「ナレッジ」すなわち知識や情報は、ビジネスシーンやマネジメントの世界で必要不可欠な要素です。
この記事では、ナレッジの基本的な定義や、ビジネスシーンでの活用方法について詳しく解説します。
ナレッジを活用したマネジメント手法や、効果的なナレッジ共有ツールについてもご紹介しますので、ぜひ自社のマネジメントに活かしてください。
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目次
ナレッジの定義 ｜有益な知識や価値の高い経験値のこと
ナレッジの定義をひと言で表すと「有益な知識や価値の高い経験値」となります。
そのためナレッジそのものは「知識」、ナレッジの共有は「知識の共有」と理解するとわかりやすいかもしれません。
ナレッジはビジネスの世界で使われることが多いですが、学校などビジネス以外の他分野でも使われる言葉です。
ナレッジを活用した取り組み全体を総括して「ナレッジの共有」と呼ぶこともあります。
【ナレッジを活用した取り組み例】
- 知識の共有と伝達……個人が持つ知識を他の人と共有し、組織全体のレベルを上げる
- イノベーション……既存の知識をもとに新しいアイデアや方法を生み出す
ビジネスにおけるナレッジとは？｜付加価値を生み出す事例や体系的な知識のこと
ビジネスにおけるナレッジを定義すると「付加価値を生み出す事例や体系的な知識」となります。
ビジネスの世界でのナレッジの活用方法としては、下記のような例があげられます。
- ナレッジを管理する……知識を収集整理し、必要な時にアクセスできるようにする
- ナレッジによるイノベーション……既存の知識や情報をもとにアイデアを生み出す
- ナレッジの活用……既存の知識を実際の問題解決や意思決定に適用する
営業組織や製造現場においては、ナレッジは特に重要です。
古参のスタッフだけが豊富な知識を持っていて共有されていない場合、組織全体の成長は難しいでしょう。
一部の人間だけが特定の知識を保有している属人化した組織は、退職や異動に伴いナレッジが共有されず、やがて組織は衰退していきます。
ナレッジが共有されると、そのナレッジを生かして新たに参画したメンバーも業務に取り組めるだけでなく、新たなアイデアや解決策も生まれます。
激しい市場の変化やグローバル社会で勝ち抜くためには、組織全体のボトムアップや創造性が必要です。
そのためにナレッジの蓄積と共有は欠かせません。
ナレッジの共有４つのタイプ
ナレッジを共有するシーンには、次の4つのタイプがあります。
- 成功事例の共有
- 専門知識の共有
- 知的資産の共有
- 顧客情報の共有
自社の組織や業務の内容によっても、ナレッジを共有する場面や方法は変わってくるでしょう。
それぞれの場面で、ナレッジを共有すべき理由と効果についても考察していきます。
成功事例の共有
社内で成功事例を共有する行動も、典型的な「ナレッジ共有」のひとつです。
例えば、特定のマーケティング戦略で成果を上げたのであれば、戦略の詳細やスキームを他部署に共有し、組織全体の利益向上に貢献できるでしょう。
成功事例の共有は、従業員のモチベーション向上にも寄与し、組織の士気を高める効果があります。
専門知識の共有
専門知識の共有は、組織全体のスキルと知識のレベルアップに寄与します。
特定の優秀な社員だけが専門知識を有しており、共有がなされていない組織は、いずれ成長が止まります。
営業現場なら、営業成績が良い社員のプレゼン資料やトークを組織全体に共有すれば、ボトムアップを図ることができ、組織全体の実績も上がるでしょう。
製造現場であれば、古参の社員が持つ特定の知識を新入社員に伝承することで、知識やスキルの属人化も防げます。
専門知識の共有は、新しい技術や市場の変化に迅速に対応しなければならない業界で、特に重要です。
従業員が最新の知識を共有し合うことで、組織は市場の激しい変化にも対応できるようになります。
知的資産の共有
知的資産の共有によって、異なる部門や専門分野の知識が統合され、新しいアイデアや革新的な解決策が生まれることがあります。
例えば、技術知識とマーケティング部門の市場分析を共有できると、顧客のニーズに合った効果的な製品を開発できます。
研究開発チームと営業チームの協力により、既存の製品を改良し、新たな市場開拓も可能です。
組織横断的にナレッジを共有すれば、より競争力のあるビジネスを構築できるようになります。
顧客情報の共有
顧客情報の共有は、顧客満足度の向上とビジネスの成長に直結します。
顧客のフィードバックや購買履歴などの情報を共有すれば、よりパーソナライズされたサービスの提供や、顧客ニーズに合わせた製品開発が可能になるでしょう。
顧客情報の共有には、CRMやSFAなどのITツールの導入が不可欠です。
顧客情報を「営業」「カスタマーサクセス」「WEBセールス」など、それぞれの部署で共有すれば、顧客ステージに応じたナーチャリング（顧客育成）も可能になります。
顧客情報の共有により、組織は顧客の行動や嗜好をより深く理解し、その情報をもとにサービス改善につなげられるでしょう。
ナレッジとノウハウやスキルとの違い
ナレッジとよく混同される言葉として「ノウハウ」や「スキル」があります。
スキルやノウハウの総称としてナレッジと呼ぶこともありますが、厳密には下記のように定義が分かれます。
- ナレッジ（Knowledge）……経験や学習から得られる情報。原理などの理解や認識
- ノウハウ（Know-how）……特定のタスクや活動を効果的に行うための実践的な技術や方法
- スキル（Skill）……特定の作業を行うための能力
ナレッジは「何を知っているか？」、ノウハウは「どのようにそれを行うか？」、スキルは「実際にそれを行う能力」と理解するとわかりやすいでしょう。
ビジネスシーンにおけるナレッジの活用方法
ビジネスにおけるナレッジの活用は、意思決定や問題解決、イノベーションの推進に不可欠です。
ナレッジの活用により組織は市場の動向を理解し、戦略的な意思決定ができるでしょう。
問題解決のプロセスにおいては、過去の事例や専門知識の共有があれば、より効果的な解決策を見つけられます。
イノベーションにおいては、ナレッジの共有と新しいアイデアを組み合わせ、革新的なサービスを生み出せるかもしれません。
ナレッジマネジメントによる６つの効果
ナレッジを活用した管理方法のことを「ナレッジマネジメント」と呼びます。
ナレッジマネジメントを推進すれば、下記の６つの効果が得られるでしょう。
- 業務効率化
- 人材育成
- 顧客対応力の向上
- イノベーション促進
- 意思決定スピードの向上
- コンプライアンスやリスク管理
それぞれのケースでの効果や、具体的なナレッジの共有方法などについても詳しく見ていきます。
業務効率化
ナレッジマネジメントによる効果のひとつ目は、業務効率化です。
組織内で最新の知識をいつでも共有できるようにしておけば、業務をスムーズに進められるようになります。
過去のプロジェクトの報告書や解決策のデータベースをいつでも閲覧できる状態にしておけば、同様の問題に直面した際に、迅速な対応が可能になるでしょう。
人材育成
ナレッジマネジメントは、人材育成にも大きく寄与します。
最新の知識や、特定の社員だけが持つ知識を共有する仕組みがあれば、自身のキャリアアップに役立てられるでしょう。
若手社員は、経験豊富なスタッフからナレッジを共有してもらうことで次のキャリアに進みやすくなります。
また、教える側の社員も、メンターとしてのノウハウが蓄積されるでしょう。
人材育成は組織の将来の成長に不可欠であり、ナレッジマネジメントは「人材育成の第一ステップ」といえます。
顧客対応力の向上
ナレッジマネジメントは、顧客対応力の向上にも寄与します。
顧客情報や過去の対応履歴を共有すれば、顧客サービスの質を高め、顧客満足度の向上にも役立ちます。
顧客からの問い合わせに対しても、過去の類似ケースから得られた知識を活用し迅速に対応すれば、顧客のロイヤリティは向上するでしょう。
また、顧客のフィードバックや傾向分析から、サービスや製品改善にも役立てられます。
イノベーション促進
ナレッジマネジメントは、イノベーションの促進にも重要な役割を果たします。
組織内でのアイデアと知識の共有は、新しいアイデアの創出を促します。
異なる部門や背景からの知識の共有により、従来の枠を超えた新しい視点や解決策が生まれるかもしれません。
イノベーションはビジネスの持続可能な成長に不可欠であり、ナレッジマネジメントはその推進力となります。
意思決定スピードの向上
ナレッジマネジメントは、意思決定プロセスの迅速化にも大きく影響します。
最新の情報や豊富な知識をスピーディーに共有する仕組みがあれば、経営層や組織の幹部は素早い判断を下せます。
例えば、市場の変化や顧客のニーズに迅速に対応するためには、関連するデータや経験に基づく知識が必要です。
関連情報を分析しデータをいつでも共有できるようにしておけば、効果的な戦略をタイムリーに策定できるでしょう。
コンプライアンスやリスク管理
ナレッジマネジメントは、コンプライアンスの遵守とリスク管理にも重要な役割を果たします。
法規制や業界基準に関する最新の情報を共有し、適切な知識を従業員に提供すれば、法的リスクを最小限に抑えられます。
過去の事例やリスク評価の共有があると、潜在的な問題を事前に特定し、素早い対策も可能になるでしょう。
例えば製薬業界では、製品の安全性や効果に関する規制が厳しく、常に最新の臨床試験結果や安全性情報を共有する必要があります。
ナレッジ共有に効果的なツール４選
ナレッジ共有には、汎用のMicrosoftofficeツールや独自のツールなども有効ですが、できれば有料版の専用ツールがおすすめです。
今回は、Microsoft OfficeやGoogleドキュメント＆スプレッドシート、kintone・NotePM・Notionなどのツールの概要や使い方をご紹介します。
MicrosoftofficeやGoogleドキュメント＆スプレッドシート「外出先からも操作可能」
Microsoft OfficeやGoogleドキュメント＆スプレッドシートは、ナレッジ共有において非常に有効なツールです。
MicrosoftofficeやGoogleのツールは、場所やデバイスを選ばず外出先からでも簡単に操作できるため、リアルタイムでの編集やフィードバックが可能になります。
プロジェクトの進捗報告や会議の議事録を共有する際も、わざわざメールを送ったり紙で回覧する必要もなく、スピーディーな情報共有が可能になるでしょう。
kintone「成功事例や顧客情報をすぐに共有できる」
kintoneは、特に成功事例や顧客情報の共有に適したツールです。
kintoneのプラットフォームは自社の組織に合ったカスタマイズが可能で、顧客データや過去の成功事例を一元管理できるツールです。
営業関連の業務を担う組織であれば、kintoneを使用して顧客情報を共有し、過去の取引履歴や顧客のニーズに基づく提案ができるようになります。
また、成功事例のデータベースを構築すれば、ベテラン社員だけではなく新人社員も営業結果を出しやすくなるでしょう。
kintoneは、組織のナレッジ共有と顧客関係管理を強化する効果的なツールといえます。
NotePM「マニュアル作成機能で社内のナレッジ共有を効率化」
NotePMは、マニュアル作成や、ドキュメント管理に優れたナレッジ共有ツールです。
NotePMを導入すれば、手順書やガイドライン、ポリシーなどの重要なドキュメントを効率的に作成し、社内で共有できるようになります。
例えば新入社員のトレーニングマニュアルや、特定の業務プロセスに関する詳細な手順書を作り、全員が共有できるようにすれば、業務効率は各段にあがるでしょう。
Notion（多機能ナレッジ共有ツール）
Notionは、多機能性に優れ、幅広い用途でのナレッジ共有に適したツールです。
Notionには、ドキュメント作成やデータベース管理・タスク管理など、多岐にわたる機能があります。
組織内でのプロジェクト管理や共有データベースの構築など、さまざまなニーズにも対応可能なツールです。
例えば、プロジェクトの進捗状況を追跡するためのボードを作成したり、重要な会議の議事録やリサーチノートを一元化して管理することも可能です。
まとめ
ナレッジは、ビジネスやマネジメントにおいて不可欠な要素です。
ナレッジの共有と管理は、業務効率化や人材育成、顧客対応力の向上などに大きく寄与します。
自社でナレッジマネジメントを推進していくには、組織内のどこに情報共有に関する課題が潜んでいるかを整理するといいでしょう。
企業によっては、知識やノウハウが属人化しているかもしれませんし、顧客情報の共有が足りていないかもしれません。
自社課題を整理できない場合は、専門のツールなどを導入する際、第三者にアドバイスを求めてみる方法もおすすめです。
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