降格人事とは?伝える際の注意点や具体的なステップ、処分内容を解説

企業においては、従業員の昇進のみならず役職や職位を引き下げる「降格」が行われます。

人事降格を行うと、対象となる従業員のモチベーションが低下したり、職場の空気が悪くなる可能性があるため細心の注意を払わなければなりません。

本記事では、人事降格について基本的な知識から処分内容について、また処分を伝える際の注意点などを解説していきます。

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降格人事とは?

降格人事とは、従業員の社内における役職や地位を下位の位置に下げることです。

企業は就業規則に基づいて「課長」や「主任」というように役職や職位が決まっていますが、現在の役職や等級から下位の位置に下げることを「降格」といいます。

降格処分をすると同時に、従業員の待遇などが変わることもあります。

例えば、部長から課長への降格人事が行われると役職手当が減るケースが多いです。これらのことから降格人事は従業員にとって避けたいものですが、企業が適切な利益をあげるためには欠かせません。

したがって、就業規則にしっかりと記載することによって、透明性や公平性を確保しておくことが重要です。

しかし、いくら「ルールだから」と言っても、強引に降格人事を推し進めると、従業員からの反発やモチベーションの低下につながりかねないので、降格人事をする際は細心の注意を払い、従業員への配慮を忘れないようにしましょう。

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降格人事は2種類ある

降格人事には、下記の2種類が挙げられます。

  • 人事降格
  • 懲戒処分

それでは1つずつ解説していきます。

人事降格

1つ目が人事降格と呼ばれるもので、これは企業が社員と結んでいる労働契約に基づいて、企業が行使できる権利として従業員の役職や職位を引き下げることを指しています。

人事降格にはさらに「解任・降職」と「降級・降格」の2種類にわけられますので、1つずつ解説していきます。

解任・降職

解任・降職では、それまで就いていた役職を解任して、降格させることを指しています。

具体的には、部長を解任して課長へと引き下げる場合は解任・降職となります。

しかし、この人事降格では必ずしも給与が減額されるわけではありません。したがって給与が変わらない場合は、役職や肩書きの変更のみと言い換えられるでしょう。

降級・降格

続いて、降級・降格とは、従業員の給与等級または職能資格を下げることです。「等級」や職能資格はスキルや能力によって決められているグレードであり、その基準は企業によってさまざまです。

具体的には、4等級だった人を3等級に下げることが降級や降格となります。

等級が下になればなるほど基本給が減るという点が特徴です。

懲戒処分

そして、2つ目の降格人事が「懲戒処分」です。

これは、社員が社内において求められる役割や義務を果たさなかったり、規律違反をしたことに対して会社が懲戒権を行使した制裁措置です。つまり、懲罰的な降格となります。

社員になんらかのハラスメントを行ったり、社内規則を破る重大な違反行為などをした場合に懲戒処分が下されることがあります。具体的には、犯罪行為や無断欠勤、機密情報の流出などがこれに当たります。

また、どのようなケースにおいて懲戒処分とするかは、就業規則に具体的に記載しておかなければなりません。

しかし、懲戒処分を行う際には会社の一存だけでは決定できず、処分を下すには下記の3つの要件を満たす必要があります。

  • 就業規則に懲戒処分に関する記載がある
  • 懲戒処分を下す合理性がある
  • 社会通念に対して相当である

また、懲戒処分では、降格では済まされず退職命令が下されるケースもあります。

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降格人事が下される理由

降格人事が下される具体的な理由や、適用される場面はいくつもあります。ここでは、下記の3つに分けて確認していきましょう。

  • ハラスメントなどの規律違反行為
  • 能力不足、成績不振
  • 配置転換

それでは1つずつ解説していきます。

ハラスメントなどの規律違反行為

近年は、「◯◯ハラ」という言葉を耳にする機会が増えましたが、何らかのハラスメントや無断欠勤、コンプライアンス違反などの規律違反行為を行った場合、降格人事が適用されます。

また、規律違反行為だけではなく、会社の物を盗んだり、横領といった犯罪行為も該当します。

しかし、犯罪行為であれば降格では済まされず懲戒処分などで退職命令となることもあるでしょう。

能力不足、成績不振

続いては、従業員の能力不足や成績不振の場合は、部長から主任へと引き下げる解任・降職が行われます。あるいは、給与等級を下げる降級・降格がされるでしょう。

管理職の場合も、部署の成績が悪かったり生産性が下がってしまうと降格が適用されるケースがあります。

なぜなら、そういった部署の成績は管理職として部署を適切にマネジメントできていないことが要因であるとみなされ、マネジメントに必要な能力や技能が足りていないと判断されるからです。

配置転換

配置転換の実施によって、結果的に事実上の人事降格となることもあります。

具体的には、今までは店長をしていた人が転勤によって店長代理になるといった場合が該当します。

つまり、店舗や部門の異動により、今までよりも役職や職位が下がってしまうのです。

しかしこれは、能力不足や問題行為による降格というわけではありません。従業員にさまざまな業務を体験させ、必要なスキルや知識を身につけてもらうために、あえて低いポジションからのスタートとすることもあるのです。

降格人事の具体的な処分内容とは?

降格人事の際に行われる処分には、大きく分けて下記の3つがあります。

  • 減給
  • 役職やポストの変更(減給なし)
  • 出向や異動

いずれにせよ、対象の従業員のことを考えて、その処分が合理的かつ合法的かどうかを慎重に判断し、処分を下さなければなりません。

それでは1つずつ解説していきます。

減給

降格人事が行われる際に、同時に実行される一般的な処分内容が減給です。

減給には、解任・降職の場合と、降級・降格の場合の2つのパターンがあります。

解任・降職の場合の減給

まず、解任・降職のケースでは、必ずしも基本給が減額されるというわけではありません。とはいえ、役職手当に関しては部長から課長に引き下げられることで、給与総額が少なくなるパターンはあります。

降級・降格の場合の減給

続いて、降級・降格のケースでは、従業員の給与等級が下げられることで、基本給が直接的に減額される可能性があります。

または、処分と併せて実施される異動によって、従来より基本給が少ない職務になることで、事実上、等級が下がり減額になることもあります。

役職やポストの変更(減給なし)

2つ目の処分内容は、減給なしの役職やポストの変更です。

組織の部署整理や組織再編に伴って今まで就いていた役職が無くなったり、ポストが引き下げられることがあります。

しかし、このパターンであれば降格人事の対象者に問題はなく、企業側の都合によるものであるため、職位が引き下げられたとしても給与の減額はされないのが一般的です。

出向や異動

そして3つ目が、出向や異動です。出向や異動に伴って部長だったものが支店長になる、というような例は多く見られます。ジョブローテーションとは異なり、降格人事の処分としての異動であれば、給与が減額されるケースが少なくありません。

降格人事を実施する際に注意するべきポイント

降格人事は当該従業員にとっては多くの場合で不利益となるため、実施する際には細心の注意を払う必要があります。

ここでは、下記の4つに分けて注意するべきポイントを確認していきましょう。

  • 就業規則への降格条件の記載または確認
  • 降格処分をする理由やデータの提示
  • 従業員のモチベーションと企業秩序のバランス
  • 正当な降格処分か慎重に判断する

それでは1つずつ解説していきます。

就業規則への降格条件の記載または確認

降格人事を行うためには、その条件が就業規則に明記されていなければなりません。

したがって、まずは就業規則に規定があるかどうかを確認し、なければ明記しておく必要があるでしょう。

なぜなら、降格人事は当事者にとっては大きな不利益や精神的なショックにつながる処分であるため、人事部の一方的な決定だけでは処分を下すことはできないからです。したがって、降格の根拠となる規定が存在しなければなりません。

降格処分をする理由やデータの提示

降格人事をする際は、本人が納得するように処分の理由や根拠を提示する必要があります。

もし、根拠や証拠を提示せずに処分が下されることがあれば、ただの噂やイメージだけでも降格が決定してしまうかもしれません。

したがって、降格人事が社会通念に対して合理的であることを示す根拠や証拠を用意しておきましょう。

この際、本人への聞き取りなども行いますが、本人だけではなく関係者への調査も行ったり、書面やデータなど、客観的に判断が可能な根拠も集めておくのが望ましいです。

従業員のモチベーションと企業秩序のバランス

降格人事を行うと、当該社員のモチベーションや意欲を低下させる可能性が高いです。また、会社がどのような対応をするかによっては、本人だけではなく職場の空気も悪くなるリスクがあります。

したがって、規律違反行為や犯罪行為に対する降格人事を行う際は、企業秩序を守りつつ、処分を下したあとの影響について配慮しなければなりません。

正当な降格処分か慎重に判断する

企業は降格処分を下す際に、それが本当に正当な処分かどうかを慎重に判断しなければなりません。

就業規則に記載されているからといって、どのような処分でも正当になるわけではないことに注意しましょう。該当社員が処分に納得しなければ裁判を起こすこともあり、実際に企業の処分が無効とされた事例もあります。

したがって、本当に正当な降格処分かどうかを判断しなければ、懲戒権や人事権の濫用が起こるかもしれません。

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実際に降格人事を行うステップを解説

では、実際に降格人事を行う際は、どのようなステップを踏んでいくのでしょうか?

ここでは、下記の4ステップに分けて確認していきましょう。

  1. 事実関係の調査と把握
  2. 降格人事の処分内容を検討する
  3. 弁明の機会をつくる
  4. 処分内容を伝える

それでは1つずつ解説していきます。

事実関係の調査と把握

まず、事実関係がどのようになっているのかを客観的に調査し、正確に把握することが求められます。

この際、ずさんな調査になってしまうと、正当な降格人事かどうかを検討することができないため、可能な限り客観的・正確に把握しましょう。

降格人事の処分内容を検討する

事実関係がわかり降格人事をするべきだと判断したら、続いては処分内容を検討します。

上記で解説したように、処分内容には「人事降格」と「懲戒処分」の2つがあるため、このどちらに該当するのかを判断するためにも、該当社員の能力不足によるものなのか、規律違反行為や犯罪行為によるものなのかを明確にしなければなりません。

弁明の機会をつくる

懲戒処分となった場合は、人事降格よりも細心の注意を払う必要があります。

より慎重に処分を決めるためにも、当該社員に弁明の機会を設けることが求められます。

このとき、再度事実関係を確認したり、本人に反省の色がみられるかどうか、またはその後の行動に改善がみられるかをチェックしてから、最終的な判断を下すのがよいでしょう。

処分内容を伝える

処分内容が決まったら、実際に処分となる1週間か2週間前には伝えましょう。このとき重要になるのは、その伝え方です。下記では適切な伝え方を解説していきます。

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降格人事を適切に伝える方法

降格人事を本人に伝える際には、下記のような配慮をするべきでしょう。

  • まずは正式な文書で伝える
  • 処分の根拠を伝える
  • 評価・期待していると伝える

それでは1つずつ解説していきます。

まずは正式な文書で伝える

降格を伝えるときは、まず一番初めは正式な文書で伝えるようにしましょう。

口頭やメールを使って伝えるとその重要性を認識できなくなってしまいます。また、正式な文書で伝えられることで、当該社員も事実として受け止めることができます。

正式な文書として作成するためにも、ビジネス文書のフォーマットに沿って、誰から誰に向けて伝えるのかを明らかにしておくことが重要です。

処分の根拠を伝える

次に、降格となった理由や根拠を示しておきましょう。

降格となったことで当該社員は、これから成果を出しにくくなるかもしれません。したがって、処分の明確な根拠を伝えて本人の納得度を高めることで、モチベーションの低下を緩和することが重要です。

評価・期待していると伝える

上位の役職で仕事をしていた場合、これまでに何らかの功績を残してきた可能性が高いです。したがって、そのような従業員に降格人事を行う際は、その功績を評価していることを伝え、今後も期待していることを伝えましょう。

まとめ

降格人事は本人にとって大きな不利益となりますが、企業が存続し健全な経営をしていくためには不可欠です。

したがって、細心の注意を払いつつ実施していかなければなりません。

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