kintone（キントーン）とは、サイボウズ株式会社が提供する業務管理プラットフォームです。簡単な操作のみで必要なアプリを開発できることから累計30,000以上の企業で導入が進んでいます。
しかし、kintoneでは大容量データの保管がしづらい、アプリの設計を間違えると動作不良の原因になるなど、デメリットもあるため注意が必要です。
本記事ではkintoneの概要やkintoneでできること・できないことを詳しく解説します。
書籍『リーダーの仮面』の図説資料をプレゼント！
株式会社識学 代表取締役社長 安藤広大の執筆した書籍「リーダーの仮面」は、結果の出せるリーダーになるために必要なテクニックをまとめたリーダーシップ本の決定版！
誰でも実践できるマネジメントの原理原則をPDF17ページにググっと凝縮！
ぜひ、DL頂き、皆さまの日々のマネジメントに生かしてください！
目次
kintone（キントーン）とは？
kintone（キントーン）とは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型の業務管理プラットフォームです。kintoneではドラッグ＆ドロップの簡単な操作のみで、顧客管理や営業支援、進捗管理など、自社の業務管理に必要なアプリを開発できます。
プログラミングの専門知識が必要ないので、社外にシステム開発を依頼しなくても自社のみで対応できるようになります。委託コストの削減も可能なので、業種を問わず多くの企業で導入されていますで。
ただし、さまざまな機能で使えるkintoneにも、大容量データの補完は苦手とするなど、できないこともあるため、事前に特徴を確認してから導入を検討するのがおすすめです。
kintone（キントーン）の仕組み
公式ホームページではkintoneの仕組みを以下のように紹介しています。
- 業務システムを必要な数だけ追加可能
- データ共有による見える化が可能
- コミュニケーションのシンプル化
- マルチデバイスでアクセスが可能
- 外部サービスや基幹システムとの連携も可能
- キントーンさえ見れば仕事が進められる
kintoneは、いくつもの業務用アプリの設計ができるため、業務内容や部署を問わずに導入が可能です。データを共有し、情報を一元管理して見える化することもできる上、マルチデバイスに対応しているので、いつでも、どこにいても最新の情報を確認できます。
また、kintoneは業務内容別にメンバーを設定し、ステータス変更や、いいね！などでもコミュニケーションをとることも可能です。このため、社内外のやり取りをシンプルかつ、快適にする仕組みも備わっています。
日々の業務のなかで発生する「もっと良い方法やツールはないかな？」という要望を形にできるため、kintoneさえ見れば仕事を進められる環境が構築できると紹介されているのです。
kintone（キントーン）ができること＆メリット
kintoneは、単にアプリを作れるだけでなく、自社業務に合わせて多彩な方法でカスタマイズできる点が魅力です。案件単位でコミュニケーションを図ったり進捗を管理したりできるため、情報の属人化も防げます。
ここでは、kintoneでできることや導入により得られるメリットを10個紹介します。
1. アプリを一から作成できる
kintoneでは以下のような業務に必要なアプリを自社の仕様に合わせ、一から作成できます。
- 業務日報アプリ
- 案件管理アプリ
- 問い合わせ管理アプリ
- タスク管理アプリ
- 採用面接アプリ
画面や項目が決まっている既製アプリでは仕様や要件が決まってしまっているため、企業がアプリに合わせて使いこなさなければいけません。
しかし、kintoneでは自社に合わせてアプリを作れるため、本当に必要な要素に絞ったり使いやすさを重視したりと自由に設定できます。
2. 業務用アプリを簡単に作成できる
kintoneは業務用アプリを簡単に作成できます。アプリの作成といっても難しい操作は必要なく、フォーム上の項目をドラック＆ドロップでフィールドに設置するだけです。直観的な操作のみで作成できるため、機械の操作に不慣れな担当者も心配いりません。
業種別・部署別に使えるテンプレートは100種類以上用意されているため、欲しい業務管理アプリにどのような項目が必要か分からないというような悩みにも対応できます。（※）
また、ExcelやCSVファイルからアプリを作れる機能もあるため、現在使っている日報などのデータを、そのまま取り込んでアプリに移行することも可能です。
3. カスタマイズや仕様の変更の幅が広い
カスタマイズや仕様の変更の幅が広いのもメリットです。kintoneのスタンダードコースの契約で、独自開発のカスタマイズではJavaScriptやCSSを使えば、フィールドに文字数制限のような入力規制を設けるなど、より使いやすい仕様に変更できます。
4. ノーコード化されている
kintoneは作成もカスタマイズもノーコードで対応できます。ノーコードとは、処理内容を記載したコードがなくとも、アプリなどを開発できるサービスです。
kintoneはJavaScriptなどのプログラミング言語が分かれば、より詳細なカスタマイズが可能ですが、分からなくても問題はありません。
連携サービスである『gusuku Customine』を導入すれば、専用の言語が分からなくても、JavaScriptを使ったカスタマイズができるようになるのです。
5. 外部サービスと連携できる
kintoneをより簡単にカスタマイズしたいなら、外部サービスとの連携がおすすめです。プラグイン・連携サービス（パッケージ製品）機能では、プログラミング言語が分からず、システム開発の知識がなくても、会計ソフトのような欲しい機能をkintoneに追加できます。
なお、連携できるサービスは、帳票出力や電子契約、会計システム、勤怠管理など、合計200種類以上あるため、使いたいものが見つかるかもしれません。既にソフトを導入している場合は、kintoneとの連携が可能か事前に確認しておきましょう。
6. データを一元管理できる
kintoneでは部門を問わず必要なアプリが開発できるため、社内の情報を一元管理する上でも役立ちます。特に、ExcelやWordなどでデータを管理していると、情報の属人化や共有もれ、二重管理など、業務効率の悪さが問題視されがちです。
kintoneでは、案件ごとに個別に情報を管理し過去の対応まで確認が可能です。またメールの対応履歴は担当者ではなく顧客情報に紐づくため、全員で共有できます。さらに、データに変更があれば、自動で変更履歴をバックアップします。
データの属人化を徹底的に防げる仕組みが備わっているため、情報の一元管理が可能です。
7. コミュニケーションツールとして使える
kintoneには、メールやチャットのように使えるコミュニケーションツールが搭載されています。案件やプロジェクト、チームごとにスペースを作成できるので、閉じられた空間で簡単に情報共有したり安全ななコミュニケーションをしたりすることが可能です。
もちろん大勢とのコミュニケーションだけでなく、上司や部下など、一対一のコミュニケーションにも対応しています。そのため、業務に関する相談などもkintone内で完結できます。
また、スペース内の情報は全文検索機能で確認ができ、添付資料の中身も含めて検索が可能です。大切な資料が他の通知に埋もれ、見落としたり削除したりする心配もありません。
8. マルチデバイスに対応している
kintoneはパソコン・スマートフォン・タブレットなど、マルチデバイスに対応しています。OSなどの動作環境を満たしていれば、さまざまな端末で利用できるため、一からアプリを作ったものの、社外では利用できないといった心配もありません。
なお、モバイル専用アプリは、iOS・Android、どちらにも対応しています。外勤だけでなく、リモートワークが多い企業や部署にもおすすめです。
9. サポート体制が充実している
kintoneは導入時から導入後まで、サポート体制が充実している点もメリットです。導入時サポートではkintoneの基本機能の説明や、構築支援など使用するまでに必要な支援を受けられます。
導入前も導入後も、電話・メール・オンライン相談（チャット）で、疑問があればすぐに無料で確認可能です。他にも、使い方動画や公式ホームページのQ＆Aなど、困ったときに確認できる資料も充実しています。
10. デザインが分かりやすい
kintoneは多種多様な機能が使えるだけでなく、デザインが分かりやすい点も特徴です。特に使いやすさにはこだわっており、2016年の旧デザインから現行のデザインへの改良により、アプリ作成時間の約30％短縮に成功しています。（※）
なお、kintoneのデザインは初期設定のものから、ポータル部分・背景・アプリなど、全体的に変更できます。
※参考：cybozu. 「kintone（キントーン）新デザインコンセプト」
kintone（キントーン）ができないこと＆デメリット
さまざまな機能が使えるkintoneではあるものの、大容量データの管理や会計ソフトの作成など、苦手な領域も存在します。kintoneできないことやデメリットを6つ紹介します。
1. 大量のデータ管理ができない
1つ目は、kintoneでは大量のデータ管理ができない点です。kintoneで利用できるディスク容量は利用環境全体での契約者数×5GBです。
例えば、kintoneを8ユーザーで利用しているなら、ディスク容量は40GB提供されます。（※）なお、利用環境にはkintoneと、cybozu.comの他サービスが含まれます。
上記以上の大容量データを常にやり取り、または管理する業種であれば、別途、添付ファイル保存プラグインや、ディスク増設オプションの購入が必要です。
2. アプリ間の連携に手間がかかる
２つ目にアプリ間の連携に手間がかかります。kintoneの標準機能だけでは、アプリ間のデータの集計や加工ができません。アプリ全体のデータを有効に活用したいなら、プラグイン（拡張機能）の導入が必要です。
また、アプリの設計に問題があるとデータ連携時に破損する恐れがあります。アプリ全体を管理できていないと、連携もれが生じやすくなる点にも注意が必要です。アプリを作っただけではデータとしての活用が難しいため、連携方法の確認が必要です。
3. 拡張機能を利用するとコストがかかる
３つ目にkintoneはさまざまな標準機能が搭載されているものの、拡張機能や外部連携サービスを使わなければできないこともあります。
例えば帳票出力やメルマガ配信、ルックアップ自動取得、フォーム機能など、一見できそうでできないこともあるため、業種や部門によっては事前の確認が必要です。
標準機能でできると思っていた機能が使えないと、導入後に有料の拡張機能が必要になるなどして、想像以上の固定コストがかかる恐れもあります。
基本機能でできること、できないことを確認しましょう。
4. アプリが乱立しがち
4つ目にkintoneは誰でも簡単にアプリが作れる反面、似たような機能のアプリが乱立しやすい点もデメリットです。
特に、案件や進捗管理のアプリを何個も作成すると、チームが混乱するだけでなく納期を間違えるなどのミスにもつながります。
アプリ作成の担当者や部門を決めたり、事前に作成ルールを作ったりして、乱立しない仕組み作りが必要です。
5. 本格的な会計システムは構築できない
５つ目に、kintoneでは簡単な売上管理アプリなどの作成は可能ではあるものの、本格的な会計システムの構築はできません。理由として、会計システムの作成には、税務などの専門知識が必要であり、税率などは常に最新のものを適用しなければいけないためです。
そのため自社で作成するよりも、kintoneと連携できる会計システムを導入した方が手軽です。
6. 設計にミスがあると動作不良などを起こす
6つ目に設計にミスがあると連携・参照時にデータ構造が破綻する、アプリ自体の動作不良を起こす点です。kintone全体でデータ活用などをしたいときは、全体としてアプリの設計が必要です。
アプリ間の関係性や上層・下層などがはっきりしていないと、アプリを作ったものの、単体でしか利用できないことがあります。さらに、現場の意見を反映せずにアプリを作成してしまうと、使いづらく、かえって作業効率が悪化する恐れもあります。
kintone（キントーン）はできること・できないことを把握してから導入しよう！
kintoneは誰でも簡単に自社アプリを開発できる、クラウド型業務管理プラットフォームです。自社の業務効率化に役立つだけでなく、案件ごとに情報を管理でき、データの属人化を防ぐ上でも有効です。
しかしアプリが作りやすいとはいえ、無計画に作成するとデータの破損や動作不良、似たいようなアプリの乱立を引き起こすこともあり、導入後のルール策定は不可欠です。また、大容量データの管理には向いていません。
kintoneを導入するときは、できないこと・できないことを事前に確認し、本当に企業に必要なのかをしっかり検討しましょう。
株式会社識学 代表取締役社長 安藤広大の執筆した書籍『数値化の鬼』が、なんと発売後 約１か月で１２万部を突破しました！
この感謝を皆様にも還元すべく、株式会社識学では、『数値化の鬼』の図解解説資料を作成いたしました！
一度書籍をお読みになった方も、まだお手元にない方もどなたでも満足いただける完成度となっています！
眺めるもヨシ、印刷して目の付くところに飾るもヨシ、使い方は自由自在！
是非、こちらからDLしてくださいね！
