「日報は意味がない」
このように考える人は少なくありません。
しかし、日報は適切に運用さえすれば、従業員にとっても経営者にとっても強力な武器となります。
本記事では、日報の目的や意味、メリット、無意味な日報になってしまうケースなどを解説していきます。
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目次
日報とは
日報とは、従業員が上司に対して自身の業務内容・進捗を毎日報告するものです。
業務内容だけではなく、業務遂行の際に感じたことや考えたことを含める場合もあります。
上司は日報に目を通すことで、部下やメンバーが日々行っている業務や、その業務に対する姿勢を把握してチーム全体の動きを調整します。
関連記事：業務効率を改善する10の方法 失敗しないためのポイントや生産性向上の違いを解説
日報は意味がない？ 書く意味・目的とは
日報業務に対して「意味がない」「書くことがない」とネガティブに捉えている従業員は少なくありません。
その理由は、下記のようなものが挙げられます。
- 考えを整理して文章にまとめるのが苦手
- 上司からのフィードバックがない
- 書くのに時間がかかる
- 目的が不明瞭
確かに、従業員からするとどれも納得できるものではないでしょうか。
しかし、企業が従業員の貴重な時間を使ってまで、意味のないことをやらせるということはありません。
日報の意味・目的は情報共有と生産性向上
日報の主な目的は、情報共有と生産性向上にあります。
まず日報によって、従業員が行う業務の進捗状況を上司が把握することができます。
上司は部下の仕事の進捗状況を知り、それをもとにチームの指揮を取るのです。
また、日報を書くこと自体に従業員の思考や経験を整理する効果があるため、従業員は日報を作成する途中で自身の業務について気づきや学びを得られます。
この結果、生産性の向上につながるということです。
関連記事：生産性向上の本質とは？メリットや施策、注意するべきポイントを解説
日報の必要な項目とは
日報を書く際に最低限必要な項目を見ていきましょう。
基本的な情報
一般的に日報には下記の基本的な情報が必要です。
- 報告日
- 報告者名
- 所属部署名
- 始業時間
- 就業時間
業務内容
当日に行った業務内容について書いていきます。
具体的には、
- どこでどのような業務をしたのか
- その業務によって何が起きたのか
- どのような成功や失敗をしたのか
この時の注意点は、可能な限り数字を用いて定量的に記録することです。
所感
業務遂行について考えたことや感じたこと、疑問に思ったことなどを書いていきます。
所感はただの感想文ではなく、論理的・分析的に考えて意味のあるものにしましょう。
日報のメリットとは？具体例と活用方法
日報は業務の振り返りと課題の発見に役立ちます。
例えば「本日の業務内容」「達成した目標」「課題や気づき」「明日の予定」を記載しておくとしましょう。
SNSマーケティングであれば「SNSフォロワー増加を達成したが、投稿のエンゲージメントが低かった。明日は広告分析に時間を使おう」などです。
このように自分自身の業務内容を客観的に見ることで、次にやるべき行動が明確になります。
日報をチームで共有することで業務進捗も可視化できるため、マネジメントに活用することも可能です。
また、日報のメリットとしては、以下の2つが挙げられます。
- 上司と部下の信頼関係の構築につながる
- 従業員の成長につながる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
上司と部下の信頼関係の構築につながる
日報はただ事務的な意味合いを持つだけでなく、上司や関係者に対して、部下が自身の業務や考えについて伝えるものでもあります。
文章にして間接的にメッセージを伝えることで、普段は面と向かって言い出しにくいことでも伝えやすくなるため、上司と部下の信頼関係の構築につながるでしょう。
上司は日報から部下が何をしてどのように考えているのかを把握し、適切な支援をすることで部下からさらに信頼を得ることができます。
関連記事：「コミュニケーション不足の事例紹介」リスクを軽くみすぎていませんか？
従業員の成長につながる
日報を書く2つ目のメリットは、従業員の成長につながることです。
文章を書くという行為は、自身の考えや感情を整理するのにとても効果的な方法です。
しかし、現代においては業務多忙に加え、スキマ時間にも楽しめるコンテンツが増えました。
その結果、内省の機会が減ってしまっているのです。
業務の進捗や所感をまとめる文章を書くことは自身の考えを整理することに繋がり、業務改善や問題解決につながる気づきや学びを得られるでしょう。
日報作成のツールと活用方法
一般的な日報作成のツールとしては、以下が挙げられます。
| ツール名 | メリット | デメリット |
| メール | シンプルで誰にでも使える | 過去のデータを検索しにくい |
| チャット（Slackなど） | チームメンバーと即時に共有できる。スレッド機能が便利 | チャットツールに慣れていない従業員が一定数いる |
| Word、Googleドキュメント | 長文を入力しやすい | フォーマットの統一が難しい |
| Excel、Googleスプレッドシート | 表計算が得意なのでデータ分析やグラフ化がしやすい | 長文を入力しづらい |
| 専用システム（Trelloなど） | タスク管理と組み合わせやすく、進捗を管理しやすい | メールやチャットに比べて慣れるのに時間がかかる |
基本的に日報はテキストがベースなので、メール、チャット、ドキュメントなど、さまざまなツールで対応が可能です。
しかし、ツールによってメリットとデメリットが異なるため、チームに適切なツールを選ぶ必要があります。
効果的な日報提出のタイミング
効果的な日報提出のタイミングとしては、以下の3つが挙げられます。
| メリット | デメリット | |
| 朝礼前提出 | チーム全体が業務開始前に進捗を把握できる | 前日の業務終了後に提出準備が必要 |
| 退社時提出 | 上司やチームがリアルタイムで進捗を確認できる | 退社間際で急ぎの対応が必要になる場合がある |
| 翌朝提出 | 一晩置いて冷静に振り返れる
残業になりづらい |
業務進捗のリアルタイム性が失われる
午前の業務時間が削られる |
日報作成の時間管理術
日報作成の時間管理術としては、以下の5つが挙げられます。
- テンプレートを活用する
- 業務中にメモを取る
- タイマーを設定する
- ルーティン化する
- 音声入力を活用する
日報作成は直接的に成果に繋がるわけではないので、可能な限り短時間で済ませたいタスクです。
テンプレートや音声入力を活用するなど、効率的な日報作成を行える環境を構築するようにしましょう。
意味がない日報にしないためのポイント
日報には大きなメリットがありますが、あくまでもそれは「適切に」日報が作成された場合に限ります。
「日報は意味がない」と思いながら作成しても、本当に意味がなくなってしまいます。
そこでここからは、意味がない日報にしないために、部下の日報を確認する上長・管理職が意識すべきポイントを見ていきましょう。
日報の意味や目的を伝える
意味のある日報にするための1つ目のポイントは、日報を作成する意味や目的をしっかりと伝えることです。
日報の作成者が「意味がない」と考えていれば、ただ空白を埋めるためだけに文章を書く可能性があります。
これでは、「宿題は意味がない」と考えている小学生が答えを見ながら解答しているのと同じです。
こうならないためにも、上述した日報の目的やメリットを伝えて、その意義を理解してもらう必要があります。
アドバイスを心がける
2つ目のポイントは、アドバイスを心がけることです。
日報のなかで部下の考え方に対して疑問や、業務に課題があった場合は、叱責や厳しく注意するのではなく、相手の立場に立ってアドバイスをすることが求められます。
日報は部下の教育的な役割も果たしますが、部下と信頼関係を構築するコミュニケーションの役割も果たすため、部下が日報を書きたくなるようなアドバイスを心がけましょう。
関連記事：【悩める中間管理職に送る処方箋】正しい部下との接し方
まとめ：日報で業務効率を向上させよう
本記事では「日報」について紹介しました。
日報は適切に活用すれば業務効率の向上やチームの成長に繋がるツールです。
単なる業務報告にとどまらず、上司と部下の信頼関係を築き、従業員自身が仕事を振り返られるようになります。
一方で目的が不明瞭のままでは形骸化し、意味のない作業になってしまう恐れもあるため、日報の意義を明確にし、フィードバックを実施することで、効果的に運用しましょう。
ツールを用いて効果的に日報を作成できるようにして、業務改善に活かしてください。
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