業をこなせます。
また、UIが非常にわかりやすく、パソコンの扱いに慣れていない人でも操作しやすいのも特徴です。
それに加えて、近年実装された「Notion AI」と呼ばれる生成AIも使い勝手がいいため、Notionがより選ばれるようになりました。
Evernoteを選んで使う理由
Evernoteが選ばれる理由としては、情報整理に特化している点が挙げられます。
EvernoteはNotionに比べて機能性がシンプルなので、より使いやすくなっています。
一般的に、情報整理ツールは機能が増えれば増えるほど便利なように見えますが、逆にすべてを把握しづらく、使い勝手が悪くなり、結局情報を整理し切れずに終わってしまう傾向にあります。
その点でEvernoteは「情報整理」を基軸にしているため、シンプルで使い勝手が良いのです。
Notionのビジネスへの活かし方
Notionはビジネスのさまざまな場面で役立ちます。
以下7つの機能を解説するので、自社にとってどのようなメリットがあるか、確認してみてください。
- プロジェクト・タスクの管理
- wikiによる情報の共有
- ドキュメントの一括管理
- 他部署との情報共有
- 議事録の作成
- テンプレートの活用
- NotionAIによる作業アシスタント
プロジェクト・タスクの管理
業務を計画通り進める上で、タスク管理、特に各メンバーの進捗状況を正確に把握することは必要不可欠です。
プロジェクトでは常に複数のタスクが同時に動いており、プロジェクトマネージャーにはメンバーごとに細分化されたタスクの管理が求められます。
Notionではプロジェクトや案件ごとに情報を一元的に管理できるため、複数のツールを利用せずとも、すべての状況把握が可能です。
タスクも集約された状態で可視化できるため、効率的に業務を進められます。
関連記事：マネージャーなら絶対身につけておくべき「タスクマネジメント」とは？
wikiによる情報の共有
情報共有の大切さは誰もが知るところですが、情報やメンバーが多くなるほど正確な共有が難しくなってしまうものです。
Notion内で特定の情報を集約させる「wiki」を作成すれば、マニュアルや目標など、プロジェクトに必要なすべての情報を集約できます。
また、wikiのアクセス権を設定することで、作成者以外でも編集できたり閲覧の制限をかけられたりできる使い勝手のよさは、Notionを使うメリットの一つです。
ドキュメントの一括管理
ドキュメント作成ツールは複数ありますが、メンバーごとに違うソフトを使っている場合、管理が困難です。
また、操作ミスやファイル形式の不一致など、細かい部分で負担に感じているプロジェクトマネージャーの方も多いのではないでしょうか。
しかし、Notionを活用すれば一括管理が可能なため、負担軽減が期待できます。
さらにリアルタイムで情報共有できるため、チームでの作業や連携も取りやすく、業務が円滑に進められるでしょう。
他部署との情報共有
他部署との情報共有は普段コミュニケーションを取っていない分、自分のチーム内での情報共有よりもハードルが高く、困難な場合が多いでしょう。
しかし、Notionを使えば情報が1つの場所に集約できるため、他部署のみならず、会社全体としての連携が可能になります。
また、情報共有だけでなくコミュニケーションもNotion上で取れるため、グループの作成やコメント機能を活用すれば、より連携がスムーズです。
関連記事：部門間連携とは！施策やツールを活用した成功事例についても解説
議事録の作成
会議の内容や決定事項を記録する議事録は、会議に参加できなかった人も内容を把握できたり、情報を共有できたりするメリットがあります。
Notionでは、作成した議事録に開催日時や会議の種類、出席者をタグ付けできるため閲覧したい議事録にアクセスしやすく、同時に何人もの閲覧が可能です。
さらにページ内に関連資料や録画データを添付できるため、より当日の内容について理解を深められます。
テンプレートの活用
書類を作成する際、フォーマットの有無で執筆スピードに違いが生まれますが、Notionには書類ごとにテンプレートがあるため、効率的に作成できます。
以下は、Notionで使用できる主なテンプレートです。
- 議事録
- 定例会議
- 設計仕様書
- レポート
- 目標管理
- プロダクト
ほかにも用途ごとに多様なテンプレートが用意されており、プロセスを固めることに集中できるため、作業の効率化や内容の統一化が図れます。
NotionAIによる作業アシスタント
AIの登場はビジネスに大きな影響を与え、作業の効率化や生産性の向上が期待できるといったさまざまなメリットをもたらしました。
NotionでもNotionAIが実装されて、作業アシスタントとして以下の活用方法があります。
- メモから重要な項目をピックアップ
- プロジェクトの概要を作成
- 要約したドキュメント概要を作成
- 文章の改善
- 翻訳
- 文章量の調整
ほかのAIツールでは、ドキュメントやメモツールとは別に切り替えて使う必要がありました。
しかし、NotionAIはNotionの機能として中に組み込まれているため、より効率的に作業ができます。
EvernoteからNotionへの移行方法
EvernoteのデータはNotionへは、以下の手順で移行が可能です。
ブラウザ版とアプリ版のどちらでも同じ操作でインポートが可能で、そのほか特別な手続きは不要のため、負担なく移行できるでしょう。
- Notionの画面左下「インポート」をクリック
- 「Evernote」を選択
- Evernoteにサインインする
- 権限を任意で設定
- インポートしたいノートブックにチェックを入れる
- インポートスタート
Notionでマネジメントを成功させた2つの事例
Notionの利用によって、マネジメントを成功させた具体例を紹介します。
自社でも活用できるかどうかイメージしながらご覧ください。
- STARTUP DB
- サントリー
STARTUP DB
「STARTUP DB」では、Notionを活用してサービスの価値向上に成功しました。
以前利用していたツールでは、使いにくさから記録ミスや連携ミスが生じる課題があったため、Notionへの移行を決定したのだそう。
結果として、タスク管理によってチーム全体の動きが把握しやすくなり、フォロー体制が構築されて連携の強化につながっています。
さらに、運用上のミスが減り、サービスの質向上にも貢献した事例です。
サントリー
Notionの活用によってチームに一体感が生まれ、フラットな関係を築けたのが「サントリー」です。
新規事業発足のため、いくつもの企業や部門からメンバーが選ばれていることによって情報が散乱したため、Notionで情報の一元化を行なうことになりました。
タスク管理によってほかのチームの動きを容易に把握できるようになり連携がスムーズになったほか、情報の一元化で情報量が平等になり、理想とするワンチームを実現させています。
まとめ
仕事効率化ツールとして近年注目を集めているNotionは「オールインワンワークスペース」とも呼ばれる万能アプリで、多くのビジネスユーザーから支持されています。
主な機能に「プロジェクト・タスクの管理」「ドキュメントの一括管理」「NotionAIによる作業アシスタント」などがあり、使い勝手のよさが特徴です。情報の一元化によってマネジメントが成功した事例も複数あります。
個人用は無料で利用できるため、社内全体の本格的な移行の前に、ご自身の環境での使い勝手を試してみてはいかがでしょうか。
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