業務の効率化を実現するための方法は？効率化の手法や事例を解説

事業を発展させ続けるためには、業務効率化の絶え間ない追求が必要不可欠です。

業務の効率化は、同じ仕事をより少ない時間や資源で行って、結果的に生産性を向上させるプロセスを意味します。

この記事では、業務効率化の重要性や手段について詳しく説明していきます。

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業務の効率化とは？

業務効率化とは、同じ仕事をより少ない時間や資源で行い、時間当たりの生産性を向上させるプロセスです。

業務の効率化を実現するために、企業はさまざまな面から働きかけています。

たとえば、「業務プロセスの改善」「テクノロジーの適切な使用」「社員の教育とスキル向上」「明確なコミュニケーション」「業務のパフォーマンスの追跡と分析」「非コア業務のアウトソーシング」などが挙げられるでしょう。

このようにして業務を効率化することは、企業が競争力を維持し、成長を続けるために不可欠な努力です。

それは時間と資源の節約だけでなく、社員にとっての長時間労働を減らし、仕事の満足度や心身の健康を向上させるための重要な取り組みでもあります。

業務効率化のメリット

業務の効率化は、以下のような数多くのメリットをもたらします。

以下、順番に見ていきましょう。

1.コスト削減

業務効率化は、人件費や材料費をはじめとしたコストの削減に役立つと同時に、短時間でより多くの成果を生み出すことを可能とします。

浮いた時間を活用して、他の業務に時間を注ぐことも可能となるでしょう。

たとえば、すべて人力で行っていた業務プロセスをExcelマクロなどを使って自動化すれば、人間の手間を省き、人件費を削減することが可能です。

また、人が行う仕事において一定確率でヒューマンエラーが生じているようであれば、システムが代わりに行うようにすることで、エラーや無駄な作業を減らすことができます。

再作業や修正にかかるコストを削減することにもつながるでしょう。

2.生産性向上

上の「コスト削減」でも触れましたが、業務効率化を通じて、同じ時間内で行う作業の量を増やすことができます。

これにより生産性が向上し、社員は時間をより価値のある業務に集中させることができます。

また、顧客への迅速なレスポンスや、よりよいクレーム対応などができるようになれば、顧客満足度を高めることにもつなげられるでしょう。

関連記事：生産性向上の成功事例集5選｜必要性と具体的な施策を解説

3.社員の満足度

業務効率化は、社員の満足度向上にもつながります。

業務の効率化により、単調な作業の反復やエラーの修正など、精神的疲労やストレスにつながる要因を最小限にできるからです。

これにより、社員をよりクリエイティブで有意義な仕事へ専念させることができます。

業務への満足度が向上するとともに、社員のモチベーションが高まり、より高度なスキルを身につけてレベルアップすることを促進させられるでしょう。

社員の満足度が高まることは、生産性の向上はもちろん、離職を防ぐことにも貢献します。

業務効率化の手段

企業が業務効率化を達成するためには、以下のようなステップを踏みます。

以下、順番に説明していきます。

1.業務プロセスの改善

現行の業務の中の無駄なステップを省き、業務を必要最低限のプロセスに絞り込むことで、費やす時間や人件費などのリソースを減らせます。

また、それに伴って、ヒューマンエラーが発生する確率を減らすことも可能です。

業務プロセスの最適化には、流れ図やプロセスマップを作成し、各ステップの目的と効率性を評価する作業も含まれます。

業務の流れを図に示すことで、業務の中のムダな点を発見したり、より効率的な業務フローを考案しやすくなるはずです。

2.業務効率化ツールの導入

業務の助けになるテクノロジーの導入と社員への普及も重要です。

手作業で行われているルーティン業務を自動化して省エネ化するとともに、ヒューマンエラーを減らしたり、より短時間で業務を完了させることができます。

業務効率化に役立つツールの代表としては、例えば以下のようなものが挙げられます。

3.社員へのスキル教育

社員のスキルを向上させるための社員教育を実施します。

社員教育の手段としては、業務スキル研修や社内勉強会、ビジネススキルに関する外部セミナーの受講などが挙げられます。

また近年では、Udemyなどの教育用オンラインコースが充実しており、業務の一環として業務時間内に受講させるという手段も有効です。

関連記事：スキルマップで社員の能力を見える化！導入メリットや業界別活用事例を紹介

4.組織内コミュニケーションの改善

明確なコミュニケーションは、誤解を防ぎ、無駄な作業を減らすための重要な手段です。

たとえば、「上司が指示した内容を部下が誤解して、誤った手続きを行ってしまう」というようなことは、さまざまな職場で見られます。

職場の風通しが悪いと、このようなことが起こった際に部下を責めたり、部下に責任があるというようにされることが多いです。

しかし本来であれば、「情報を発信する側が誤解の生じない言い方をするよう気をつける」ことがコミュニケーションの基本です。

組織によっては、上記したようなコミュニケーションの基本が守られず、ボタンのかけ違いを原因としたミスが多発してしまっているケースもあります。

上司・部下の立場を問わず、相手を思いやったコミュニケーションを行うよう、社内で通達を出すなどして指導する必要があるでしょう。

5.非コア業務のアウトソーシング

非コア業務、すなわち「自社がやる必要のない業務」をアウトソーシングすることで、自社にとって本当に大切なビジネス領域に集中することができます。

「自社が何の分野のプロであるのか」「自社が世の中に存在する意義は何か」をきちんと定義し、それ以外の周辺業務はその分野をプロとして行う他社へ外注することもよいでしょう。

貴重なリソースを「本業」に集中し、競争力を維持することにつながります。

アウトソーシングの対象となる主な業務としては、たとえばカスタマーサービスやITサポート、会計、営業などの業務があげられます。

業務効率化施策の具体例

以下、具体的な業務効率化の例を紹介します。

1.会議のリモート化

Zoomなどのオンラインツールを使って会議をリモート化することで、会議室設営の時間や社員の移動時間を節約することができます。

2.書類作成の効率化

書類作成は、社内業務の中でも多くのマンパワーを要する業務の一つです。

特に、営業職などは書類作成がメイン業務ではないにもかかわらず、多くの時間と労力を取られてしまっています。

これでは、メイン業務のパフォーマンスにも支障をきたしかねません。

書類作成効率化の一環として、テンプレートを使用したり、AIを利用して書類作成を自動化することで、作成にかかる時間を節約することができます。

それとともに、ヒューマンエラーによる損失を減らす効果があります。

3.顧客サポートの自動化

AIチャットボットや自動応答システムを使用することで、顧客サポートを24時間体制にし、同時に人間の介入を必要としない問い合わせを処理できるようにします。

人の業務を減らすだけでなく、顧客にとっても利益のある方法です。

4.在庫管理の最適化

データ分析を用いて在庫を予測し、適切な在庫レベルを維持することで、在庫過剰や在庫切れを防ぎ、業務効率を向上させることができます。

まとめ

業務効率化は、同じ仕事をより少ない時間や資源で行うプロセスであり、競争力の維持や企業の成長を可能にします。

企業は、「自社が行うべき業務」と「自社が行う必要がない業務」とを抱えており、可能な限り「自社が行うべき業務」に集中していくべきです。

業務の効率化は企業の業績を向上させるだけでなく、社員の心身の疲労を軽減し、また残業を減らすことで、仕事への不満を軽減できる可能性も秘められています。

したがって、業務効率化は売上向上やシェア拡大に劣らず重要な取り組みであり、絶えずその改善に務めていく必要があるのです。

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