予実管理とは、予算と実績を比べて企業会計を明確にすることで、経営目標の達成に貢献する重要なものです。
予実管理が適切に行われていれば、現時点で経営目標にどの程度近づいているのかを確かめることができます。
そこで本記事では、
- 予実管理の概要や目的
- 予実管理と予算管理の違い
- 手順や成功のポイント
- ありがちな失敗
などを解説します。
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目次
予実管理とは
予実管理とは、「予算実績管理」の略で、経営管理の手法の1つです。
事前に策定した予算と実際の業績を比べることで、その原因や要因を分析・改善する予算管理手法を指します。
予算に対する実績の到達度を明確にしたり、課題をあぶりだすことが可能です。
また、予算と実績を比べることで、次回の予算策定のときに実績に基づいた値を求めることもできます。
予実管理の目的や重要性
予実管理の一番の目的は、自社が現在どのような状況にあるのかを定量的に分析することです。
予算と実績を比べていない場合、「このままでは予算達成が難しい」という漠然としたことしかわかりません。
しかし、適切に予実管理を行っていれば「何がどの程度足りていないのか？」というように、具体的な状況を把握できます。
例えば、予算をオーバーして赤字になっているケースでは、その内訳を見ることで「売上はあるが経費がかかりすぎていないか？」や「売上そのものがあがっていないのか？」といったことがわかるでしょう。
また、目標を上回る成果をあげた際にも、その成功要因の分析もしやすくなるのです。
予実管理と予算管理の違いとは
予実管理と似た言葉に予算管理があります。
どちらも経営管理の上で重要なものであり、同義に扱われやすい言葉ですが、厳密にいうと違いがあります。
予算管理と予実管理の大きな違いは、目的や役割です。
予算管理は、予算計画が適切に実施されているかを分析して、社内のリソースの効率的配分を考えるのが目的です。
対して予実管理は、予算と実績を管理することで経営課題を明確化し、健全な経営に導くのが目的です。
予実管理を行う手順とは
ここでは具体的な手順を見ていきましょう。
予算目標の策定
実績を予算目標に近づける取り組みが予実管理です。
したがって、まずは予算目標を策定するところから始めます。
高すぎる目標にするのではなく、成長を見込みながらも実際に達成できる目標にすることが重要です。
達成が不可能な目標では、目標としての役割を果たせません。
予算の策定
続いて、実際に予算を策定していきましょう。
事業をすでに運営している場合は過去の実績に基づいて予算を決めますが、くわえて将来的に予定している売上や仕入れ、コスト増大、設備投資などを考慮することが求められます。
これから開業する場合は基準となる実績がないため、売上や仕入れ、費用を見込んで予算を策定しましょう。
月ごとのチェックと軌道修正
予実管理を行う際は、月ごとにするのが良いでしょう。
これは、予算と実績が乖離した際に軌道修正がしやすいからです。
一方で、一度に確認する期間が長いと細かく分析することが難しくなります。
また、年度の決算の場合は帳簿上の決算処理や法人税の申告などがあり手間がかかりますが、月ごとであれば年間ほどの手間がかかることはありません。
もし予算と実績にズレが生じた場合は、軌道修正を検討するべきです。
予算と実績を比べる
実績がまとめられれば、
- 売上
- 販管費
- 売上原価
- 営業外損益
上記の区分で予算と実績を比べていきましょう。
その結果、乖離している場合は原因を調べます。
原因は一時的なものなのか、長期的なものなのかを分析して、必要なものに対しては何らかの施策を講じましょう。
対策を打つ
原因と対処法を明らかにしても、それを実際に行わなければ意味がありません。
分析によって原因を明らかにしたあとは、実際に施策や対応を行って、ようやく一巡します。
予実管理で陥りやすい失敗とは？
経営管理に重要や役割を果たす予実管理ですが、一歩間違えると成果を得られにくくなってしまいます。
予実管理で陥りやすい失敗例を紹介しますので、実践の際の参考にしてください。
予算と実績の細かい差異ばかりが気になってしまう
予実管理をしていると、予算と実績の細かい差異が気になってしまいがちです。
いつの間にか、その細かい差異を分析することが目的になってしまうこともあります。
しかし、予実管理の目的は現状を把握した上で経営改善の対策を立てて実行することです。
予実管理という手段が目的になってしまわないよう、注意しましょう。
予算達成にこだわりすぎる
予算の達成は企業運営にとって重要ですが、あまりにも予算にこだわりすぎると、無理な業務量によって社員の疲弊を招いたり、売上の水増しなどの不正行為を誘発したりと悪影響を及ぼすリスクがあります。
予算と実績の差異が小さい方が良いのは間違いありませんが、そもそも設定した予算が現実的ではなかった可能性もあります。
あまり予算達成にこだわりすぎず、必要に応じて予算の修正を視野に入れながら予実管理を進めましょう。
予算を低く設定してしまう
予実管理を行ううちに予算の達成が目的となり、目標予算を達成しやすいようあらかじめ予算を低めに設定してしまう企業も見られます。
予実管理の目的は経営の改善であり、予算と実績の差異が少なくなることではありません。
低めの予算ではいくら予算を達成していても、経営改善にはつながりにくいため、特に成長段階の企業なら、予算目標は合理性のある高めの数字を設定するのが良いでしょう。
予実管理を成功させるためのポイントとは
ここからは成功させるためのポイントを見ていきましょう。
適切な予算目標の策定
予実管理によって策定した予算と実績を定量的に比べられるようになると、今後の課題が明確になります。
これは課題解決と成長のために非常に重要なタームです。
前述したように高すぎる予算目標は避けるべきですが、低すぎても目標としての役割を果たせません。
したがって、予算目標は「努力は必要だが実現可能な程度のもの」にすることが重要です。
優先順位を意識する
2つ目のポイントは、優先順位を意識することです。
予算と実績の差分が明確になる結果、差分が小さい要素と大きい要素がでてきます。
このとき、企業の目標達成に大きく貢献する要素は、差分が大きい要素です。
しかし、優先順位が曖昧になっていると、差分が小さい要素と大きい要素に対して適切な予算管理ができなくなってしまいます。
差分が小さい要素の分析に集中していると、差分が大きい要素を分析するリソースが失われるかもしれません。
リアルタイムに分析する
3つ目のポイントは、リアルタイムに分析することです。
事業運営を行う環境は刻一刻と変化しています。
例えば翌月に新たな法令が施行されることや、為替相場や石油価格の急騰・急落など、企業経営に直接的な影響を与える変化が起こる可能性は常にあります。
したがって、予実管理において重要なことはリアルタイムの数値を参考に分析し続けることです。
PDCAサイクルを回す
予実管理において予算と実績の差を埋めるためには、PDCAサイクルを回すことが大切です。
PDCAとは「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」の4つのフェーズを繰り返すフレームワークのことです。
最初に設定した予算達成のために施策を実行し、その結果を分析して、明らかになった課題をフィードバックして改善策を探ります。
そして再度、改善策を踏まえた予算達成のための行動を行い、結果を分析するというのを繰り返します。
予実管理でPDCAを回すことで改善点の解像度が上がり、より精度の高い予算設定が可能になるでしょう。
KPIを設定する
予実管理を成功させるためには、KPI設定が有効です。
KPIとは、企業が最終目標を達成するために各プロセスごとに設定する具体的な行動指標のことです。
KPIを設定すると、漠然と目標達成に向かうのではなく、具体的に目標達成のためにとるべき行動や上げるべき成果の目安が把握でき、より確実に目標へ近づけるようになります。
例えば、予算達成のためにはどれくらいのアポイント件数や商談件数が必要かを考えてKPIを設定すると、売り上げ目標達成のためにするべき行動目標が見えてくるでしょう。
KPIの導入で目標達成が近づき、実績の差異が生まれにくくなるため、スムーズな予実管理が行いやすくなるはずです。
まとめ
予実管理とは、予算達成のために予算と実績を管理することです。
予算を実績を比較して分析することで、どうすれば予算達成が近づくのか明確になり、進捗や今後具体的に行うべきことがわかります。
予実管理を成功させるためには、適切な予算を設定したり、リアルタイム分析を行い、PDCAをまわすなどのポイントがあります。
健全な企業運営のために、実施のポイントを押さえて、予実管理を行いましょう。
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