「日報は意味がない」
このように考える方は少なくありません。
しかし、日報は適切に運用さえすれば、従業員にとっても経営者にも強力な武器となります。
本記事では、日報の目的や意味、メリット、無意味な日報になってしまうケースなどを解説していきます。
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目次
日報とは
日報とは、従業員が上司に対して自身の業務内容・進捗を毎日報告するものです。
業務内容だけではなく、業務遂行の際に感じたことや考えたことを含める場合もあります。
上司は日報に目を通すことで、部下やメンバーが日々行っている業務や、その業務に対する姿勢を把握してチーム全体の動きを調整します。
関連記事：業務効率を改善する10の方法 失敗しないためのポイントや生産性向上の違いを解説
日報は意味がない？ 書く意味・目的とは
日報業務に対して「意味がない」「書くことがない」とネガティブに捉えている従業員は少なくありません。
その理由は、下記のようなものが挙げられます。
- 考えを整理して文章にまとめるのが苦手
- 上司からのフィードバックがない
- 書くのに時間がかかる
- 目的が不明瞭
確かに、従業員からするとどれも納得できるものではないでしょうか。
しかし、企業が従業員の貴重な時間を使ってまで、意味のないことをやらせるということはありません。
日報の意味・目的は情報共有と生産性向上
日報の主な目的は、情報共有と生産性向上にあります。
まず日報によって、従業員が行う業務の進捗状況を上司が把握することができます。
上司は部下の仕事の進捗状況を知り、それをもとにチームの指揮を取るのです。
また、日報を書くこと自体に従業員の思考や経験を整理する効果があるため、従業員は日報を作成する途中で自身の業務について気づきや学びを得られます。
この結果、生産性の向上につながるということです。
関連記事：生産性向上の本質とは？メリットや施策、注意するべきポイントを解説
日報のメリットとは
日報は決して意味がないものではなく、重要な目的と必要性があるため行われています。
それでは、日報を作成することで期待できるメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。
上司と部下の信頼関係の構築につながる
日報はただ事務的な意味合いを持つだけでなく、上司や関係者に対して、部下が自身の業務や考えについて伝えるものでもあります。
文章にして間接的にメッセージを伝えることで、普段は面と向かって言い出しにくいことでも伝えやすくなるため、上司と部下の信頼関係の構築につながるでしょう。
上司は日報から部下が何をしてどのように考えているのかを把握し、適切な支援をすることで部下からさらに信頼を得ることができます。
関連記事：「コミュニケーション不足の事例紹介」リスクを軽くみすぎていませんか？
従業員の成長につながる
日報を書く2つ目のメリットは、従業員の成長につながることです。
文章を書くという行為は、自身の考えや感情を整理するのにとても効果的な方法です。
しかし、現代においては業務多忙に加え、スキマ時間にも楽しめるコンテンツが増えました。
その結果、内省の機会が減ってしまっているのです。
業務の進捗や所感をまとめる文章を書くことは自身の考えを整理することに繋がり、業務改善や問題解決につながる気づきや学びを得られるでしょう。
意味がない日報にしないためのポイント
日報には大きなメリットがありますが、あくまでもそれは「適切に」日報が作成された場合に限ります。
「日報は意味がない」と思いながら作成しても、本当に意味がなくなってしまいます。
そこでここからは、意味がない日報にしないために、部下の日報を確認する上長・管理職が意識すべきポイントを見ていきましょう。
日報の意味や目的を伝える
意味のある日報にするための1つ目のポイントは、日報を作成する意味や目的をしっかりと伝えることです。
日報の作成者が「意味がない」と考えていれば、ただ空白を埋めるためだけに文章を書く可能性があります。
これでは、「宿題は意味がない」と考えている小学生が答えを見ながら解答しているのと同じです。
こうならないためにも、上述した日報の目的やメリットを伝えて、その意義を理解してもらう必要があります。
アドバイスを心がける
2つ目のポイントは、アドバイスを心がけることです。
日報のなかで部下の考え方に対して疑問や、業務に課題があった場合は、叱責や厳しく注意するのではなく、相手の立場に立ってアドバイスをすることが求められます。
日報は部下の教育的な役割も果たしますが、部下と信頼関係を構築するコミュニケーションの役割も果たすため、部下が日報を書きたくなるようなアドバイスを心がけましょう。
関連記事：【悩める中間管理職に送る処方箋】正しい部下との接し方
日報の必要な項目とは
日報を書く際に最低限必要な項目を見ていきましょう。
基本的な情報
一般的に日報には下記の基本的な情報が必要です。
- 報告日
- 報告社名
- 所属部署
- 始業時間
- 就業時間
業務内容
当日に行った業務内容について書いていきます。
具体的には、
- どこでどのような業務をしたのか
- その業務によって何が起きたのか
- どのような成功や失敗をしたのか
この時の注意点は、可能な限り数字を用いて定量的に記録することです。
所感
業務遂行について考えたことや感じたこと、疑問に思ったことなどを書いていきます。
所感はただの感想文ではなく、論理的・分析的に考えて意味のあるものにしましょう。
まとめ：日報は期日感覚を麻痺させないために活用する
ここまで一般的な日報の使用方法を説明してきました。
- 部下のやっていることを把握する
- 部下をモチベートする
- アドバイスを適切に実施する
確かに日報には上記のような側面があります。
しかし、部員皆の日報の管理をしてしまえば、上司自身も忙しくなってしまうことでしょう。
日報による管理は、上司の負担にもなるのです。
このため、日報による管理は、とくに「期日意識」が甘い社員だけを選択する。
上司のリソースに応じて、柔軟に対応することが必要です。
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