ビジネスの場において「稟議」という言葉を見聞きする機会は多いのではないでしょうか。
しかし、言葉の意味や、「決裁」との違いなどを正しく把握している人は多くはありません。
そこで本記事では稟議について、
- 概要や決裁との違い
- 必要なシーン
- 種類や構成
- メリット・デメリット
- 申請・作成のポイント
などを解説していきます。
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目次
稟議とは
「稟議」という言葉に使われている、それぞれの漢字には下記のような意味があります。
- 稟：申し上げる
- 議：意見を出して話し合う
つまり、この言葉は「申し出て話し合う」という意味を持っています。
ビジネスの場において部下が上司に相談し、文書で決裁・承認を得る、ボトムアップ型の意思決定方式が稟議です。
また、この時に用いられる書類は「稟議書」と呼ばれます。
稟議と決裁の違いとは
混同されがちな言葉として「決裁」が挙げられます。
決裁とは、申請に対して許可・不許可という判断を下すことです。
決裁は権限を持っている役職者に直接承認してもらう一方、稟議では複数人の間で承認が行われます。
企業にとって重要な決定は決裁で行われるのが一般的です。
ただし、実態としてはどちらも明確な区別がなされているわけではなく、企業にとって運用方法はさまざまです。
ベンチャー企業や規模が小さい企業であれば、意思決定をスムーズにするため、決裁だけで運用されるケースもあります。
稟議が必要なシーンとは
企業において重要な決定を下す際は、会議によって決めることが理想的です。
しかし、あらゆる事項について会議を開いていては非効率的かつ非現実的であるため、書類で確認を取り合う必要が出てきます。
このとき、行われるのが稟議です。
つまり、「自分には決定権はないけれど、会議をするほどではない事項」について、決裁をもらうために稟議書を用いて稟議を行います。
具体的には下記のようなシーンで行われます。
- 外部企業との契約締結
- パソコンなど周辺機器の購入
- 広告枠の購入
- 人材採用
- 接待費の申請
関連記事：社内会議のあり方とは？間違った議論で信頼と協力を失わないために
稟議制度の目的とは
ここでは目的を見ていきましょう。
判断の管理
主な目的は、物事の決裁時に判断を管理することです。
例えば、外部企業と契約を結ぶ際に、
- 契約の内容は正しいか？
- 本当に契約をする必要があるのか？
- 費用は適正か？
といったことをすべての関係者に確認を取ることができます。
これにより、間違った判断や余計な出費を防止できるのです。
情報共有
2つ目の目的は情報共有です。
稟議書を通して上長は、社内で誰が、いつ、どのような活動を行うのかが把握できます。
企業は全従業員の行動を把握することはできません。
しかし、稟議制度によって、経営方針や戦略に従った動きができているかを確認できるのです。
稟議の種類とは
複数の種類があるため、ここではそれぞれについて解説していきます。
契約稟議
外部企業と取引契約を結ぶときに用いられる稟議のことです。
企業同士で契約を結ぶ際は、費用の規模が大きくなるケースが多いため、
- 何にどれくらいの金額がかかるのか
- 金額や条件、日程、期限は適切か
などを確認するために、関係者に稟議を回すことが一般的です。
購買稟議
企業が美品を購入するときに用いられる稟議のことです。
文房具のような金額が小さいものから、パソコンのような金額が大きい備品などの購入について、稟議書を通して承認を得ます。
採用稟議
人材採用の場において用いられる稟議のことです。
アルバイトや派遣社員、新卒・中途採用の正社員など、新たに労働者を雇い入れる場合に採用稟議が行われ、
- 企業に必要な人材か
- 企業に適した人材か
- 採用条件や人数は適切か
などを確認して関係者の承認を得た後に、上層部から承認を得ます。
稟議のメリットとは
ここではメリットを解説していきます。
コスト削減につながる
本来なら複数の上長の承認を得なければならない場合でも、稟議を回すことで承認が必要な上長が会議で一堂に会することなく意思決定がなされ、承認を得ることができます。
会議のために複数の上長を同じ時間・場所に集めるには、それぞれのスケジュールを調整しなければなりません。
これには時間と手間がかかりますが、稟議によってこれらのコストを削減することができます。
迅速な行動が実現する
稟議が通れば、後は企業の決定事項として行動に移すことができます。
また、承認を得た範囲内の場合は、自分の裁量によって業務を進められるため、スムーズに業務を進められるでしょう。
稟議のデメリットとは
一方で、下記のようなデメリットがあるため、注意しなければなりません。
承認までに時間がかかる
会議を開けば、承認権限を持つ上長が同じ場所にいて、その場で説明すればすぐに終わりますが、稟議の場合は稟議書を作成するところからはじまります。
さらに、稟議内容に高度な専門性が求められるケースでは、承認者に必要な知識や背景を理解してもらわなければなりません。
これにより、労力や時間がかかってしまうでしょう。
責任の所在を明確にしにくい
2つ目のデメリットは、責任の所在を明確にすることが困難な点です。
稟議は承認を複数人で行うため、問題が生じたときに責任が誰にあるのかが曖昧になりやすいのです。
まとめ
稟議はピラミッド型の組織を構築するうえで必要な企業文化です。
しかし、責任の所在が不明確になる可能性もあるため、誰に責任があるのかは明確化しておく必要があります。
ルールを明確にし、適切な稟議承認ルートを構築しましょう。
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