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業務の可視化はなぜ必要?見える化との意味の違いから具体的な方法まで

業務可視化はなぜ必要か

ビジネスパーソンであれば「職場の可視化で生産性アップ!」「業務を可視化して無駄を省こう!」などのキャッチコピーを目にしたことがあるかと思います。

個々の頭の中にある目に見えない知識、情報、経験則を「暗黙知」と言います。

暗黙知をそのままにしておくと、業務が標準化されず非効率な組織になってしまいます。

個人の内部に留められた暗黙知を、いつでも見られる状態にして、情報共有を図るのが「可視化」の本来の意味です。

労働人口の減少や働き方改革の推進によって、いまや企業の業務改善は喫緊の課題となっています。

そこで、今回の記事では「何をどう可視化すればどんなメリットがあるのか」を中心に、可視化による業務改善の成功例から、具体的な導入方法まで分かりやすくご紹介します。

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業務を可視化する意味

可視化とは「目に見えない現象や情報を、見たい時に見られる状態にする行為」です。

ビジネスにおいては、顧客のニーズや業務のプロセスなどをグラフやチャートで表して、全体像を把握しやすくする狙いがあります。

可視化のメリット

可視化のメリットのひとつは、複数の部署や役職で情報共有ができること。

課題や目標に対して多角的な視点で検討することができ、生産性も向上します。

また、リスクの回避やカバー、改善点の発見と対策にも役立つでしょう。

また、業務を標準化でき属人性を解消できることも大きなポイントです。

人材の流出や変更があった場合にも、なるべく質を落とさず成果を出し続けるのに欠かせません。

さらに業務そのもののフローだけでなく、人事や勤怠といった人材の管理・運用においてもメリットがあります。

可視化のデメリット

とはいえ、可視化にはデメリットも存在します。

具体的には、そもそも構築までに時間がかかること、さらに可視化したとしても、それを組織に浸透させるには手間がかかるということが挙げられます。

可視化と見える化の違い

可視化と混同されやすい言葉に「見える化」があります。

同義で使われる場合もありますが、次のような違いがあります。

可視化:見られる情報をいつ見るかは任意の状態

見える化:自らの意思とは関係なく情報が目に入る状態

【実例】可視化による業務改善に成功した企業

「可視化のメリットは分かったけど、具体的なイメージが湧かない」という方も多いかと思います。

実際に、どの業務をどう可視化すれば良いかは各社各様です。

ですが、業務を可視化する有効性は業界・業種を問いません。

そこで、これまで可視化の取り組みにおいて成功している企業の事例を紹介します。

ぜひ自社の業態や実情に合ったものを見つけてください。

1.株式会社良品計画

「無印良品」の商品を製造・販売する良品計画は、2000年代初頭に約38億円の赤字を計上したものの、その後は見事にV字回復を果たします。

「小売業は、いちど崩れると戻せない」と言われていた当時の定説を覆し復活の礎となったのは、徹底した業務の可視化でした。

作成された2,000ページに及ぶ店舗マニュアルと、6,000ページにもなる本部のマニュアルには、あらゆる業務内容が事細かに記載されています。

たとえば、商品の陳列方法や接客のやり方など、それまで個人の経験や感覚に頼っていた作業を全て、図や写真を用い可視化したのです。

それまで各従業員の中にあった「暗黙知」を、全従業員が共有できるようにしたことで、業務は標準化され継承もしやすくなりました。

2.トヨタ自動車株式会社

トヨタの製造現場では1960年代から、あらゆるムダを排除するため「かんばん方式」と呼ばれる可視化がおこなわれています。

かんばん方式とは、必要な物を、必要な時に、必要な量だけ供給する生産管理の方法です。

ひとつひとつの部品には「かんばん」と言われる詳細情報を記した管理カードがついています。

後工程で部品を使用すると、前工程にカードを送って生産指示をし、作り過ぎを防ぐ仕組みです。

単純な方法ですが、工程間の在庫を最小にできる利点は大きく、今日まで多くの企業で参考にされてきました。

現在では電子化された「かんばん」のデータを、協力会社と瞬時に共有する手法がとられています。

3.株式会社日立製作所

日立製作所の経営陣は「プロジェクトを失敗させる原因は、コミュニケーションの不備にあるのではないか」と考えました。

そこで一定数の社員にICカードをつけさせ、コミュニケーションを可視化。多くの問題点をあぶり出すことに成功しました。

例を挙げると「誰とも会話しない社員」や「会話のし過ぎで仕事が遅い社員」などの存在が浮き彫りになったのです。

また日立では、従業員のPC操作ログを分析し、各業務にかかった時間を可視化しています。

「誰がいつ何の作業にどのくらい時間を要したか」をグラフで表せるようにしたのです。

これにより社内でおこなった施策の効果を、実施前後の比較によって定量化できるようになりました。

可視化による業務改善を成功させる4つのポイント

可視化による業務改善をスムーズに進めるには、まずプロジェクトの意味と工程を関係者全員に説明し、納得してもらうステップを設けましょう。

業務改善には多くの部署や従業員が関係するため、それぞれの思惑が交錯します。

場合によっては、仕事を奪われると警戒したり、作業を押し付けられると感じたりする従業員がいるかもしれません。

「業務の標準化と効率化で、労働環境が良くなり業績も上がる」というメッセージを繰り返し伝えていきましょう。

情報共有の徹底はもちろんですが、従業員の気持ちに配慮する姿勢も大切です。

以下に、4つのポイントを詳しく説明します。

1.全体像を明らかにし、業務の流れを鮮明にする

業務上の作業を細かく分解し、始まりから終わりまでをチャートで表します。

各作業に要する時間や関係する部署まで、細かく記載することが重要です。

細部まで正確に可視化しておくと、次のステップである課題の抽出がしやすくなります。

2.課題や問題を明確にし、改善点として認識する

業務の全体像を明らかにした後に、どこにどんな課題や問題があるのか調べます。

改善点については、現場の従業員がいちばん分かっています。

ヒアリングを実施し、「ムリ、ムダ、ムラ」が発生してないか現場レベルでの実情を把握しましょう。

改善点が明らかになったらリストで可視化します。

なおヒヤリング役には、従業員と直接的な関わりのない担当者を選びましょう。

直属の上司などには、なかなか本音で実情を話しづらいものです。

この工程は、業務改善のベースとなる大事な部分のため、時間をかけ慎重におこないます。

3.課題や問題の原因を分析し、改善計画を立てる

改善の優先順位と具体的な工程を決め、内容を「業務改善マニュアル」に落とし込みます。

マニュアルに起こしておくと、目的や全体像をいつでも見直すことができ、ロードマップを共有できるのが利点です。

山積みした改善点は一気に解決しようとせず、項目ごとに期限と目標値を定めます。

すでにボトルネックが明らかな場合でも、焦って局所的な改善をしてはいけません。

いったん対象範囲を広げて、業務フローを見たうえで、大局的な改善策を練りましょう。

全体の流れを無視したピンポイントな対策は、他部署に思わぬ悪影響を及ぼす可能性があるからです。

4.結果を定量的に評価し、今後の施策に反映する

業務改善は、実行して終わりではありません。効果を評価して、次の施策に活かします。

タスクの進捗状況を可視化するには、KPI(重要業績評価指標)を用いるのが効果的です。

KPI(重要業績評価指標)とは、「Key Performance Indicator」の略語で、プロジェクトの途中経過における達成度合いを表す指標です。

中間目標を数値化したものであり、多くの企業で導入されています。

経営環境の変化により「何が最善か」は変わり続けます。各タスクの完了後も、定期的に経過観察をしPDCAをまわしましょう。

ここまでのプロセスで、可視化による業務改善のノウハウは蓄積され、人材や企業風土も十分に育っているはずです。

業務を可視化するための方法

では、実際に業務を可視化するにはどのような手法を使えばいいのでしょうか。

次の3つのアイテムを組み合わせて利用すると、効率よくおこなえます。

スキルマップ

スキルマップとは、従業員ごとのスキルを可視化した表です。

行に各従業員の名前、列にはスキル項目を記載します。

縦軸と横軸の交わる枠に、該当するスキルの評価を記入すれば個々の能力を可視化できます。

スキルマップの活用で、人材登用や人員配置を適正化できるほか、従業員自身が不足しているスキルを自覚するのにも有効です。

プロセスマップ

プロセスマップは、業務の全体像と流れをチャートで可視化したものです。

各業務の内容を調査して、必要な時間、費用、人数などを細かく記入します。

どの工程でどのような業務がおこなわれるのか一目で分かるほか、各業務のつながりや関係性も直観的に理解できるのが特徴です。

業務手順を整理し改善点を見つけるのに効果的です。

業務可視化ソフト

業務可視化ソフトをインストールすると、PCの操作ログを解析して「誰がいつ何の業務にどれだけ時間を使ったか」がグラフで表示されます。

集計された結果を分析し、改善点を見つけ出すのに便利です。

リモートワークにおいても勤務実態を把握しやすいため、業務可視化ソフトは今後ますます需要が増えると考えられています。

まとめ

業務の可視化は、標準化と効率化による業務改善に効果を発揮します。

着手してすぐに結果が出るものではありませんが、それでも現場の声に耳を傾け、従業員の暗黙知を可視化することで改善は確実に進んでいきます。

今回の記事を参考に、御社がさらなる発展を遂げられることを願っています。

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