マルチタスクは、ビジネスの世界では必要不可欠なスキルのひとつです。
マルチタスクをこなせる人は、一般的に「優秀な人」と見なされることも多いでしょう。
この記事では、マルチタスクの定義や効果、メリットデメリットを詳しく解説しています。
職場でマルチタスクをできるようになるために、ぜひ参考にしてください。
【この記事の要約】
- マルチタスクとは？複数のタスクを同時に処理する能力のこと
- マルチタスクをこなすには、優先順位をつけたタイムマネジメントが重要
- マルチタスクには、生産性向上などのメリットがある一方、ストレスを抱えるなどのデメリットもある
- マルチタスクを効率よくこなすには、slackなどのツールを使うのがおすすめ
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目次
マルチタスクとは「複数のタスクを同時に処理する能力」のこと
マルチタスクとは、複数のタスクを同時に処理する能力のことです。
働き方改革が進み実労働時間が減っても、仕事のボリュームは減らないことも多いでしょう。
マルチタスクにより短時間で数多くの仕事ができれば、業務時間を削減でき、よりよいワークライフバランスを実現できるかもしれません。
マルチタスクの定義｜シングルタスクとの違い
マルチタスクを定義すると「複数の仕事を同時にこなす能力」となり、英語で示すと「multitasking」と表現されます。
例えばコールセンターのオペレーターが「電話対応をしながら端末で顧客情報を調べ、調べている間に電話メモを取る」といった行動は、マルチタスクそのものです。
一方、マルチタスクとは逆の意味の言葉に、シングルタスクがあります。
シングルタスクとは、ひとつのタスクだけに集中して取り組むことを指します。
どちらが優秀かどうかは、タスクをこなす場面によっても違ってきます。
さきほどのコールセンターのような状況下では、短時間に顧客対応を完了させる必要があるため、マルチタスクは必須スキルといえるでしょう。
一方、精度が求められるような製造現場などでは、シングルタスクで高い集中力を維持しながらタスクをこなす能力が求められます。
実際の職場では、マルチタスクとシングルタスクの適切なバランスを保ちながら、業務をこなす能力が必要といえるでしょう。
マルチタスクが得意な人の特徴
マルチタスクが得意な人には、次のような特徴があります。
- 高い集中力と時間管理能力がある
- 情報を迅速に処理する能力に長けている
- 複数のタスクをこなしながら、効率的に切り替える能力が高い
- 優れた記憶力があり、同時に細かいディテールへの配慮もできる
上記の特徴だけを見ると「マルチタスクをこなせる人は優秀」と思いがちですが、例外もあります。
マルチタスクが得意な人々は生産性が高い傾向がありますが、一方で過度のマルチタスクはストレスを抱えることも多いのです。
労務上の問題を引き起こすリスクに注意が必要です。
マルチタスクに向いているのは男性？それとも女性？
性別によってマルチタスクに向いているかどうか気になるところですが、結論からいうと性別とマルチタスクの「向き・不向き」には関連性がありません。
一般的には女性がマルチタスクに向いており、男性はシングルタスクに向いていると言われます。
しかしながら、数多くのタスクを同時にこなす能力は、性別よりも個人の能力や特性に左右されるケースがほとんどです。
マルチタスクが求められる職場に人員を配置する場合などは、性別に囚われることなく、個人の能力や経験値を優先するといいでしょう。
業務効率を上げるマルチタスクの効果的な進め方
マルチタスクが得意な人は、特別に意識しているのではなく、無意識に行動しているケースが多いかもしれません。
しかしマルチタスクが得意な人の行動パターンには、次のような特徴があります。
【マルチタスクの進め方】
- タスクを分析し優先順位をつける
- 時間を決めてタスクを切り替える
- 集中力を維持して継続する
それぞれ具体的にどのように進めればよいのか、詳しく見ていきましょう。
タスクを分析し優先順位をつける
複数のタスクを同時にこなすには、取り組むべきタスクを分析し、優先順位をつけていくことが重要です。
具体的には、次のようなステップを踏むといいでしょう。
STEP1……タスクの重要度と緊急度を整理する
STEP2……優先順位を設定する（重要かつ緊急なタスクを最優先にする）
STEP3……リソースの割り当て（各タスクに必要な時間やリソースを割り当て計画をたてる
マルチタスクが苦手な人は優先順位をつけるのが苦手です。
「あれもこれも」と同じ優先順位で取り組んでしまうと、時間内に業務を終えるのが難しくなります。
仕事にとりかかる前に、業務の重要度と緊急度の整理に専念しましょう。
タスクに優先順位をつけて仕事を進める必要性については、識学総研「マネージャーなら絶対身につけておくべき「タスクマネジメント」とは？」も参考にしてください。
時間を決めてタスクを切り替える
マルチタスクを上手にこなすには、時間を決めてタスクを切り替えるようにしましょう。
マルチタスクにおけるタイムマネジメントには、「1×10×1」のテクニックを使うのがおすすめです。
- 「1×10×1」の1……1分で終わる仕事から先にこなす
- 「1×10×1」の10……次に10分で終わる仕事をこなす
- 「1×10×1」の1……最後に1時間で終わる仕事をこなす
早く終わるタスクだけを先にこなし、順番に仕事をこなしていくと、ストレスを抱えることなくマルチタスクができるようになります。
マルチタスクをやろうとすると、どうしても同じ時間帯に2つ以上の仕事を処理しようとしてしまいがちです。
しかし実際は、同時間帯に別の業務を同時にやると、どちらの仕事も中途半端に終わってしまい仕事の質も下がります。
簡単に終わる仕事から、先に済ませるようにしましょう。
集中力を維持して継続する
マルチタスクを行う際には、集中力の維持が極めて重要です。
集中力を維持するには、次の3つのポイントをおさえておくようにしましょう。
- 環境整備……デスクのまわりを片づける。スマホなど仕事を中断してしまう可能性があるアイテムは近くに置かない。冷暖房は適切な温度にしておく
- 短期間の休憩……15分業務をこなしたら5分休憩を取り、集中力を維持する
- ストレス管理や食生活の管理……長時間の作業に対する耐性を高める。安定したメンタルを保つためには、食生活の管理が重要
ちなみに、集中力を維持するには脳の最適化が重要です。
最大のパフォーマンスを発揮するためには「脳をリセットする方法」も見つけておきましょう。
京都大学の苧阪 直行名誉教授の『前頭前野とワーキングメモリ』によると、『マルチタスクには脳のワーキングメモリ（短期間に情報を保持できる脳の記憶領域）が重要』であり、『人間のワーキングメモリは無限ではない』とされています。
つまり、マルチタスクで最高のパフォーマンスを発揮するには、休憩を取ったりストレス発散をしたりして、脳のリセットが必要なのです。
脳の最適化には、運動と睡眠、ウォーキングがおすすめです。
お昼休みに5分～10分程度の仮眠を取るだけでも、昼からの仕事のパフォーマンスは上がります。
また、仕事の合間を見つけて15分程度歩くだけでも脳はリセットできます。ぜひ、自分に合った最適化の方法を探してみてください。
マルチタスクの効果
マルチタスクができるようになると、次の3つの効果が得られます。
- 生産性の向上
- ストレス耐性の強化
- 新しいスキルの習得
マルチタスクは個人の業務効率が上がるといった効果だけではなく、組織全体のパフォーマンスにも影響します。
生産性向上
マルチタスクのもっとも大きな効果は、生産性向上でしょう。
働き方改革で実労働時間が減り、ビジネスパーソンは限られた時間のなかで最大のパフォーマンスを上げなければいけません。
マルチタスクがこなせるようになれば、次のような効果を得られます。
- 時間を有効に使える……複数のタスクを同時に処理し、限られた時間のなかでタスクを完了できる。組織全体の作業効率を高められる
- 臨機応変に対応できるスキルが身につく……異なるタスクを同時に処理できる。多様な業務に柔軟に対応できるようになる
- モチベーションを保ちながら高い生産性を維持できる……異なる種類のタスクを交互に行うことで、単調さを避け、モチベーションを維持しながら業務ができる。その結果、生産性が向上する
与えられたタスクによっても異なりますが、同時に多数の業務をこなせるマルチタスクスキルが身につけば、生産性は向上し、プライベートとのバランスも保てます。
ストレス耐性が鍛えられる
マルチタスクは、ストレス耐性を鍛える点においても大きな効果を発揮します。
同時に多数のタスクをこなしているうちに、優先順位を整理し、重要度が高い業務を効率よく処理するスキルが身につきます。
すると同時に、冷静に物事を判断する能力も鍛えられ、結果としてストレス耐性が鍛えられるのです。
そのほか、次のようなストレス耐性に関する効果も得られます。
- タイムマネジメントスキルが磨かれる……マルチタスクスキルが向上すると、時間的な制約や締め切りに対しても柔軟に対応できる
- 柔軟な思考の促進……異なるタスクを迅速に処理できるようになると、柔軟な思考が促進される。ストレスや不確実性のある状況ににも対応できる
- 自己効力感が強まる……複数のタスクを同時にこなせると、自分の能力に対して自信が持てる。自己効力感は、ストレスのある状況でのレジリエンス（回復力）を高めるのに役立つ
職場で常に目標達成を続けるには、ストレス耐性やセルフマネジメントが重要です。
マルチタスクができるようになると、ストレス体制も鍛えられるため、困難な場面に直面しても対応できるようになります。
ITツールなどの利用スキルが身につく
マルチタスクを実践するためには、さまざまなITツールを使いこなすスキルが必要です。
例えばMicrosoftofficeひとつをとっても、Excelで単なる入力や表計算だけをするのではなく、マクロで業務効率化ができれば、より多くの仕事をこなせます。
そのほか、マルチタスクは次のようなスキルを鍛えられます。
- 複数のITツールを同時に処理できるスキル……メールの返信をしながらオンライン会議に参加するなど、複数のITツールに精通できる
- 情報処理スキル……複数の情報源から、同時に情報を収集したり、処理したりする能力が強化される。例えば、SNSやメールなどからの情報を瞬時に収集し、必要な情報だけを処理し活用できるようになる
- 問題解決能力……異なるITツールを駆使することで、より複雑な問題に対処する能力が鍛えられる。例えば、データ分析ツールとプレゼンツールを同時に使用し、データを解析しながらプレゼンできるスキルなどが身につく
ITツールを使いこなすスキルが身につけば、より重要なタスクにリソースを配分できるようになります。
その結果、部下や同僚とのコミュニケーションに充てられる時間も増え、結果として、組織全体が円滑に運営されるようになるのです。
マルチタスクのデメリット
マルチタスクには多くのメリットがありますが、一方で注意力の散漫や業務の属人化などのデメリットも存在します。
マルチタスクをこなすには、ある程度のデメリットを理解したうえで、自分にできる範囲で適切に対処していくことが重要です。
注意力が散漫になりミスや事故が起こるリスクが高まる
マルチタスクは多数の仕事を同時にこなすため、注意力が散漫になりミスが発生しやすくなる場合があります。
職種によっては、無理に多くのタスクを処理すると大きな事故につながるため注意が必要です。
マルチタスクには、次のようなデメリットも潜んでいます。
- 集中力の低下……マルチタスクをやりすぎると、各タスクに対する集中力が低下する。その結果、業務の品質が低下するリスクが発生する
- ストレスの増加……長期的なマルチタスクはストレスの原因となる。ストレスは注意力や集中力をさらに減少させ事故のリスクを高める
- 重大な事故の発生……「運転中のスマートフォンの操作」といったルール度外視の行動は、注意力が散漫になり大きな事故につながる
マルチタスクにより仕事の品質が下がったり、事故が発生してしまったりすると、本末転倒です。
自分の限界を考えつつ、無理をしない範囲で仕事をこなしていくよう心がけましょう。
業務が属人的になる
マルチタスクは、業務が属人的になるリスクもはらみます。
具体的には、次のようなリスクに注意が必要です。
- 情報共有の欠如……特定の人が複数のタスクを抱えてしまい、チームメンバー間の情報共有が不足する
- 依存度の増加……特定の人に業務が集中してしまい、依存度が増す。他の人の成長が鈍化する
- 業務の非効率化……タスクが属人化すると、他のメンバーがタスクを引き継ぐ際に時間と労力がかかる。特に、退職や異動時に大きなストレスがかかる
マルチタスクは必要なスキルですが、そのタスクを有した人に業務が集中するのは、該当する従業員にとっても、それ以外の従業員にとっても、また組織全体にとってもよくありません。
必要に応じて業務を分担したりコミュニケーション強化に取り組んだりして、少しでも属人的にならないよう注意しましょう。
スキルによっては生産性低下を招く
特定のスキルによっては、マルチタスクが生産性低下を招く原因にもなります。
例えば次のようなケースです。
- 複雑すぎるタスクの処理……高度な専門知識や集中力を要する場面でマルチタスクをすると、逆に効率が低下し、品質にも影響を及ぼす場合がある
- 創造性が必要な作業には不向き……新しいアイデアを考えるときなど、創造的かつ深い分析を必要とする作業では、一度に複数の業務をこなすマルチタスクは不向き
マルチタスクは、すべての業務で使えるわけではありません。
ときにはシングルタスクに切り替えながら、臨機応変に対応していくことが大切です。
マルチタスクができるようになるために使えるツール4選
マルチタスクを効率的に行うためには、MicrosoftofficeやGoogleのツールなどを使いこなすのはもちろん、下記のようなツールがおすすめです。
一部有料のサービスもありますが、同時に複数の業務を管理できますし、組織内での共有も図れます。
【マルチタスクにおすすめのツール】
- Trello
- salck
- Microsoft todo
- Todois
Trello
Trelloは、タスク管理とプロジェクトの視覚化を支援するツールです。
Trelloには、次のような機能があります。
- プロジェクト管理機能……タスク管理機能。締め切りなどをチーム間で共有できる
- ミーティング管理機能……会議主催者の指定や締め切り設定、リマインダー送信などを一括処理できる
- タスク管理機能……チームやメンバーごとにタスクを割り当て、一元管理できる
Trelloは、複数のプロジェクトやタスク管理、チームワーク向上にも役立つツールです。
slack
Slackも、マルチタスクをこなすために、ぜひおすすめしたいツールのひとつです。
salckには次のような特徴があります。
- リアルタイムコミュニケーション……チャット機能を通じてチーム内のコミュニケーションをスムーズに行える。困ったことや疑問もすぐに解決できるため、業務効率が上がる
- チャンネルの分類……プロジェクトやトピックごとにチャンネルを作成できる。業務の優先順位をつけて、必要なチャネルにアクセスできる
- 多様な統合機能……他のアプリやサービスとの統合が可能で、ワークフローを一元化できる
リモートワークにおいては、社員同士のコミュニケーションが希薄になり、仕事で困ったことがあってもすぐに解決できないことも多いでしょう。
そういった時にslackは大いに役立ちます。無料でも試すことができるので、ぜひ一度検討してみてください。
Microsoft todo
Microsoft To Doは、日々のタスクを管理するためのツールで、次のような特徴があります。
- シンプルなインターフェース……直感的な操作でタスクの追加、編集、整理が可能
- リマインダーとデッドラインの設定……タスクごとにリマインダーや期限を設定可能。業務の優先順位をつけやすい
- 個人とチームの両方に対応……個人の日常的なタスク管理からチームでのプロジェクト管理まで幅広く対応。プライベートのタスクが業務の妨げになるのを防ぐ
「仕事の優先順位を決めたり整理したりするのが苦手」と思うなら、ぜひ一度使ってみてください。
Todois
Todoistは、Microsoft To Doとよく似た機能があるツールで、以下の特徴があります。
- 多機能なタスク管理……タスクの追加、分類、優先順位付けが簡単にできる
- 進捗の可視化……タスクの進捗状況をグラフィカルに表示。モチベーション維持に役立てられる
- 他アプリとの連携機能……Outlookやchromeなど他アプリとの連携が簡単にできる
TodoistとOutlook を連携し、メールをToDoリストに追加しておけば、簡単にタスク管理ができるようになります。
社内にITツールを導入する際の補助金などの情報については、識学総研の「IT導入補助金とは？手続きや条件などをわかりやすく解説」も、ぜひお読みください。
まとめ
マルチタスクは、スピード感ある仕事が求められる現代のビジネス環境において、重要なスキルといえます。
ただし、マルチタスクは過度なストレスを抱えるなど、デメリットもあります。
無理に仕事をこなそうとするのではなく、メリットやデメリットを考えながらマルチタスクをこなすようにしましょう。
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