5W1Hのフレームワークを、社員に浸透させたいと考えてはいませんか。
人はそれぞれ異なるとらえ方をするため、情報が客観的でないと認識が違ったり、コミュニケーションコストを生んでしまったりと、組織運営がスムーズにいかなくなってしまいます。
そこでこの記事では5W1Hの意味やメリット、ビジネスでの例文を紹介します。
従業員に浸透させて情報伝達をスムーズにし、創出できた時間で重要な箇所に力を注げる企業を目指しましょう。
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目次
5W1Hとは簡単にいうと思考整理のフレームワークのこと
5W1H（ゴダブリューイチエイチ）とは、思考整理のフレームワークのことです。
以下のような英単語の頭文字をとっています。
- When……いつ
- Where……どこで
- Who……誰が
- What……何を
- Why……なぜ
- How……どのように
上記のフレームワークに当てはめて考えると、ビジネスのあらゆる場面で役立つといわれています。
状況を伝達する際に誰がみても同じ理解となるよう、客観的に共有できるほか、情報を過不足なく伝えられるでしょう。
また客観視できる情報があると、それをもとに行動や新しいアイデアを創出できるメリットがあります。
5W1Hを把握するメリット
5W1Hは頭のなかが整理されて情報を具体的に伝えられるため、有用なフレームワークです。
5W1Hを意識して情報を可視化できるようになると、例えば以下のようなメリットがあります。
- 物事を整理して考えられるようになる
- 課題や原因を見つけやすくなり、最善の対処法を考えられる
- 理解不足により生じる人間関係の軋轢を避けられる
- 求めるレベルの成果物を期日までに提出してもらえる
例えば5W1Hを意識して社内でチャットやメールなどを送ると、意図が伝わりやすくなりコミュニケーションを円滑にできます。
上司や同僚に仕事に関する内容を伝える際にも認識の齟齬が生まれないため、トラブルやエラーを遠ざけられるでしょう。
このように5W1Hをしっかりとヒアリングして共有できていれば情報すべてが客観的となり、社内で等しく理解し、目的の遂行に向けて行動できるようになります。
5W1Hが指す意味
ここからは5W1Hのそれぞれの単語が表す意味を紹介します。
When：いつ
Whenは時間やタイミングを指すワードで、日時や締め切りを伝える際に有効です。
物事が開催される時期やいつからいつまでといった期間、回答の期限などを確認・共有する際に使われます。
時間を共有すると、いつまでに必要な書類を用意したり準備したりすればよいのかがわかるため、逆算して行動スピードや進捗の計画を決められます。
Where：どこで
Whereは場所を表すワードです。
どこでおこなうのかを把握すると、移動時間を把握したり、客観的情報をしかるところに伝えたりできます。
社内でおこなうのか、外部の場所を借りるのか、先方に赴くのかによってかかる時間や持参物が変わるため、あいまいなヒアリングとならないように注意しましょう。
打ち合わせやイベントなどで「〇人規模が入れるところ」「静かに商談ができるところ」と希望を伝える際にも使われます。
Who：誰が
Whoは人を表すワードです。
誰がおこなうのか、誰が連絡してくれたのか、決定権を持つのかなど、行動主体を把握したり電話の折り返し先を把握したりする際に役立ちます。
また、マーケティングを打ち出す際にはターゲットを30代女性主婦、40〜50代男性役職者などと限定すると、アクションが明確になるメリットもあります。
What：何を
Whatは目的の対象を表すワードです。
相手が何を望んでいるのか、何をテーマに話すのかなどを適切に把握するためにヒアリングします。
対象はオフィスの物品や資料だけでなく、思考やコンセプトなど形にできないものも含まれます。
取りかかる目的の対象が異なると相手のニーズとまったく合わなくなってしまうため、正確にとらえることが大切です。
Why：なぜ
Whyは理由や原因を表すワードです。
必要な理由を深掘りすれば、こちらからよりよい提案ができたり、相手の見積もった期間や金額が適切かどうかを判断できたりします。
また何かエラーが起きた際には原因を深堀りすることによって、再発防止策が考えられ、目標達成の障害を遠ざけられるでしょう。
理由を共有すると納得感を得やすくなり、互いに目的からぶれずに行動できます。
How：どのように
Howは方法を表すワードです。
相手がどのような手段で連絡をほしいのか、また指示を出す際にはどのように取り組んでほしいのかを伝えられます。
方法を客観的に伝えるとプロセスを共有でき、認識違いで遠回りしてしまうような無駄な時間を避けられます。
ビジネスにおける5W1Hの例文
5W1Hはビジネスにおいて、アイデアの創出や物事の共有などあらゆる場面で使われます。
例えば会議日程を社内に共有するケースを想定すると、以下のように表せます。
- When（いつ）……3月1日（金）14時〜
- Where（どこで）……第2会議室にて
- Who（誰が）……プロジェクトA各リーダー
- What（何を）……次回イベントの開催について
- Why（なぜ）……販路拡大のため
- How（どのように）……事前資料確認のうえ、意見を持ち寄りブラッシュアップ
このように5W1Hを意識すると、勘違いを与えることなく情報を共有し、主催者の思う日時にしかる方法で議論を進められるでしょう。
万が一いずれかの情報が抜けてしまうと、決められた時間にメンバーが集まらずに時間を無駄にしてしまったり、検討するべき内容を用意しないまま密度の薄い話し合いになってしまったりするでしょう。
なお文章を組み立てたり口頭で伝える際には、5W1Hを洗い出して伝わりやすい順番に並び替え、共有すると相手の理解を得やすくなります。
その他、5W1Hは問題解決にも使えます。詳しく確認したい方は以下をお読みください。
関連記事：問題解決のための9つのテクニック｜チームで行えるブレインストーミングの方法も併せて解説
5W1Hを使う際の注意点
あらゆる場面で使える5W1Hですが、伝える情報の項目が多いため、会話や本文中に必ずすべての要素を含めようとすると、冗長になりやすい点がデメリットです。
話が長くなってしまい逆に伝わりづらくなるような事態を避けるように工夫しましょう。
例えば、頻繁に同じ場所で会議がおこなわれている場合は、変更がなければ「Where：どこで」を省けます。
すでに日程をスケジューリング済みの際は時間を省き、より伝えたい情報のみを伝えることも可能です。
順番に関してもかならず同じではなく、場面に応じて都度変えても問題ありません。
通常からの変更点や強調したい点などがあれば序盤に持ってくると、より伝わりやすくなります。
あくまでも5W1Hの情報を得たうえで、相手の理解度に応じて周知の事実は省いたり、強調したい情報を序盤に入れるなどの配慮が大切です。
5W1Hは「相互に理解しやすくするため」という目的で使われることを忘れず、あくまでも手段としてとらえるようにしましょう。
場面によっては7W2Hが有効な場合もある
場面によっては5W1Hよりも、7W2Hを使うほうが情報伝達がスムーズになるケースがあります。
7W2Hとは、5W1Hに以下の要素を加えたフレームワークです。
- Which（どちら）……比較対象がある際、いずれにするのかを表す
- Whom（誰に）……対象を表し、関係性を客観的に把握するために使われる
- How much（どのくらい）……量や金額、範囲などを表す。物事の程度を知る際に役立つ
7W2Hは選択肢や対象者を明確にしたり、金額や個数の情報を慎重に伝えたりする際に役立ちます。
例えば新規事業の立案や、対外向けのイベントをおこなう際などに有効です。
5W1Hでは情報が不足する際は、必要に応じて上記3つの要素も付け足すと、より客観的な情報を共有しやすくなると覚えておきましょう。
5W1Hを使ってコミュニケーションをスムーズにしよう
人はそれぞれ異なる価値観を持つため、情報が客観的でないと従業員ごとに異なった認識をしてしまい、足並みがそろわなくなってしまいます。
一方で誰が聞いても同じ認識になるように5W1Hを意識して共有できていれば、余計なコミュニケーションコストを生まなくなります。
アイデアを創出したり意見をブラッシュアップしたりと、必要なところに力を注いで企業の発展に貢献できるでしょう。
顧客の声を共有する際や社内の連携など、あらゆる場面で使えるため、従業員に5W1Hで情報を伝えることを習慣化させましょう。
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